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8 disposiciones de caracter general aplicables a las entidades de ahorro y credito popular, organismos de integracion, sociedades financieras comunitarias y organismos de integracion financiera rural

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(11) Sección Tercera

(11) Del trabajo de los Despachos de auditoría externa y de

los Auditores Externos Independientes


(11) Artículo 232 Bis.- La realización del trabajo de auditoría externa se deberá apegar, por lo menos, a las Normas Internacionales de Auditoría, emitidas por el Consejo de Normas Internacionales de Auditoría y Aseguramiento, “International Auditing and Assurance Standards Board” de la Federación Internacional de Contadores, “International Federation of Accountants”, así como con la Norma de Control de Calidad, el Marco de Referencia para Trabajos de Aseguramiento y las Normas para Atestiguar, Normas de Revisión y Normas para Otros Servicios Relacionados, emitidas por la Comisión de Normas de Auditoría y Aseguramiento del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C., y a los procedimientos específicos que atiendan a las características particulares de operación de las Sociedades Financieras Populares.


(11) Las opiniones y el informe a que se refieren las fracciones I, II y IV del Artículo 232 Bis 2 de las presentes disposiciones, deberán elaborarse de conformidad, por lo menos, con la metodología contenida en la Norma Internacional de Auditoría 805 “Consideraciones especiales - Auditorías de un solo estado financiero o de un elemento, cuenta o partida específicos de un estado financiero” o la que la sustituya, de las Normas Internacionales de Auditoría, emitidas por el Consejo de Normas Internacionales de Auditoría y Aseguramiento, “International Auditing and Assurance Standards Board” de la Federación Internacional de Contadores “International Federation of Accountants”, el Boletín 11010 “Informe del contador público sobre el resultado de la aplicación de procedimientos convenidos” y el Boletín 7030 “Informe sobre el examen del control interno relacionado con la preparación de la información financiera”, respectivamente, o los que los sustituyan, de las Normas para Atestiguar, Normas de Revisión y Normas para Otros Servicios Relacionados, emitidas por la Comisión de Normas de Auditoría y Aseguramiento del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C.


(11) La Sociedad Financiera Popular cuyo Auditor Externo Independiente pretenda utilizar una metodología diversa a la señalada en el párrafo anterior, deberá obtener la previa autorización de la Comisión, para lo cual deberá recabar del Auditor Externo Independiente y acompañar a los documentos que al efecto emita este último, la información que evidencie las diferencias que resultarían de la aplicación de las normas, procedimientos o metodologías alternativas y el apego a la normativa mínima de referencia establecida en las presentes disposiciones, incluyendo lo siguiente:


(11) I. Una declaración bajo protesta de decir verdad, asentando que las normas, procedimientos o metodologías alternativas utilizadas:


(11) a) Son vigentes con carácter definitivo;


(11) b) Gozan de aceptación generalizada en el país de origen, y


(11) c) No se contraponen a los conceptos generales establecidos en las Normas Internacionales de Auditoría, emitidas por el Consejo de Normas Internacionales de Auditoría y Aseguramiento, “International Auditing and Assurance Standards Board” de la Federación Internacional de Contadores, “International Federation of Accountants”, así como con la Norma de Control
de Calidad, el Marco de Referencia para Trabajos de Aseguramiento y las Normas para Atestiguar, Normas de Revisión y Normas para Otros Servicios Relacionados, emitidas por la Comisión de Normas de Auditoría y Aseguramiento del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C.


(11) II. Un estudio sobre el empleo de las normas, procedimientos o metodologías diversos, especificando pormenorizada y comparativamente tales normas, procedimientos o metodologías, en relación con las establecidas como el referente mínimo, señalando con criterios técnicos la razón por la cual existe equivalencia entre estas y las referidas en las Normas citadas en el tercer párrafo del Artículo 225 de estas disposiciones y los párrafos primero y segundo del presente artículo.


(11) En caso de obtenerse la autorización correspondiente, adicionalmente a los documentos que emita el Auditor Externo Independiente, se deberá acompañar un análisis comparativo entre los resultados del empleo de las normas, procedimientos o metodologías utilizadas alternativamente y aquellos que, en su caso, resultarían de las identificadas como el mínimo establecido, evidenciando el beneficio del empleo de las primeras.


(11) La Comisión podrá establecer requerimientos adicionales que deban satisfacer las auditorías externas, atendiendo a la problemática particular que presente la Sociedad Financiera Popular.


(11) Artículo 232 Bis 1.- La documentación y papeles de trabajo que soporten el dictamen de los estados financieros, así como toda la información y demás elementos de juicio utilizados para elaborar el dictamen correspondiente, deberán conservarse en sus oficinas, físicamente o a través de imágenes en formato digital, en medios ópticos o magnéticos, por un plazo mínimo de 5 años contado a partir de que concluya la auditoría.


(11) Durante el transcurso de la auditoría y dentro del plazo señalado de 5 años, los Auditores Externos Independientes estarán obligados a poner a disposición de la Comisión y del Comité de Supervisión los documentos y papeles de trabajo que soporten la elaboración de su dictamen. En su caso, dichos documentos serán revisados conjuntamente con el Auditor Externo Independiente, para lo cual la propia Comisión o el Comité de Supervisión podrán requerir la presencia del Auditor Externo Independiente a fin de que este le suministre o amplíe los informes o elementos de juicio que sirvieron de base para la formulación de su opinión o informe.



(11) Sección Cuarta

(11) De las opiniones e informes de auditoría externa independiente


(11) Artículo 232 Bis 2.- Las Sociedades Financieras Populares deberán presentar a la Comisión y al Comité de Supervisión el dictamen del Auditor Externo Independiente, incluyendo los estados financieros básicos consolidados dictaminados, elaborados, aprobados y suscritos de conformidad con lo señalado en el Capítulo V del Título Cuarto de las presentes disposiciones y sus notas relativas, así como las opiniones, informes y comunicados que emita el auditor.


(11) Asimismo, las Sociedades Financieras Populares deberán recabar del Auditor Externo Independiente y proporcionar a la Comisión y al Comité de Supervisión la información que a continuación se describe:


(11) I. Las opiniones, informes y comunicados respecto al apego y cumplimiento a las disposiciones establecidas, al menos para lo siguiente:


(11) a) La razonabilidad de la determinación de los impuestos a la utilidad diferidos y participación de los trabajadores en las utilidades diferida que mantenga la Sociedad Financiera Popular, incluyendo la viabilidad sobre la materialización en el activo reconocido por este concepto de conformidad con los Criterios de Contabilidad, la presentación de los efectos en el capital contable o en los resultados del ejercicio de acuerdo a la partida que le dio origen, así como la correcta aplicación de las tasas de impuestos a la utilidad correspondientes para el ejercicio sujeto a revisión.


(11) b) Beneficios a los empleados.- Se deberá opinar respecto a si la Sociedad Financiera Popular:


(11) 1. Ha determinado y reconocido correctamente con base en estudios actuariales, los pasivos por beneficios a los empleados;


(11) 2. Ha reconocido correctamente, los ajustes que se deriven de la reducción y liquidación anticipada de las obligaciones;


(11) 3. Ha reconocido correctamente los ajustes que se deriven de la reducción y/o extinción anticipada de las obligaciones;


(11) 4. Ha valuado adecuadamente los activos constituidos por cada tipo de plan de beneficios al retiro, de conformidad con los Criterios de Contabilidad;


(11) 5. Ha creado la provisión para otros beneficios al retiro, como pueden ser los de protección a la salud, y


(11) 6. Ha destinado los recursos del fondo exclusivamente al pago de los beneficios a los empleados.


(11) c) La clasificación y valuación de las inversiones en valores y de las transferencias efectuadas entre categorías y alcance de su revisión.

(11) d) Créditos otorgados a personas relacionadas. Se deberá opinar respecto a si la Sociedad Financiera Popular ha aprobado, reconocido y reportado adecuada y oportunamente los créditos otorgados a personas relacionadas a que se refieren los Artículos 35, 35 Bis y 35 Bis 1 de la Ley.


(11) II. Informe respecto a si la información de los sistemas aplicativos es congruente con los registros contables. Lo anterior, con relación a los aplicativos relativos a operaciones de sucursales, cartera de crédito, reportos, inversiones en valores y captación tradicional.

(11) En caso de que existan diferencias entre los saldos de los sistemas aplicativos y los contables deberá entregarse una conciliación entre dichos saldos, especificando las razones de las diferencias.


(11) III. Informe, de acuerdo al programa de auditoría externa, sobre cuál fue el alcance final de su examen de la cartera de crédito, especificando el porcentaje examinado y el criterio de selección de la muestra utilizado.


(11) IV. Opinión respecto a si el control interno de las Sociedades Financieras Populares cumple con sus objetivos y ofrece una seguridad razonable en todos los aspectos importantes, de prevenir o detectar errores o irregularidades en el curso normal de las operaciones.

(11) El alcance de la evaluación deberá comprender como mínimo los siguientes aspectos: gestión crediticia, operaciones con valores y divisas, reportos, inversiones permanentes, estimaciones contables, captación tradicional, sistemas de procesamiento electrónico de datos y recursos humanos.


(11) V. Los ajustes de auditoría propuestos por el Auditor Externo Independiente, sin perjuicio de que se hubieren o no incorporado a los estados financieros dictaminados.


(11) VI. Informe final de observaciones y sugerencias presentado a la Sociedad Financiera Popular, incluyendo las observaciones en materia de control interno.


(11) VII. Programa final de auditoría detallado al que se sujetó el Auditor Externo Independiente, con descripción de los procedimientos generales y los específicos seguidos en su examen, el cual debió haber sido actualizado en la medida en que el avance de la auditoría y la extensión del alcance del examen así lo requirieron.


(11) VIII. Informe sobre las conductas ilícitas u operaciones prohibidas que haya detectado, cometidas en perjuicio del patrimonio de la Sociedad Financiera Popular, independientemente de que tengan o no efectos en su información financiera. Adicionalmente, en el citado informe deberán señalarse aquellas operaciones celebradas por la Sociedad Financiera Popular en que hubiere otorgado crédito a terceros en contravención a su régimen autorizado.

(11) Asimismo, el informe a que se refiere la presente fracción deberá contener opinión respecto a si el otorgamiento de los créditos que hubieren efectuado es consistente con las políticas y procedimientos que para ello hubieren sido establecidas por la Sociedad Financiera Popular.


(11) IX. Informe en el que se señale que la documentación que la Sociedad Financiera Popular presentó, en su caso, durante el ejercicio a la Secretaría, a la Comisión y al Comité de Supervisión, es congruente con los registros contables. Este informe estará basado en las pruebas selectivas que al efecto lleve a cabo el auditor.


(11) La entrega del dictamen del Auditor Externo Independiente, incluyendo los estados financieros básicos consolidados, sus notas relativas, así como los informes, opiniones y comunicados establecidos en las fracciones I, II, III, V, VI, VII, VIII y IX a que se refiere el presente artículo, deberá realizarse dentro de los 90 días naturales siguientes al cierre del ejercicio.


(11) La opinión descrita en la fracción IV deberá elaborarse y presentarse cada dos años, dentro de los 120 días naturales siguientes al cierre del ejercicio por el cual se efectuó la revisión. Dicha opinión, por tanto, deberá comprender únicamente la revisión respecto al ejercicio inmediato anterior a aquel en que se presente.


(11) La Comisión o el Comité de Supervisión, en su caso, podrán formular a las Sociedades Financieras Populares, y a los Auditores Externos Independientes, requerimientos de información adicional específica relacionada con sus labores.


(11) Artículo 232 Bis 3.- Los Auditores Externos Independientes, en todo caso, cuando en el curso de la auditoría encuentren irregularidades o cualquier otra situación que, con base en su juicio profesional, pongan en peligro la estabilidad, liquidez o solvencia de la Sociedad Financiera Popular auditada, o bien, se hayan cometido en detrimento del patrimonio de la Sociedad Financiera Popular, con independencia de que tenga o no efectos en la información financiera, sin perjuicio de las penas o sanciones a las que se haya hecho acreedora de conformidad con la legislación aplicable, deberán presentar de inmediato al presidente del Consejo de Administración, al Consejo de Vigilancia o a los Comisarios y, en su caso, al Auditor Interno correspondiente, así como a la Comisión y al Comité de Supervisión, un informe detallado sobre la situación observada.


(11) Se considerarán de manera enunciativa mas no limitativa a los siguientes hechos detectados como irregularidades: incumplimiento de la normatividad aplicable; destrucción, alteración o falsificación de registros contables físicos o electrónicos; realización de actividades no permitidas por la legislación aplicable, destacando entre estas las relacionadas con créditos cuyos recursos se hayan destinado al pago de aportaciones de capital, entre otros.


(11) El incumplimiento de lo dispuesto en este artículo dará lugar a la sustitución o inhabilitación del Auditor Externo Independiente.


(11) Artículo 232 Bis 4.- Las Sociedades Financieras Populares con Nivel de Operaciones I estarán exentas de auditar sus estados financieros anuales, siempre y cuando el valor de sus ingresos acumulables y el valor de sus activos sea inferior a lo que determine el Código Fiscal de la Federación en su Artículo 32-A como supuesto para poder optar por dictaminar sus estados financieros para efectos fiscales en los términos del Artículo 52 del propio código.



Capítulo VII
Del manejo y conservación de la información


Sección Primera
Disposiciones Generales


Artículo 233.- Para efectos de lo previsto en esta Sección, el proceso denominado "grabación" es aquél en el cual un documento original será convertido a una imagen en formato digital, utilizando equipos y programas de cómputo diseñados para tal efecto, y "microfilmación" aquél en el cual un documento original es reproducido en una película.


Artículo 234.- Toda documentación que tenga carácter probatorio o pueda ser necesaria para aclaraciones con terceros, o que su contenido pueda ser atribuible a las personas obligadas, deberá conservarse durante un periodo mínimo de 12 años, ya sea en original, microfilmada o grabada.


Artículo 235.- Los libros principales de contabilidad, las escrituras constitutivas y sus modificaciones, las actas del Consejo de Administración, las actas o escrituras de emisión de valores seriados y, en general, las actas relativas a las sesiones de los órganos sociales, los estados financieros anuales y su documentación de apoyo, la documentación que ampare la propiedad de bienes propios o de terceros y la que, en su caso, determinen las leyes fiscales y sus disposiciones reglamentarias, deberán conservarse por un periodo mínimo de 10 años, aun cuando se hubieren microfilmado o grabado.


Artículo 236.- La documentación que hubiere servido de base para el otorgamiento de créditos y la que ampare la disposición de los mismos, así como la relacionada con operaciones pasivas, no podrá ser destruida aunque se hubiere microfilmado o grabado mientras los créditos o las obligaciones se encuentren insolutos, debiendo conservarse los originales cuando menos durante los 12 meses siguientes después de su cobro o liquidación total, siempre que no se refieran a asuntos que se encuentren en trámite litigioso o sujetos a procedimientos extrajudiciales o administrativos pendientes de resolución, en cuyo caso deberán conservarse hasta la total conclusión del asunto de que se trate.


Artículo 237.- Los registros auxiliares, pólizas y fichas de contabilidad, comprobantes anexos a las mismas y la documentación justificativa y de apoyo contable, en general, así como los estados mensuales de contabilidad y su documentación complementaria y de apoyo que se hubiere microfilmado o grabado, deberán conservarse íntegramente cuando menos durante el ejercicio contable al que correspondan y durante los dos años siguientes, sujetándose, en su caso, a las disposiciones fiscales aplicables. Se exceptúa de lo previsto en este artículo la documentación comprobatoria de la disposición de saldos a favor de terceros, la cual podrá destruirse, previa microfilmación o grabación, a partir de tres meses después de haber sido pagados.


Artículo 238.- La documentación de carácter puramente informativo que no esté relacionada con aquélla a la que se refieren los Artículos 236 y 237 anteriores, deberá conservarse durante un plazo mínimo de 6 meses después de que hayan cumplido su cometido. Queda a juicio de cada Entidad determinar la documentación de este tipo que deberá ser microfilmada o grabada, quedando bajo su absoluta responsabilidad resolver sobre la destrucción de la misma.


(1) Artículo 239.- Las Entidades previo a la utilización de mecanismos de microfilmación o grabación, deberán depositar ante la Comisión, un documento certificado por el funcionario responsable del área y por el Director o Gerente General, en el cual se describan los procedimientos institucionales que se seguirán para la microfilmación o grabación, que deberán incluir las normas contenidas en el presente Capítulo, así como también una descripción del sistema establecido para el control de documentos microfilmados o grabados a que se refieren los Artículos 254 y 265, respectivamente.


(3) Segundo párrafo.- Derogado.



Sección Segunda
De la microfilmación


Artículo 240.- La película que se use para la microfilmación deberá garantizar la reproducción clara del documento correspondiente. Con tal finalidad, el material que se emplee para la microfilmación deberá ser capaz de resistir la acción del tiempo y los elementos naturales, recomendándose la utilización de películas con base de seguridad (no inflamable) de la mejor calidad. Los negativos con que se sustituyan los libros y papeles relacionados con las operaciones de las Entidades, deberán ser precisamente los "negativos originales de cámara".


Artículo 241.- La microfilmación de documentos que contengan anotaciones en el reverso, como son las relacionadas con cambios en la titularidad del derecho que amparen, si no se hace con equipo que microfilme simultáneamente las dos caras del documento, deberá hacerse filmando toda la serie de documentos por el anverso, y a continuación, en el mismo orden, por el reverso.


Artículo 242.- Todos los aspectos relacionados con los procesos de microfilmación y destrucción de documentos, deberán quedar a cargo y bajo la responsabilidad del o los funcionarios que expresamente designe la Entidad, quienes fungirán como operadores para cada oficina en que se realicen dichas labores, las cuales comprenden:


I. La preparación de los documentos para microfilmar y su control posterior hasta ser destruidos;


II. Controlar la destrucción de libros y papeles que no hayan sido previamente microfilmados;


III. Vigilar que el equipo de microfilmación, el de lectura y el archivo de los rollos, se encuentren en condiciones de máxima eficiencia, y


IV. Controlar los rollos antes de usarse, durante el proceso de filmación, en su envío a revelado y en su recepción, así como su revisión posterior.


La Entidad deberá cuidar que el "negativo original de cámara" de cada rollo microfilmado, en ningún momento sea objeto de corte o adición alguno. Una vez expedida la certificación establecida en el Artículo 249 de las presentes disposiciones, el "negativo original de cámara" quedará bajo la custodia del o de los funcionarios que expresamente designe la Entidad, quienes fungirán como custodios y serán responsables, a su vez, de su conservación en un lugar debidamente controlado y acondicionado para efectos de procurar su eficaz protección contra sustracciones, siniestros y destrucción por acción de los elementos naturales y facilitar su consulta, para lo cual deberán clasificarse adecuadamente e integrarse en el índice de archivo correspondiente.


Artículo 243.- Al iniciar cada rollo deberá dejarse correr la película sin filmar, debiéndose mantener el espacio suficiente para la adecuada protección de las microfotografías que vayan a tomarse, y el ensamble a la máquina lectora. Posteriormente, se filmarán en primer término y en tamaño que sea legible a simple vista:


I. La denominación o razón social de la Entidad y, en su caso, del área o dependencia de que se trate;


II. La indicación de ser el principio, el número y demás referencias necesarias para la fácil identificación del rollo, y


III. El nombre del operador y del funcionario que verificaron la preparación de los documentos que hayan de filmarse y el lugar y la fecha en que se empezó la filmación.


Artículo 244.- Independientemente de otras certificaciones que se hayan puesto en el curso de la filmación, al terminar cada rollo se incluirá:


I. La certificación que extienda el funcionario verificador responsable respecto de los documentos microfilmados;


II. La naturaleza de los mismos;


III. La mención de que previamente se comprobó la preparación de dichos documentos, y


IV. La mención de que la microfilmación se realizó dentro de la rutina establecida, sin que se apreciara anomalía alguna al respecto manifestando bajo protesta de decir verdad que los documentos microfilmados corresponden a los originales. En caso de que se llegara a advertir en el proceso de la microfilmación que la máquina sufre una avería que haga prever deficiencias en las microfotografías tomadas, como que se determine que faltaron o sobraron documentos, o entraron a la microfilmadora doblados o adheridos unos a otros, la certificación deberá precisar tales anomalías y las medidas que se hubieren tomado para subsanarlas.

Para estos efectos, todas las fallas que se aprecien en el curso de la microfilmación, deberán anotarse en el momento preciso en que se adviertan, en el mismo documento en que se hará constar la certificación o en documento especial que se filme inmediatamente antes de dicha certificación. De la misma forma se deberá hacer mención de los espacios en blanco explicando su causa, así como la longitud de los mismos.


Artículo 245.- Se deberá indicar con claridad en el rollo, los lugares en que se inicie o termine la filmación de cada serie de documentos, dentro de una misma clasificación, mediante la anotación de las referencias necesarias que establezcan la naturaleza de su contenido refiriéndolas dentro de un índice, precisando si los documentos fueron filmados por el anverso y reverso o sólo por un lado.

Artículo 246.- Cuando la filmación de un rollo continúe en fecha distinta a la última consignada en el mismo rollo, o cambie el operador o el funcionario verificador responsable de la microfilmación, deberá anotarse al principio del rollo antes de proseguir la filmación.


Artículo 247.- Una vez concluida la filmación de un rollo de película, podrá enviarse para su revelado a un establecimiento especializado, o bien ser revelado con equipo y personal de la propia Entidad, siempre que en uno u otro caso dicho revelado se realice mediante sistemas que garanticen un óptimo nivel de calidad y se preserve la confidencialidad a que hace mención el Artículo 34 de la Ley.


Artículo 248.- Los documentos y papeles originales que sean microfilmados, inclusive aquellos que de acuerdo con el presente Capítulo puedan ser destruidos, se conservarán en el mismo orden en que fueron microfilmados, cuando menos durante el tiempo que este Capítulo establece.


Artículo 249.- Una vez revelados los rollos, se revisarán los "negativos originales de cámara" para comprobar que no hay imágenes reproducidas en forma defectuosa, así como tampoco recortes o empalmes en la película. Si la revisión resulta satisfactoria, el funcionario verificador responsable extenderá la certificación en ese sentido y conservará en su poder el original de la misma, entregando otro ejemplar al funcionario designado conforme al Artículo 242. En caso contrario, deberán anotarse en un documento especial todas las observaciones pertinentes que deriven de las fallas o anomalías encontradas en el curso de la revisión, entre las que deberá hacerse referencia a cada uno de los espacios en blanco que no hayan sido explicados en el Artículo 243.


Dichas anotaciones constituirán el antecedente de la certificación que también debe extender el funcionario verificador responsable, haciendo constar la existencia de tales anomalías, así como sus causas, proporcionando las referencias necesarias para localizar e identificar con toda precisión tanto el hecho observado como, en su caso, la corrección del mismo.


Artículo 250.- El "negativo original de cámara" a que se refiere el segundo párrafo del Artículo 242 de estas disposiciones, no puede ser objeto de corte o adición alguno, por lo que la microfilmación que se haga, en su caso, de la certificación a que alude el Artículo 249 anterior, así como la que se realice para corregir las fallas determinadas después de revelado el rollo respectivo, no podrán agregarse a éste, sino que estarán contenidas en rollos especiales de "negativos originales de cámara", que deberán satisfacer los mismos requisitos señalados para los ordinarios y respecto de los cuales se establecerán las referencias necesarias para que puedan ser fácilmente relacionadas con el rollo de que se trate, y se cuidará que las correcciones a las fallas observadas se microfilmen en el mismo orden en que estas últimas fueron consignadas en la certificación a que se refiere el artículo anterior.


El "negativo original de cámara" que contenga las correcciones a que se alude, tampoco podrá ser objeto de cortes o adiciones posteriores que se consignen en otros rollos, ni en general, quedará sujeta a correcciones, por lo que de presentar fallas deberá repetirse su microfilmación.


Artículo 251.- Si por alguna causa llegara a romperse o deteriorarse un rollo de "negativo original de cámara" de los mencionados en el segundo párrafo del Artículo 242 de estas disposiciones, deberá levantarse un acta suscrita por el o los funcionarios verificadores responsables, y por otra persona designada al efecto, en la que se hará constar:

I. El motivo de la ruptura o deterioro;


II. Si se sustrajo o no parte de la película;


III. Si se conservan los documentos originales, y


IV. Si se cuenta con otros ejemplares de rollo con el mismo contenido.


Se enviará de forma inmediata a la Comisión un ejemplar del acta, y en tanto ésta no resuelva la forma en que deba proceder en cada caso, no se podrán hacer empalmes o alteración alguna en el rollo.


Artículo 252.- La destrucción de libros y documentos que las Entidades realicen bajo su exclusiva responsabilidad, conforme a lo previsto en el presente Capítulo, deberá hacerse mediante la incineración de los mismos o por cualquier otro procedimiento que asegure su destrucción total, levantando al efecto un acta, suscrita en todo caso por la persona designada por la Entidad y el funcionario responsable a que se refiere el Artículo 242 de estas disposiciones, quien conservará un ejemplar en su poder y entregará otro al funcionario a que se refiere el segundo párrafo del artículo antes mencionado. En dicha acta se hará constar la clase de libros y documentos que fueron incinerados o destruidos; así como los números y demás referencias que identifiquen los rollos en los que los libros o documentos hayan sido previamente microfilmados.


Lo anterior será también aplicable para efectos del proceso de grabación previsto en la Sección Tercera siguiente. En este caso, el funcionario responsable de suscribir el acta a que se refiere el párrafo anterior, será el mencionado en el primer párrafo del Artículo 257 de estas disposiciones y entregará un ejemplar del acta al funcionario señalado en el último párrafo del mismo artículo.


Artículo 253.- Como medida de seguridad, un ejemplar del rollo de microfilm deberá conservarse por separado de aquél destinado a consulta permanente, observando las políticas adecuadas de custodia, que garanticen que el mismo no será destruido, por causas naturales o dolosas.


Artículo 254.- Las Entidades que utilicen procedimientos de microfilmación deberán establecer un sistema de control a través del cual puedan localizar e identificar con facilidad, en cualquier tiempo, los documentos microfilmados.



Sección Tercera
De la grabación


Artículo 255.- Los medios de almacenamiento que se usen para la grabación de documentos, deberán garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información contenida en ellos, tomando en cuenta su tiempo estimado de vida. El formato de los archivos con las imágenes grabadas quedará a la libre elección de la Entidad, considerando que éste sea un estándar existente en el mercado tecnológico.


Artículo 256.- La grabación de los documentos deberá realizarse por ambas caras si el reverso del documento contiene anotaciones, almacenando en un mismo archivo las dos imágenes, anverso y reverso, del documento original.


Artículo 257.- Todos los aspectos relacionados con los procesos de grabación y destrucción de documentos, deberán quedar a cargo y bajo la responsabilidad del o de los funcionarios que expresamente designe la Entidad quienes fungirán como operadores para cada oficina en que se realicen dichas labores, las cuales comprenderán:


I. Preparar los documentos para grabar y su control posterior hasta ser destruidos;


II. Controlar la destrucción de libros y papeles que no hayan sido previamente grabados;


III. Vigilar que el equipo de cómputo de grabación y el o los programas para su creación y consulta, se encuentren en condiciones de máxima eficiencia, y


IV. Controlar los medios de almacenamiento antes de usarse, durante el proceso de grabación y revisión posterior.


La Entidad deberá cuidar que cada medio en que se almacene la imagen digital contenga copia fiel de la documentación original.


Una vez expedida la certificación establecida en el Artículo 262 de estas disposiciones, la documentación grabada quedará bajo la custodia del o de los funcionarios que expresamente designe la Entidad, quienes fungirán como custodios y serán responsables, a su vez, de su conservación, en un lugar debidamente controlado y acondicionado, para procurar su eficaz protección contra sustracciones, siniestros y destrucción por acción de los elementos naturales, así como para facilitar su consulta, para lo cual deberán clasificarse adecuadamente e integrarse en el índice de archivo correspondiente.


Artículo 258.- Cada proceso de grabación deberá generar un índice de los documentos grabados en donde se indique, por lo menos, nombre del archivo, ruta de almacenamiento, tamaño, fecha y hora de creación, número de imágenes en el archivo y una referencia descriptiva de su contenido, así como la clave del medio en donde se grabó la documentación. Al final del índice se anotará el total de archivos y de directorios o subdirectorios existentes, el espacio total del medio de almacenamiento y el espacio total ocupado. El índice deberá tener, como encabezado, el nombre de la Entidad y al pie de página contendrá el nombre del operador y del funcionario que verificó la preparación de los documentos y el lugar y la fecha en que se realizó la grabación. Esta información deberá estar impresa y firmada por los funcionarios antes mencionados y almacenada como imagen digital dentro del mismo medio. Por otro lado, el medio físico de almacenamiento deberá estar debidamente identificado conteniendo, al menos, nombre de la Entidad, lugar y fecha de almacenamiento, clave de control interno, nombre y firma del operador y del funcionario verificador.


Artículo 259.- Independientemente de otras certificaciones que se hayan puesto en el curso de la grabación, al terminar dicho proceso se incluirá:


I. La certificación que extienda el funcionario verificador responsable respecto de los documentos grabados;


II. La naturaleza de los mismos;


III. La mención de que previamente se comprobó la preparación de dichos documentos, y


IV. La mención de que la grabación se realizó dentro de la rutina establecida, sin que se apreciara anomalía alguna al respecto manifestando bajo protesta de decir verdad que los documentos grabados corresponden a los originales.


Para estos efectos, todas las fallas que se aprecien en el curso de la grabación y las medidas que se hubieren tomado para subsanarlas, deberán anotarse en el momento preciso en que se adviertan, en el mismo documento en que se hará constar la certificación o en documento especial que se grabe inmediatamente antes de dicha certificación.


Artículo 260.- El proceso de grabación podrá elaborarse con equipo y personal de la propia Entidad o enviarse para su elaboración a un establecimiento especializado que realice esa clase de trabajo, siempre que en uno u otro caso dicho proceso se realice mediante sistemas que garanticen un óptimo nivel de calidad y la confidencialidad señalada en el Artículo 34 de la Ley.


Artículo 261.- Los documentos y papeles originales que sean grabados, inclusive aquellos que de conformidad con el presente Capítulo puedan ser destruidos, se conservarán en el mismo orden en que fueron grabados, cuando menos durante el tiempo que establece este Capítulo.


Artículo 262.- Una vez grabados los documentos, se revisarán los archivos para comprobar que no hay imágenes grabadas en forma defectuosa (falta de calidad, incompletas, ilegibles o dañadas, etc.), con relación al documento original, así como tampoco daños físicos en el medio de almacenamiento. Si la revisión resulta satisfactoria, el funcionario verificador responsable extenderá la certificación en ese sentido, acompañada del índice respectivo, los cuales conservará en su poder entregando otro ejemplar de ambos documentos al funcionario designado conforme al Artículo 257 de estas disposiciones. En caso contrario, deberán anotarse en un documento especial todas las observaciones pertinentes que deriven de las fallas o anomalías encontradas en el curso de la revisión. Dichas anotaciones constituirán el antecedente de la certificación que también debe extender el funcionario verificador responsable, haciendo constar la existencia de tales anomalías, así como sus causas, y proporcionando las referencias necesarias para localizar e identificar con toda precisión tanto el hecho observado como, en su caso, la corrección del mismo.


Artículo 263.- Si por alguna causa llegase a sufrir algún daño físico el medio de almacenamiento, deberá levantarse un acta suscrita por el o los funcionarios verificadores responsables, y por otra persona designada al efecto, en la que se hará constar:


I. El motivo del daño;


II. Si se recuperó parte de la información;

III. Si se conservan los documentos originales, y


IV. Si se cuenta con otros ejemplares de almacenamiento hasta en tanto la propia Comisión resuelva la forma en que debe procederse en cada caso.


Se enviará de forma inmediata a la Comisión un ejemplar del acta, y en tanto ésta no resuelva la forma en que deba proceder en cada caso, no se podrá hacer alteración alguna en el medio de almacenamiento.


Artículo 264.- Como medida de seguridad, deberá conservarse por separado una copia de la documentación grabada, observando las políticas adecuadas de custodia, que garanticen su integridad, evitando destrucción por causas naturales o dolosas y bajo absoluta confidencialidad.


Artículo 265.- Las Entidades que utilicen procedimientos de grabación deberán establecer un sistema de control a través del cual puedan localizarse e identificarse con facilidad, en cualquier tiempo, los documentos grabados.



(11) Capítulo VIII

(11) Del uso de Medios Electrónicos


(11) Sección Primera

(11) De la contratación del uso de Medios Electrónicos


(11) Artículo 265 Bis.- La Sociedad Financiera Popular podrá pactar la celebración de sus operaciones y la prestación de servicios con el público, a través de Servicios Electrónicos, debiendo sujetarse a lo establecido por las presentes disposiciones y siempre que:


(11) I. En la contratación respectiva se establezca de manera clara y precisa, lo siguiente:


(11) a) Las operaciones y servicios que podrán proporcionarse a través de Medios Electrónicos.


(11) b) Los mecanismos y procedimientos de identificación del Usuario y Autenticación, así como las responsabilidades del Usuario y de la Sociedad Financiera Popular respecto del uso de Servicios Electrónicos.


(11) c) Los mecanismos y procedimientos para la notificación de las operaciones realizadas y servicios prestados por la Sociedad Financiera Popular, a través de Servicios Electrónicos.


(11) d) Los límites de los montos individuales y agregados diarios, adicionales a los establecidos por las presentes disposiciones, específicos para los Servicios Electrónicos de que se trate, definidos por la Sociedad Financiera Popular, en su caso.


(11) e) Los mecanismos y procedimientos de cancelación de la contratación de Servicios Electrónicos, los cuales deberán ser similares a los de la propia contratación, considerando el tiempo de respuesta de la solicitud, canales de atención al Usuario y procedimientos de Identificación del Usuario y su Autenticación.


(11) f) Las restricciones operativas aplicables de acuerdo al Medio Electrónico de que se trate, de conformidad con lo previsto en este capítulo.


(11) II. Informen a los Usuarios en forma previa a la contratación, los términos y condiciones para los Servicios Electrónicos, debiendo mantener dicha información disponible para su consulta en cualquier momento.


(11) III. Comuniquen a los Usuarios los riesgos inherentes a la utilización de Servicios Electrónicos, así como que hagan de su conocimiento sugerencias para prevenir la realización de operaciones irregulares o ilegales que vayan en detrimento del patrimonio de los Usuarios y de la Sociedad Financiera Popular, pudiendo efectuarse, entre otros, mediante campañas periódicas de difusión de recomendaciones de seguridad.



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