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ACCI


ACLARACIÓN DE DUDAS


GUÍA PARA LOS SOLICITANTES DE SUBVENCIONES

CONVOCATORIA DE PROPUESTAS 2005


ACLARACIONES GENERALES PARA LAS TRES REGIONES


Con el ánimo de facilitar la presentación de propuestas y su coherencia interna, en el presente documento se aclaran algunos temas de la convocatoria de proyectos que han generado interrogantes en las tres regiones y que deben ser observados por los proponentes.


  1. ENTIDAD EJECUTORA, SOCIOS, ENTIDADES COLABORADORAS Y BENEFICIARIOS

Aclaración

1.1 DEFINICIONES

Solicitante también llamado proponente, ejecutor principal o organización principal:

Será el responsable de la presentación de la propuesta, de la correcta ejecución de la acción en caso de ser aprobado, de la eficiente administración de los recursos y de la rendición de cuentas desde el punto técnico, administrativo y financiero ante la Autoridad Contratante. El solicitante suscribirá el contrato de subvención con la Agencia Colombiana de Cooperación Internacional – ACCI y se convertirá en el beneficiario de la Subvención, concepto que no se debe confundir con el de beneficiario final de la acción, que normalmente es la población a la que está destinada la acción.

Para la ejecución de los recursos podrá suscribir convenios con las entidades socias que apoyarán al solicitante y realizará todas las subcontrataciones necesarias para le ejecución del proyecto, cumpliendo en todos los casos los procedimientos establecidos para el efecto.

Socios también llamados organizaciones coejecutoras

Estas entidades participan en la definición y ejecución del proyecto y los costos en los que incurran en el desarrollo del proyecto serán elegibles al mismo título que los incurridos por el beneficiario de la subvención; es decir que recibirán recursos de la organización principal para realizar algunas de las actividades del proyecto, previamente identificadas en la propuesta de acción.

Para la utilización de estos recursos deberán aplicar los mismos procedimientos establecidos en el contrato de subvención y deberán legalizar ante la entidad ejecutora los gastos efectuados en los formatos que establecerán la Entidad Coordinadora Regional y la ACCI. Las actividades que realizaría una entidad socia no deberían superar en recursos a las que realizará directamente el organismo principal.

Entidad Colaboradora

La entidad colaboradora, podrá participar en el proyecto para alcanzar los objetivos propuestos pero no goza de financiación en virtud de la subvención.

Beneficiarios finales de la acción

Se consideran beneficiarios finales de la acción la población de 62 municipios en las tres áreas seleccionadas estimada en 1,5 millones de habitantes. En particular, se consideran beneficiarios directos del Programa los sectores sociales urbanos y rurales más marginalizados y excluidos, así como los pueblos indígenas y los afro descendientes y en general los grupos más pobres y desprotegidos (niños, jóvenes, y mujeres) en cuanto a derechos humanos, culturales, sociales y políticos. Sin embargo, la mayor parte de las actividades por su naturaleza tienen un carácter y una proyección regional y pretende beneficiar en forma indirecta a una población más allá de los municipios pre-seleccionados para el Laboratorio generando un mayor impacto y una ampliación de los procesos y espacios de convivencia.

1.2 REQUISITOS

Los socios y los solicitantes deberán participar en la definición y ejecución del proyecto y los costos en los que incurran en la ejecución serán elegibles al mismo título que los incurridos por el beneficiario de la subvención. Deberán, por lo tanto, cumplir los mismos criterios de elegibilidad que los solicitantes. Así, tanto la organización principal como los socios deberán cumplir con los requisitos establecidos en el numeral 2.1.1.

Es importante precisar que tanto el organismo principal como lo socios deberán aportar la totalidad de los justificantes establecidos en el numeral 2.2.1, de manera que se facilite la verificación del cumplimiento de los criterios de elegibilidad.

Las entidades colaboradoras deberán garantizar su acompañamiento (parcial o total) durante la ejecución del proyecto y debe ser auto-sostenibles como únicos requisitos. Para estas entidades no es necesario presentar los justificantes establecidos en el numeral 2 2.1.

Se recomienda a los interesados consultar el documento “tabla de conformidad administrativa y elegibilidad (anexo E07)” que se utilizará en la primera etapa de evaluación y que permitirá verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el numeral 2.1.1 en la siguiente pagina web

http://europa.eu.int/comm/europeaid/tender/gestion/pg/e_es.htm



  1. UNIONES TEMPORALES, CONSORCIOS Y ALIANZAS : Definiciones y conformación

Aclaración

2.1 Definiciones

Teniendo en cuenta que para la presente convocatoria no rigen las normas y procedimientos colombianos sino las establecidas por la Comisión Europea para este tipo de operaciones y previa consulta y concepto de la Delegación de la Comisión Europea para Colombia y Ecuador, se aclara que la definición colombiana de consorcio y unión temporal no aplica para la conformación de alianzas.

En este sentido se deberá entender, en todos los casos, por consorcio, unión temporal o alianza una relación sustancial entre dos o más organizaciones que implica compartir responsabilidades en el proyecto financiado por la Agencia Colombiana de Cooperación Internacional con recursos de donación de la Unión Europea, en el marco del Programa Segundo Laboratorio de Paz, que se materializa en el anexo A del formato de solicitud.

2.2 Presentación

Los proponentes deberán tipificar la alianza de acuerdo con las categorías señalas en el punto 1 del presente documento, es decir, deberán identificar quien será el organismo principal, quien actuará como socio, entidad colaboradora y cuales serán los beneficiarios finales de la acción.

Así, en el anexo A, se deberá diligenciar la información relativa al solicitante con los datos de la entidad que será el organismo principal. Los datos de los socios se diligenciaran para cada una de las entidades que conforman las alianza diferentes al ejecutor principal sin incluir las entidades colaboradoras.

Al momento de categorizar las organizaciones participantes en la ejecución del proyecto se deberá tener en cuenta lo siguiente:

Entidades Ejecutoras de Recursos

Se considera entidades ejecutoras de recursos al solicitante y a los socios. Cualquier entidad que sea clasificada en estas categorías deberá cumplir sin excepción los requisitos establecidos en el numeral 2.1.1

Entidades NO Ejecutoras de Recursos

Se consideran entidades no ejecutoras de recursos a las entidades colaboradoras. Estas entidades NO deben cumplir con los requisitos establecidos en el numeral 2.1.1. pero deberán garantizar su acompañamiento (parcial o total) durante la ejecución del proyecto y ser auto-sostenibles.

Por último la información del solicitante y de los socios deberán ir acompañadas de una declaración de asociación firmada y fechada por el solicitante principal y por cada socio, siguiendo el formato establecido en el Anexo A.

    1. Evaluación

La Agencia Colombina de Cooperación Internacional y la Delegación de la Comisión Europea para Colombia y Ecuador subrayan que la asociación de propuestas en alianzas serán privilegiadas frente a aquellas presentadas individualmente.

En este sentido se dará la calificación por parte de los evaluadores a los numerales 3.3 y 3.4 de la tabla de evaluación. En el caso de no contar con organizaciones socias automáticamente la calificación del numeral 3.3. será 1.

    1. Contratación

El solicitante será la organización principal y, si resulta seleccionado, será la parte contratada («el beneficiario»)

  1. CONTRAPARTIDA: Aportes en dinero y especie

Aclaración

De acuerdo con lo establecido en el numeral 2.1.4 de la guía, “las posibles aportaciones en especie por parte del beneficiario o, si procede, de sus socios, que deben mencionarse por separado en el anexo B, no corresponden a gastos efectivos pero constituyen costes elegibles. Puede considerarse que dichas aportaciones representan una cofinanciación por el beneficiario”.

Se consideran recursos en especie aquellos que no implican un desembolso de recursos o pago por parte del organismo principal, socio, entidad colaboradora o el beneficiario final de la acción. Cualquier aporte de estas entidades que implique un gasto efectivo para la entidad se deberá contabilizar como aporte en efectivo.

Por ejemplo, los jornales que aporta una organización para la ejecución de un proyecto productivo podrán ser clasificados como aporte en especie o en efectivo, dependiendo de la existencia real o no de una remuneración en dinero o pago por los mismos. Si existe pago, los jornales se deberán incluir en los formatos del Anexo B en términos monetarios (presupuesto, presupuesto por actividad y fuentes de financiación). Si no existe pago, el aporte se mencionara por separado en la parte inferior del formato de fuentes de financiación del anexo B como aporte en especie.

En este sentido, el solicitante encontrará que las aportaciones en especie no están incluidas en el presupuesto global de la acción y que el presupuesto global de la acción hace referencia exclusivamente a los recursos en efectivo que serán aportados para la ejecución del proyecto.

Así las cosas, se hace necesario ampliar las alternativas con que cuentan los proponentes para cumplir con el requisito del aporte del 20% establecido y clarificar el importe máximo de la subvención que se podrá otorgar:

  1. Los proyectos que tiene previsto cubrir el 100% del 20% del valor de la acción en dinero, lo incluirán en los formatos establecidos en el anexo B de la guía y formaran parte integral del costo total elegible de la acción. Esta, se considera la situación optima a la luz de los procedimientos europeos.

  2. Para los proyectos que han previsto cubrir el 20% solicitado con una combinación de recursos en efectivo y aportes en especie, deberán por un lado incluir la parte en dinero en los formatos de presupuesto del Anexo B y los aportes en especie detallarlos en la parte inferior del formato de fuentes de financiación del anexo B.

Metodológicamente, los aportes en dinero formarán parte integral del presupuesto de la acción y los aportes en especie estarán por fuera de él. Así las cosas, al incluir exclusivamente en el presupuesto los recursos en dinero, el proponente encontrará que al calcular el porcentaje de cofinanciación, el aporte solicitado al Programa es superior al 80% y el aporte en dinero de contrapartida es inferior al 20%

Esta situación es aceptable siempre y cuando se cumpla la siguiente regla que será verificada por el comité de evaluación: La suma de los aportes en dinero del proponente, sus socios o beneficiarios y el valor monetario de los aportes en especie DIVIDIDO sobre la suma total de los aportes en dinero del programa, de los aportes en dinero del proponente, sus socios o beneficiarios y el valor monetario de los aportes en especie DEBE SER IGUAL O MAYOR a 0.20 ó 20%

Por lo anterior, cabe anotar que los recursos aportados en especie no se consideran costos elegibles de la acción.

  1. Por último, para los proponentes que han previsto cubrir exclusivamente en especie el 20% solicitado, de acuerdo con lo explicado anteriormente, encontraran que el 100% del presupuesto global de la acción, que solo incluye los recursos en efectivo, tendrá como única fuente de financiación los recursos solicitados al Laboratorio de Paz. Al igual que el caso anterior, el proponente deberá detallar los aportes en especie en la parte inferior del formato de fuentes de financiación del anexo B.

Esta situación también será aceptable siempre y cuando se cumpla con las siguientes condiciones que serán verificadas por el comité de evaluación

    • Una subvención podrá cubrir la totalidad de los costes elegibles de la misma si ello es indispensable para su ejecución. En tal caso, el solicitante deberá justificar su solicitud de financiación total en el punto 1.3 del formulario de solicitud de subvención, la cual podrá se aceptada o no por la autoridad contratante

    • La suma del valor monetario de los aportes en especie DIVIDIDO sobre la suma total de los aportes en dinero del programa, y el valor monetario de los aportes en especie DEBE SER IGUAL O MAYOR a 0.20 ó 20%

En este caso, el 100% de los costos elegibles corresponden exclusivamente a los recursos aportados por el programa.

Por otro lado, se resalta que la ACCI y la Delegación subrayan que en la totalidad de los propuestas se debe evidenciar un esfuerzo de las partes involucradas en el proyecto, de manera que se garantice una apropiación y empoderamiento que contribuya exponencialmente al cumplimiento de los objetivos propuestos.

En el contexto anterior, las aportaciones en especie no corresponden a gastos efectivos ya que no implican un pago o gasto directo del beneficiario de la subvención o de sus socios y no son costes elegibles ya que no se incluyen en el presupuesto de la acción.

Por lo tanto, es factible que se asuma un porcentaje superior al 80% del costo de la acción con recursos del programa y el solicitante debe comprometerse a que, si se le concede la subvención, las aportaciones en especie se efectuaren en las condiciones previstas en su formulario de solicitud.

  1. COSTOS ELEGIBLES Y NO ELEGIBLES, COSTOS SUBVENCIONABLES Y COSTOS NO SUBVENCIONALES Y 7% DE GASTOS ADMINISTRATIVOS

Aclaración

Existe una diferencia entre los costos elegibles y costos no elegibles. Por costos elegibles se entiende aquellos que son necesarios para la ejecución de la acción y que hayan sido efectivamente incurridos por el beneficiario de la subvención o sus socios durante el período de ejecución del proyecto. En este sentido, solo se consideran costos elegibles aquellos que impliquen un gasto o pago en efectivo para su realización (no incluyen los aportes en especie, ver respuesta numero 3). Los costos no elegibles son aquellos no requeridos para la realización de la acción así hayan sido asumidos por el beneficiario de la subvención y o sus socios.

Los costos subvencionables son aquellos costos elegibles que son necesarios para la ejecución de la acción y que pueden ser financiados con los recursos del Programa Laboratorio de Paz . Estos se detallan en el numeral 2.1.4 de guía.

Los costos no subvencionables, son costos no elegibles a la luz de los proyectos con excepción del denominado “compras de bienes inmuebles” que podría ser o no un costo elegible al interior de un proyecto.

Por ejemplo, en un proyecto productivo se puede prever como actividad la compra de un inmueble para después en él, realizar una serie de actividades. En este caso la acción es necesaria para la ejecución del proyecto y será pagada efectivamente por el beneficiario de la subvención o sus socios durante el período de ejecución del proyecto, y por tanto es un costo elegible.

En este orden de ideas, el solicitante, deberá incluir en los formatos de presupuesto del anexo B la totalidad de lo costos elegibles que impliquen un pago en efectivo y que sean necesarios para la ejecución de la acción. Estos costos elegibles se denominan costos directos de la acción. El 7% de gastos administrativos o costos indirectos se calcula sobre el valor de los costos directos de la acción.

El presupuesto total de la acción o total de costes elegibles de la Acción corresponde a la suma de los costos directos de la acción más los costos indirectos. Se resalta que no se incluye un rubro de imprevistos en el presupuesto del proyecto.







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AGENCIA COLOMBIANA DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL

Calle 7 No. 6 - 54 piso 2 . Teléfonos (57-1) 5 960800 Ext. 7202 . Fax Ext. 7200

www.acci.gov.co . E-mail: acci@accionsocial.gov.co

Bogotá . Colombia . Suramérica



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