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Asociación regional IV (AMÉrica del norte, américa central y el caribe) Decimoséptima reunión

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Organización Meteorológica Mundial

ASOCIACIÓN REGIONAL IV (AMÉRICA DEL NORTE, AMÉRICA CENTRAL Y EL CARIBE)

Decimoséptima reunión
San José, Costa Rica, 27 a 31 de marzo de 2017

RA IV-17/INF. 1

Presentado por:
Secretario General

27.I.2017



DISPOSICIONES PRÁCTICAS PARA LA REUNIÓN



Lugar de celebración


Por amable invitación del Gobierno de Costa Rica, la decimoséptima reunión de la Asociación Regional IV (América del Norte, América Central y el Caribe) se celebrará en San José (Costa Rica) del 27 al 31 de marzo de 2017. La ceremonia de apertura tendrá lugar en el hotel Barceló San José Palacio, en San José (sitio web), el lunes 27 de marzo de 2017 a las 9.30 horas.


La trigésima novena reunión del Comité de Huracanes de la AR IV se celebrará en el mismo lugar del 23 al 26 de marzo de 2017.


Idiomas de trabajo


En la reunión se dispondrá de servicios de interpretación simultánea en la sala principal de conferencias. Se dispondrá asimismo de otras salas de reunión, pero no estarán equipadas para la interpretación.


Documentos


Los documentos de trabajo para la decimoséptima reunión de la AR IV se publicarán en inglés y español, mientras que los documentos de información se publicarán en inglés y, si hay suficiente recursos, en español.


Las delegaciones que deseen presentar documentos antes de la reunión deberán enviarlos a la Secretaría de la OMM lo antes posible y, a más tardar, 60 días antes de la apertura de la reunión, de conformidad con lo dispuesto en la Regla 173 b) del Reglamento General de la OMM, a fin de que se disponga de tiempo suficiente para su traducción. Con arreglo a la Regla 172 del mismo reglamento, los documentos de trabajo para la reunión se enviarán lo antes posible, preferentemente al menos 45 días antes de la apertura de la reunión. Las delegaciones deben presentar todos los documentos en nombre del Miembro de la Organización y no de un particular.


Flujo de procesos y documentos


Este año, la presentación de documentos y la organización del trabajo de la reunión variará con respecto a la práctica de reuniones anteriores de la AR IV, tal como se describe en el sitio web de la reunión en: http://meetings.wmo.int/RA-IV-17.


Distribución de los documentos


Los documentos se publicarán antes de la decimoséptima reunión de la AR IV, y durante la misma, en el sitio web de la reunión. No se distribuirán documentos en papel, en consonancia con las medidas ecológicas de la OMM destinadas a fomentar reuniones prescindiendo de papel. Así pues, se invita a los participantes a que traigan sus computadoras portátiles con acceso a Internet y capaces de leer archivos en formato Microsoft Word 2010 y Adobe PDF para trabajar sin documentos impresos durante la reunión.


Informe provisional abreviado


En el sitio web de la reunión se publicarán los documentos aprobados con enmiendas en los dos idiomas tan pronto como sea posible después de la reunión. Los archivos de los documentos aprobados que se hayan examinado durante la reunión se colocarán en la carpeta “Informe provisional” de ese sitio web en los dos idiomas.


Inscripción de los participantes


Todos los participantes deberán inscribirse en línea. El enlace al sistema de inscripción en línea se encuentra en el sitio web de la reunión (http://meetings.wmo.int/RA-IV-17).

Se instalará un mostrador de información e inscripción cerca de las salas de reunión del hotel Barceló San José Palacio para entregar las tarjetas de identificación y proporcionar información general a los participantes de la reunión del Comité de Huracanes y de la decimoséptima reunión de la AR IV.


La inscripción in situ de la trigésima novena reunión del Comité de Huracanes de la AR IV y de la decimoséptima reunión de la AR IV se abrirá el miércoles 22 de marzo de 2017 de 16.00 a 20.00 horas, y continuará durante ambas reuniones. Se proporcionarán tarjetas de identificación a los participantes en el momento de su inscripción.


Los representantes de los Miembros de la OMM que no sean miembros de la Región IV, pero que deseen asistir como observadores, deberán presentar una prueba oficial de representación, como una carta del Miembro correspondiente. Los representantes de las organizaciones internacionales invitadas a la reunión como observadoras deberán presentar por adelantado, o traer a la reunión, una carta de representación firmada por la autoridad competente de su organización.


Credenciales


De conformidad con la Regla 21 del Reglamento General, antes de las reuniones de un órgano integrante que no sea el Consejo Ejecutivo, cada Miembro comunicará al Secretario General, siempre que sea posible, los nombres de las personas que integran su delegación ante ese órgano, indicando cuál de ellas será su delegado principal. Además, se enviará al Secretario General, o se entregará a su representante en la reunión, una carta con todas estas indicaciones firmada por una autoridad gubernamental competente del Miembro, o en nombre de esa autoridad, que acreditará a las personas en ella designadas para que participen en todos los trabajos del órgano integrante.


Lista de participantes


Tras el comienzo de la reunión se publicará una lista provisional de los participantes en el sitio web de la reunión. Esa lista se revisará tan pronto como todos los participantes se hayan inscrito.


Instalaciones de videoconferencia


En la medida de lo posible se instalará una conexión de videoconferencia entre la sala de reunión principal y la sede de la OMM en Ginebra.


Servicios de Internet


La sala de conferencias principal, así como el hotel en el que se celebra la reunión, dispondrán de conexión inalámbrica a Internet.


Requisitos de entrada en el país


Los ciudadanos de los siguientes países deberán obtener un visado para entrar en Costa Rica: Colombia, Cuba (excepto los participantes que sean titulares de un pasaporte diplomático, oficial o de servicio), Nicaragua, República Dominicana, Haití y Jamaica. El visado se solicitará en la Embajada o el Consulado de Costa Rica más próximo. Los ciudadanos de Colombia no necesitarán obtener un visado específico para Costa Rica si ya se hallan en posesión de un visado para los Estados Unidos. Los nacionales de Cuba, Haití y Jamaica deberán remitir una copia escaneada de su pasaporte, el itinerario de viaje y la carta oficial de designación expedida por la institución para la que trabajan.


Los ciudadanos de los países que figuran a continuación no necesitan visado para visitar Costa Rica: Antigua y Barbuda, Bahamas, Barbados, Belice, Bermudas, Canadá, Curaçao, Dominica, El Salvador, Francia, Guatemala, Honduras, Martinica, México, Países Bajos, Panamá, Santa Lucía, Trinidad y Tabago, Estados Unidos de América, Reino Unido y Venezuela.

Cualquier solicitud o información adicional puede enviarse a:


Sra. Yadira Muñoz G.

Dirección General

Instituto Meteorológico Nacional

Correo electrónico: ymunoz@imn.ac.cr

Teléfono: (506) 2222 5616 ext. 140


Transporte


Se ofrecerá transporte entre el aeropuerto y el hotel a los participantes que se hospeden en el hotel de la reunión (Barceló San José Palacio).


Los participantes que no se hospeden en el hotel pueden utilizar los taxis oficiales naranjas del aeropuerto: Taxis Unidos. La tarifa del recorrido entre el aeropuerto y el hotel se sitúa en torno a los 35 dólares de Estados Unidos.


Oficinas de cambio


Hay oficinas de cambio tanto en el aeropuerto internacional de Juan-Santamaría como en todos los bancos (el horario de apertura es de 09.00 a 17.00 horas, y los fines de semana de 10.00 a 16.00 horas).


La moneda local es el colón (CRC). La mayoría de los negocios, operadores turísticos, líneas aéreas y hoteles aceptan las principales tarjetas de crédito y los cheques de viaje de American Express. El último tipo de cambio promedio era:


1 Euro = 575 CRC

1 USD = 550 CRC

1 CHF = 537 CRC


Requisitos sanitarios/Servicios médicos


La Organización Mundial de la Salud (OMS) proporciona información actualizada sobre viajes internacionales y salud en los siguientes sitios web:

http://www.who.int/ith/es/

http://www.who.int/countries/cri/es/


Se recomienda a los participantes que contraten un seguro médico personal para la duración del viaje.


Electricidad y conexión de los teléfonos móviles


Por lo general, la tensión eléctrica es de 120 voltios y 60 hercios. Es posible que se necesite un adaptador.


Se dispondrá de tarjetas SIM de pago para teléfonos móviles y servicios postales en las proximidades del lugar de celebración de la reunión.


Condiciones climáticas locales en marzo


Los datos climáticos de Costa Rica correspondientes al período de la reunión son los siguientes:


Temperatura media: 20,6 °C

Temperatura máxima media: 24,5 °C

Temperatura mínima media: 16,8 °C

Precipitación media: 10,6 mm

Días lluviosos: 3

Radiación (MJ/m2): 16,9

Humedad relativa: 72,2%

Velocidad del viento: 9,9 km/h


Se puede consultar la página web del Instituto Meteorológico Nacional a través del enlace:

http://www.imn.ac.cr


Reserva de hotel


Se alienta encarecidamente a los participantes a que se hospeden en el hotel Barceló San José Palacio, lugar donde se celebrará la reunión. Se ha realizado una reserva de grupo a un precio muy ventajoso: 135 dólares por noche en habitación individual (incluye impuestos, alojamiento, desayuno, comida, refrigerios ofrecidos durante los descansos, Internet y transporte entre el hotel y el aeropuerto). La reserva se realizará ateniéndose estrictamente al orden de llegada.


Para poder reservar la habitación a este precio los participantes deberán rellenar el formulario de reserva del hotel que figura en el apéndice B y enviarlo a la persona de contacto del hotel, junto con una copia a la Secretaría local (pramirez@wmo.int), a más tardar el 15 de marzo de 2017.


Los participantes en la reunión del Comité de Huracanes (23 a 26 de marzo de 2017) deberán utilizar el mismo procedimiento de reserva si desean reservar alojamiento.


Si no prevé alojarse en el hotel del evento, agradeceríamos que lo comunique a la Oficina de la OMM en San José, Costa Rica (Oficina de la OMM para América del Norte, América Central y el Caribe): pramirez@wmo.int. En el apéndice A se enumeran otros hoteles cerca del hotel de la reunión.


Información y datos de contacto del Comité de organización local y la Secretaría local


Si desea obtener más información, sírvase contactar con el Comité de organización local o con la Secretaría de la OMM en las direcciones siguientes:


Comité de organización local: Instituto Meteorológico Nacional


Sra. Yadira Muñoz

Secretaria
Instituto Meteorológico Nacional

San José, Costa Rica

Tel: (506) 22225616

Fax: (506) 22231837

Correo electrónico: ymunoz@imn.ac.cr


Secretaría local: Oficina de la OMM para América del Norte, América Central y el Caribe


Sra. Priscilla Ramírez

Secretaria

Organización Meteorológica Mundial

Oficina de la OMM para América del Norte, América Central y el Caribe

San José - Costa Rica

Tel: (506) 2258-2370

Fax: (506) 2256-8240

Correo electrónico: pramirez@wmo.int



____________






Apéndices: 2 (apéndice B únicamente disponible en inglés)


APÉNDICE A:

Lista de hoteles recomendados



Los siguientes hoteles están a menos de 10 minutos del hotel de la reunión. No se ha negociado una tarifa especial con ellos.


CROWNE PLAZA COROBICI


Dirección: Costado Norte del Parque La Sabana, San José, Costa Rica


Sitio web: www.crowneplaza.com


Tarifa de habitación individual: 93,81 dólares

Tarifa de habitación doble: 93,81 dólares



TRYP SAN JOSE SABANA


Dirección: Intersección entre avenida 3 y calles 38 y 40, San José, Costa Rica


Sitio web: www.tryphotels.com


Tarifa de habitación individual: 109,00 dólares

Tarifa de habitación doble: 109,00 dólares



HILTON GARDEN INN SAN JOSE, LA SABANA


Dirección: Boulevard de Rohrmoser, La Sabana, San José, Costa Rica


Sitio web: hiltongardeninn3.hilton.com


Tarifa de habitación individual: 175,00 dólares

Tarifa de habitación doble: 175,00 dólares




____________








APPENDIX B:
Hotel reservation form


Logo Nuevo  BSJ

___________________________________________


Hotel Barceló San José

San José, Costa Rica

__________________________


Registration Form

WORLD METEOROLOGICAL ORGANIZATION

Seventeenth Session of the Regional Association IV

San José, Costa Rica

27 - 31 March 2017



Dear Guest // Please provide the following information:


Quantity of rooms required _________ $135.00 single $184.00 Double


(includes buffet breakfast, internet, buffet lunch, airport shuttle)


Complete Name of client(s): 1. ________________________________________________


2. _________________________________ 3. ___________________________________

** If there is more than one person, please attach the list of guests.


Guest name: _____________________________________


e-mail address: _____________________________________


Teléfono: _____________ another: _______________ ext: ______________


Fax number: ______________________


Check-in date and flight details: _______________________________________


Check-out date and flight details: _______________________________________




COMMENTS:





Please send it to the fax (506) 2520-20-46, Corporate Sales Department

or e-mail at sanjosepalacio.ventas@barcelocr.com

sanjosepalacio.ventas2@barcelocr.com

Muchas gracias por preferir la Cadena de Hoteles Barceló & Resorts!!!


San José, Costa Rica, 3er. KM Autopista General Cañas,Logo Nuevo  BSJ

La Uruca, Residencial el Robledal

Phone: (506) 2220-20-34. // Fax: 520-20-46




Dear Guest:


Greetings from HOTEL BARCELO SAN JOSE (CORPORACION ALGARD S.A.)


GUARANTEE RESERVATION FORM:


Credit card number to guarantee your reservation _______________________________


VISA AMERICAN EXP MASTER CARD



Expiration date: __________________________________________________________


Card holder: __________________________________________________________




_______________________________________________

Credit card holder signature



NOTE: IN THE CASE THAT YOU DO NOT CANCEL THE RESERVATION 24 HOURS BEFORE EXPECTED ARRIVAL, THE HOTEL IS AUTHORIZED TO CHARGE THE AMOUNT OF ONE NIGHT TO THE CREDIT CARD FOR NO SHOW.



____________











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