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Automatización de procesos de captura electrónica de datos, enfocada en la Gestión de la Calidad Total

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Automatización de procesos de captura electrónica de datos, enfocada en la Gestión de la Calidad Total





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“Automatización de procesos de 

captura electrónica de datos, 

enfocada en la Gestión de la 

enfocada en la Gestión de la 

Calidad Total”.

INE – Uruguay 


Introducción

Antecedentes:

Los procesos productivos de las encuestas llevadas a cabo por la

Institución, resultan ser engorrosos y costosos.

El proceso de recogida de información por parte del Instituto

implica altos costos en tiempo, recursos humanos y materiales, re–

procesos producto de no conformidades (errores) detectadas

durante el envío de formularios a los informantes y en la digitación

durante el envío de formularios a los informantes y en la digitación

de los datos contenidos en el formulario de la encuesta. Así como

también los costos asociados con la no calidad del proceso

productivo.

Esta aplicación informática tiende a minimizar estos costos,

simplificando los procesos de envío y captura de información

contenida en el formulario de las encuestas y los procesos relativos

a la difusión de los resultados finales a través de medios

electrónicos.


Introducción (continuación)

Objetivo:

El objetivo de este proyecto es la automatización de los procesos 

de producción de encuestas mediante una aplicación informática 

integral enfocada en la gestión de la calidad total. 

En ese marco la Internet pasa a ser el canal principal de captura 

de la información por parte de las encuestas a empresas y 

paralelamente se reconoce como el elemento idóneo para la 

difusión de resultados o datos agregados.


Temario de la presentación

Módulo de generación y envío de formularios electrónicos.

La aplicación informática genera y envía los formularios personalizados (con los 

datos de la empresa correspondiente) de acuerdo con el medio de comunicación 

que haya solicitado la empresa (formulario electrónico por e-mail o página Web, 

fax automático, o papel). Difusión de cuadros de resultados junto con el 

formulario electrónico.

Presentación del módulo y comentarios sobre los resultados obtenidos en las 

experiencias realizadas en las diferentes encuestas.

Módulo de captura de información de los formularios electrónicos.

Presentación de la herramienta de captura automática de la información contenida 

en los formularios electrónicos recibidos.

Formulario electrónico en la página Web del INE.

Módulo de administración de la muestra.

Módulo de crítica.

Módulo de cálculos e imputaciones.


Temario de la presentación (continuación)

Módulo de generación de cuadros de resultados finales en formatos preestablecidos.

Los cuadros finales son generados por las aplicaciones informáticas de las 

respectivas encuestas y quedan disponibles para la publicación en  la página Web.

Sistema de publicación y difusión de resultados. 

Sistema de mantenimiento de la página Web del INE. 


Proceso productivo del INE

•Generación de la Muestra

•Generación y envío de formularios electrónicos

•Captura de formularios electrónicos

Esta presentación está 

enfocada en estos dos 

módulos

•Captura de formularios electrónicos

•Administración de formularios de la muestra

•Crítica e imputación de formularios

•Generación de cuadros de resultados finales

•Publicación de cuadros finales


Especificación del sistema informático

Cada empresa elige el método de envío/recepción que prefiera para

hacer llegar su información: Página Web, correo electrónico, Fax

automático, Fax, Correo o entrega personalmente.

Se envían avisos por e-mail de que están disponibles en la página

Web del INE los formularios electrónicos correspondientes al mes en

curso para su llenado.

Los informantes de las encuestas (empresas) completan el

Los informantes de las encuestas (empresas) completan el

formulario disponible en la página Web del INE y la información se

almacena directamente en la base de datos de la encuesta. Uso de la

firma digital a los efectos de preservar la información intercambiada

entre el INE y sus informantes (empresas).

Una vez recibida la información en el formulario Web, se envía 

automáticamente por correo electrónico comprobante de acuse de 

recibo.


Especificación del sistema informático

(continuación)

El módulo de generación y envío formularios electrónicos, genera

los

formularios

personalizados

mediante

la

definición

de

METADATOS a partir de la información de cada empresa

contenida en la Base de Datos. Inmediatamente son enviados como

adjunto vía e-mail al informante de cada empresa.

Los mensajes de e-mail enviados por las empresas al INE son

capturados, interpretados y transferidos por el módulo de entrada

capturados, interpretados y transferidos por el módulo de entrada

de datos.

Genera los formularios en formato adecuado para su envío

automático vía Fax, con su correspondiente registro y control de

envío.

La digitación de los formularios recibidos por correo o 

personalmente se efectúa por personal del INE en el propio 

formulario WEB.


ES-732-03

ESPECIFICACIÓN:

ENTRADA DE DATOS

Base de Datos 

de la Encuesta

Programa de Generación 

de Formularios Mensuales

Formulario 

electrónico en 

página Web

e-mail para la Empresa con acuse 

de recibo de la información 

ingresada por Internet

e-mail para la Empresa con 

aviso para completar el 

formulario por Internet

Formulario 

electrónico 

mensual 

(archivo)

Programa de 

Recepción de e-mails 

e-mails para las Empresas con 

formulario personalizado adjunto

Digitación por Internet fuera del INE, 

por parte de la Empresa

ELABORADO POR: Unidad Sistemas. Instituto Nacional de Estadística - Uruguay.

APROBADO POR

CARGO

FIRMA

FECHA

Jefe Unidad Sistemas

2002-07-15

Fax 

Automático

Impresión

e-mail con 

formulario adjunto

Programa de 

Captura de datos de 

los formularios 

recibidos por e-mail

Digitación por Intranet dentro del INE

Digitación por Intranet dentro del INE

Recepción de e-mails 

con formulario adjunto


BD de la 

Encuesta

Generar Formularios

(Componente 

ActiveX)

Componente COM para 

la conexión a la BD

 en MTS (.dll en VB)

Página 

DHTML/ASP 

en IIS

e-mail acuse 

de recibo

e-mail aviso c/Nro. 

INE y contraseña.

Captura de datos de los 

formularios Excel recibidos 

por e-mail 

(Componente ActiveX)

Digitación por Internet fuera del INE

Recepción de e-mails con 

formulario Excel adjunto

Planilla Excel 

con el formulario 

mensual

Fax (WinFax)

Impresión

Planillas Excel 

para adjuntar al 

mail de cada 

informante

e-mail con formulario 

Excel adjunto e instructivo

Digitación por Intranet dentro del INE

Digitación por Intranet dentro del INE


Comunicación entre aplicaciones Windows

Intercambio Dinámico de Datos ó 

Dynamic Data Exchange (DDE)

Mediante DDE se puede enviar un comando a otra 

aplicación:

aplicación:

•Enviar datos del Número de Fax y el contenido 

de éste a la aplicación WinFax.

•Enviar la dirección de e-mail y la planilla Excel a 

la aplicación MS Outlook



Módulo de generación y envío de Formularios Electrónicos


Nro_INE

Informante

C1

1461

Martín Gómez

2

16353

Eduardo Pérez 1

25345

Carla Díaz

1

...

...

...

Generación de Formularios Electrónicos vía E-Mail

Base de Datos

de la Encuesta

Campo

Celda

Tipo de

Dato

Edit

Nro_INE

B20

Numérico Validar en BD

Informante

D8

Texto

-

C1

B30

Numérico

Entre 0 y 99

...

...

...

Definición de

METADATOS



Modelo del mensaje enviado en el e-mail


Contenido del e-mail enviado a las Empresas junto 

con el formulario electrónico (planilla Excel)


Contenido del e-mail con el aviso para completar el 

formulario electrónico en la página Web del INE


Lista de e-mails enviados


Módulo de captura de Formularios Electrónicos 

recibidos por e-mail


Lista de e-mails recibidos


Captura y lectura de formularios electrónicos 

adjuntados a los e-mails


Lista de e-mails capturados


Formulario electrónico en el sitio Web 

(1a. Parte)


Formulario electrónico en el sitio Web 

(2a. Parte)


Envío de Fax Automático


Reportes del Módulo de Administración de la Encuesta


Forma de Envío de Formularios en la 

Encuesta de Servicios y Comercio Minorista

Inte rne t

3%

Personalmente

1%

Fax Manual

4%

E-mail

83%

Fax 

Automático

5%


Resultados (directos) obtenidos en la 

Encuesta de Servicios y Comercio 

Minorista

(1a. Parte)

• Muestra de 730 empresas

• 600 empresas vía e-mail 

(83% de la muestra)

• Los 600 formularios electrónicos se envían 

• Los 600 formularios electrónicos se envían 

en 1 hora

• 90% recibido al día 30 del mes

• Disminución del 50% de los RRHH 

necesarios para la gestión de formularios 

(estimado en base a encuestas similares)


• Aumento del tamaño de la Muestra

Disminución de errores por muestra pequeña (errores 

de muestreo)

• Calidad de los datos

Resultados obtenidos en la Encuesta de 

Servicios y Comercio Minorista

(2a. Parte)

• Calidad de los datos

Disminución de errores de digitación

Crítica exhaustiva de los formularios recibidos

Personal altamente especializado en crítica

• Disminución de costos (tiempo, RRHH)

• Disminución de re-procesos debido a 

producto no conforme


• Calidad del proceso productivo

Disminución de empresas omisas (0,15% de omisas)

Disminución de errores y re-procesos

Resultados (indirectos) obtenidos en la 

Encuesta de Servicios y Comercio 

Minorista

(3a. Parte)

Disminución de errores y re-procesos

Disminución de los costos asociados con la no calidad

• Motivación del personal

Pasan a desempeñar tareas de mayor especialización

Requiere mayor compromiso con la tarea

Tareas de mayor responsabilidad


• Mejora la imagen institucional del INE

• Facilidad para las empresas encuestadas

• Varios medios posibles para el intercambio de 

Resultados obtenidos en la Encuesta de 

Servicios y Comercio Minorista

(4a. Parte)

• Varios medios posibles para el intercambio de 

formularios

• Internet (formulario electrónico)

• E-mail (formulario electrónico en Excel)

• Fax

• Correo

• Personalmente


• Re-utilización del componente ActiveX en 

diferentes encuestas.

• Disminución de costos informáticos.

Resultados desde un enfoque tecnológico

• Disminución de costos informáticos.

• Disminución de errores de programación.

• Utilización de estándares.


• Simplicidad. 

(planillas Excel, formulario Web)

• Utiliza herramientas de uso común y 

ampliamente difundidas. 

(Excel, Outlook, IE)

• Las áreas sustantivas (productoras, promotoras) 

no dependen del área informática para diseñar y 

Claves para el éxito del proyecto

no dependen del área informática para diseñar y 

crear el formulario de la encuesta.

• El personal del área sustantiva ha apoyado e 

impulsado en gran medida este proyecto. 

• Las empresas en Uruguay cuentan con acceso a 

Internet en su gran mayoría.

• Gran aceptación por parte de las empresas.


• Mejora continua de la aplicación informática en 

función del Sistema de Gestión de la Calidad.

• Captura centralizada de todas las encuestas.

• XML como estándar de formulario electrónico:

• Excel

De aquí en adelante...

• Excel

• Internet

• XML como estándar para la difusión 

electrónica:

• Publicaciones en CD-ROM (aplicado actualmente)

• Internet


Autor: A/P Federico Segui 

(fsegui@ine.gub.uy)

Análisis y desarrollo de sistemas

Unidad Sistemas

Unidad Sistemas

Instituto Nacional de Estadística – INE

Río Negro 1520

Montevideo – Uruguay

Tel.: (598 2) 902 73 03 ext. 1508



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