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BALANCES EN "PDF" PARA SOCIEDADES

MARIO RAPISARDA
MARCELO ZANGARO

INTRODUCCIÓN

La Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP), a través de la resolución general 3077 (BO: 13/4/2011), establece, para los contribuyentes organizados como sociedades, empresas unipersonales, fideicomisos y otros, incluidas las entidades exentas que lleven un sistema contable que les permita confeccionar balances en forma comercial, la obligación de presentar, junto con la declaración jurada del impuesto a las ganancias, la memoria, los estados contables y el informe de auditoría del período fiscal correspondiente en formato "pdf".

Recordamos que anteriormente la presentación del balance contable únicamente era requerida por el Fisco para las entidades cuyo contralor es ejercido por el Banco Central de la República Argentina, o la Superintendencia de Seguros de la Nación, y para los grandes contribuyentes nacionales o de Agencia, pero no se exigía un formato en particular, ya que los mismos podían ser entregados en forma física en su tradicional formato impreso.

En la presente colaboración, se efectuará el análisis de esta nueva obligación que recae en los contribuyentes "comunes", incluyendo además un desarrollo práctico de presentación de balance en formato "pdf".

VIGENCIA DE LAS NUEVAS DISPOSICIONES

La presentación del balance en formato "pdf" resulta de aplicación para los ejercicios comerciales cerrados a partir del 31 de diciembre de 2010, inclusive. Sin embargo, se establece en forma retroactiva la obligatoriedad de presentar el balance en formato "pdf" también por los ejercicios cerrados desde el 31 de diciembre de 2009 hasta el 30 de diciembre de 2010, seguramente con el objeto de validar los saldos al inicio de los balances cerrados a partir del 31 de diciembre de 2010.

Esta obligación retroactiva que adiciona nuevos requisitos a períodos ya cerrados, debidamente presentados y cumplimentados con todas las formalidades que se encontraban vigentes a su fecha de vencimiento, nos obliga a reflexionar si es lícito exigir esta nueva información mediante el dictado de una resolución general de alcance masivo, o debería ser solicitada por el Fisco mediante requerimiento a los contribuyentes en base a una orden de intervención originada en una fiscalización.(1)

PLAZO DE PRESENTACIÓN

En primer lugar, señalamos que, por los ejercicios cerrados desde el 31 de diciembre de 2009 hasta el 30 de diciembre de 2010, el plazo para presentar el balance en formato "pdf" se extiende hasta el 30 de junio de 2011.

Por su parte, para los ejercicios cerrados desde el 31 de diciembre de 2010, el plazo para cumplir con la presentación coincide con la fecha de vencimiento del formulario 760/C o del formulario 780 (informe para fines fiscales), es decir, las mismas fechas de vencimiento para la presentación de la declaración jurada, pero del sexto mes siguiente al del cierre de ejercicio. Por ejemplo, para ejercicios cerrados el 31 de diciembre de 2010, el vencimiento se produce entre los días 9 al 15 de junio de 2011, según la terminación del número de Clave Única de Identificación Tributaria (CUIT) del responsable.

FORMA DE PRESENTACIÓN

Para poder presentar la memoria, los estados contables y el informe de auditoría del respectivo período fiscal en formato "pdf", se debe ingresar al servicio Web de la AFIP ("Transferencia electrónica de estados contables"), accediendo al mismo mediante la utilización de la Clave Fiscal habilitada con nivel de seguridad 2 como mínimo.

Una vez ingresado al servicio Web, se deberán consignar los datos requeridos por el sistema y adjuntar los estados contables del período fiscal a transferir en un solo archivo en formato "pdf".

El sistema emitirá un comprobante o acuse de recibo que será la constancia de la presentación realizada.

BALANCE A ESCANEAR

Como ocurre normalmente, la redacción de las normas reglamentarias nos deja recovecos que generan interpretaciones varias al momento de pasar del papel a la práctica.

En el caso que nos ocupa, surge la pregunta concreta: los estados contables que deben digitalizarse, ¿deben contener la oblea o el sello de la certificación?

El texto de la resolución general (AFIP) 3077, en su nota 4.1, dice textualmente lo siguiente:

"Se considerará, a tales fines, la memoria y los estados contables exigibles por los organismos de control correspondientes, confeccionados de acuerdo con las normas contables profesionales vigentes y debidamente certificados por contador público independiente -con firma autenticada por el Consejo Profesional de Ciencias Económicas o entidad que ejerce el control de su matrícula-."

Ahora bien, ¿sería correcto interpretar que las copias de los estados contables que se encuentran en los libros rubricados de las sociedades, aunque no posean la oblea correspondiente, sean balances "confeccionados de acuerdo con las normas contables profesionales vigentes y debidamente certificados"?

Hay también otras cuestiones que nos obligan a replantear la situación, como por ejemplo las siguientes:

- El hecho de escanear la oblea de certificación, ¿le da más sustento al archivo transferido?

- Para quienes poseen impresoras multifunción y escanean hoja por hoja, ¿es correcto que desarmen los juegos para eliminar los broches que unen los ejemplares, cuyos sellos han sido realizados de manera superpuesta en hojas consecutivas y con el riesgo de romperlas por el solo hecho de que si no se desarman resulta imposible su escaneo?

- ¿Existe algún tipo de validación posterior a la transferencia que asegure la integridad del archivo transferido, la posibilidad de su lectura y aun de que se trate del archivo correcto?

- ¿Qué ocurre si luego de transferirse el archivo en "pdf" se extravía el original?

- A diferencia de lo que ocurre con las transferencias electrónicas, no existe un número de verificación. Por lo tanto, ¿qué ocurre si al momento de transferir un archivo existe un error y se transfiere, por ejemplo, un balance de otra empresa, o un ejercicio fiscal diferente o un archivo "pdf" cualquiera?

- ¿Qué ocurre si el archivo transferido resulta ilegible por baja resolución o ser demasiado grande para su transferencia?

Más allá de las respuestas a estos interrogantes que hasta el momento desconocemos, es nuestra opinión que el fin perseguido por el Organismo Fiscal es poseer información de respaldo y de fácil acceso. Por ello, entendemos que es responsabilidad de los informantes ofrecer los estados contables correctos, o con "la misma información con la que se han certificado oportunamente".

Por supuesto hablamos de digitalizar los originales cuya oblea, en el caso de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, ha sido adherida. Por otra parte, creemos que no se estaría incumpliendo con lo reglado si, en caso de impedimento o inexistencia de un ejemplar a digitalizar, se transfiere una copia del libro social que contenga la misma información, como por ejemplo, si el archivo "pdf" se crea a partir del mismo archivo word con el que se generan los estados contables finalmente certificados.(2)

EJEMPLO PRÁCTICO

Seguidamente, se grafican en forma práctica los pasos que deben ser cumplidos para efectuar la presentación del balance en formato "pdf".

* Adhesión al servicio: volver a ingresar con Clave Fiscal y dirigirse a los servicios interactivos de la AFIP:

 

 

* Seleccionar el servicio "Transferencia electrónica":

 

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