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Circular Externa N° 005 30-05-2014 Superintendencia de Industria y Comercio

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Circular Externa N° 005

30-05-2014

Superintendencia de Industria y Comercio

Para: CÁMARAS DE COMERCIO

Asunto: Por la cual se modifica el numeral 2.11 en el Capítulo II del Título VIII de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.

1. Objeto

Instruir a las Cámaras de Comercio respecto de los requerimientos mínimos que deben adoptar a fin de prevenir los fraudes en los registros públicos que administran en procura de garantizar la seguridad y la confiabilidad.

2. Fundamento legal

De conformidad con lo establecido en los artículos 4°, 5° y 6° del Decreto número 489 de 2013, “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1429 de 2010”, le corresponde a la Superintendencia de Industria y Comercio impartir las instrucciones respecto de los requerimientos mínimos que deben adoptar las Cámaras de Comercio, a fin de prevenir fraudes en los registros públicos que administran, en procura de garantizar seguridad y confiabilidad de la información que reposa en los mismos, tanto para los usuarios del servicio de registro, como para los terceros a los que le son oponibles dichos actos.

Teniendo en cuenta lo anterior, esta Superintendencia expidió la Circular Externa número 08 del 9 de octubre de 2013, publicada en el Diario Oficial número 48.938 del 9 de octubre de 2013, mediante la cual se adicionó el numeral 2.11 al Capítulo II del Título VIII de la Circular Única, con el objeto de instruir a las Cámaras de Comercio respecto de los requerimientos mínimos que deben adoptar, a fin de prevenir fraudes en los registros públicos que administran.

En el numeral 2.11.3 de la citada Circular, se estableció, para efectos de la publicidad del Sistema Preventivo de Fraudes (Sipref), que las Cámaras de Comercio deberán enviar a todos los inscritos, una comunicación a la última dirección electrónica o física reportada.

El 28 de enero de 2014, mediante comunicación radicada en esta Entidad con el número 14-016630, la Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio (Confecámaras), solicitó suprimir el envío por correo físico a todos los inscritos, teniendo en cuenta el impacto económico que esto genera para algunas Cámaras de Comercio y ampliar el término previsto para que dichas entidades implementen el Sistema.

De igual manera, la Superintendencia, en atención a las observaciones[1] efectuadas por las Cámaras de Comercio a la Circular Externa número 08 del 9 de octubre de 2013, considera necesario modificar el numeral 2.11 del Capítulo II del Título VIII de la Circular Única.

3. Instructivo

Modificar el numeral 2.11 del Capítulo II del Título VIII de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, en los siguientes términos:

2.11 Sistema Preventivo de Fraudes (Sipref)

Se crea el Sistema Preventivo de Fraudes (Sipref) a cargo de las Cámaras de Comercio, para prevenir y evitar que terceros ajenos al titular del registro, modifiquen la información que reposa en ellos, con la intención de defraudar a la comunidad.

Las Cámaras de Comercio deberán evaluar el perfil de riesgo en las operaciones de registros, con el fin de identificar vulnerabilidades internas y externas, así como establecer políticas de administración de riesgos que establezcan acciones de mitigación y responsabilidades para su cumplimiento.

Las políticas de administración de riesgos desarrolladas e implementadas en las Cámaras de Comercio, son parte fundamental del Sipref y deberán ser informadas a la Superintendencia de Industria y Comercio.

Las Cámaras de Comercio harán una verificación formal de la identidad de las personas que presenten peticiones registrales e implementarán un sistema de alertas que permitirá a los titulares de la información registral, adoptar medidas tempranas que eviten o detengan posibles conductas fraudulentas.

La presente circular rige en lo pertinente, a las peticiones registrales presentadas a través del intercambio electrónico de mensajes de datos.

Las Cámaras de Comercio podrán adoptar otros mecanismos para garantizar la seguridad de la operación registral siempre y cuando sean previamente informados a la Superintendencia de Industria y Comercio.

2.11.1 Aspectos generales

Los mecanismos y controles del Sipref se implementarán sin perjuicio del control de legalidad que deben ejercer las Cámaras de Comercio respecto de los actos y documentos sujetos a registro y, no sustituye los procedimientos previstos en el ordenamiento jurídico para las actuaciones administrativas y la vía gubernativa, respecto de los cuales debe darse estricto cumplimiento.

En consecuencia, las Cámaras de Comercio deberán seguir cumpliendo con lo establecido en el artículo 19 de la Ley 962 de 2005, respecto de todas las peticiones de registro, mediante la publicación de las mismas, en medio electrónico público.

Los mecanismos y herramientas del Sipref no generarán costo alguno para los matriculados o inscritos.

Se exceptúan del Sipref las solicitudes y órdenes provenientes de las autoridades judiciales o administrativas como por ejemplo: embargos, inscripciones de la demanda, medidas cautelares, entre otras, el Registro Nacional de Turismo y los libros electrónicos.

2.11.2 Implementación

2.11.2.1 Publicidad del Sipref

Para la implementación del Sipref, las Cámaras de Comercio deberán dar a conocer a sus inscritos y matriculados, la finalidad, los beneficios del Sistema, la gratuidad del mismo, la necesidad de actualizar la información de los registros públicos, la importancia de revisados periódicamente y las implicaciones legales que conlleva suministrar información falsa.

Para el efecto, las Cámaras de Comercio deberán:

- Enviar comunicación a la última dirección electrónica reportada por el matriculado o inscrito.

- Publicar aviso en un periódico de su jurisdicción y/o en uno de circulación nacional, antes del 15 de junio de 2014.

- Fijar permanentemente avisos visibles en las carteleras de sus sedes, seccionales y oficinas.

- Informar permanentemente a través de su página web, boletines y cualquier otro medio que considere pertinente.

- Adelantar trimestralmente campañas pedagógicas.

2.11.2.2 Procedimiento aplicable cuando se solicite la renovación, la inscripción de actos y documentos y la modificación de la información de los registros públicos

El funcionario que recepciona los documentos en las Cámaras de Comercio, debe dejar evidencia de la identificación de quien presenta físicamente la solicitud de inscripción de actos y documentos o la petición de modificar información de los registros públicos y debe validar su identidad por medio de mecanismos de identificación biométrica.

Hasta tanto se realice la implementación del mecanismo de identificación biométrica, la verificación de identidad se realizará con el sistema de información de la Registraduría Nacional del Estado Civil disponible.

Cuando el documento sujeto a inscripción implique el cambio de representantes legales, integrantes de órganos de administración o de revisores fiscales, se procederá a la verificación del documento de identidad de cada uno de ellos, en el sistema de información de la Registraduría Nacional del Estado Civil, sin que se requiera de su presentación física.

Las Cámaras de Comercio no se abstendrán de recibir la solicitud de inscripción o la petición de modificar información de los registros públicos, cuando se presente la imposibilidad de verificar el documento de identidad por fallas técnicas, no obstante deberá enviar la alerta correspondiente al titular de la información. Una vez superada la falla técnica, se efectuará la verificación de la identidad y de presentarse inconsistencias en la identidad, la Cámara de Comercio se abstendrá de realizar la modificación o inscripción solicitada.

Para efectuar trámites de renovación de matriculados o inscritos activos, no se realizará la validación de la identificación del solicitante al momento de la radicación de los formularios, ni tampoco se requerirá dejar evidencia de la identificación de quien presenta físicamente la solicitud. Lo anterior, sin perjuicio de enviar la respectiva alerta.

Para las renovaciones de matrículas y/o inscripciones inactivas, se dará aplicación al numeral 2.11.2.3 de la presente Circular.

En todos los casos, radicada la solicitud de renovación, inscripción o la petición de modificar información de los registros públicos, las Cámaras de Comercio deberán enviar una “alerta” que informe de la presentación de la solicitud o petición, al último correo electrónico reportado y al número del celular informado en el formulario RUES. Adicionalmente, la entidad registral podrá hacer uso de cualquier otro mecanismo que considere efectivo para enterar al matriculado o inscrito.

El titular de la información tiene el derecho a desistir del trámite cuando advierta que el acto o documento que pretende modificar su registro, no es de su procedencia.

Si un trámite (inscripción, corrección, renovación, actualización, entre otros) implica la modificación del correo electrónico del inscrito, la “alerta” se enviará a los dos últimos correos electrónicos reportados.

Cuando la persona que aparece firmando la petición de modificación de información o el acta o documento del cual se solicita su registro, concurre personalmente a la Cámara de Comercio y manifiesta no haberlo suscrito, la entidad cameral se abstendrá de realizar la inscripción o la modificación de información solicitada.

Si realizado el control formal a su cargo, la Cámara de Comercio procede a realizar la renovación, inscripción o la modificación de información solicitada, o se abstiene de ello, deberá también surtir el procedimiento de “alerta” descrito.

Para la viabilidad del sistema, los campos de correo electrónico” y correo electrónico de notificación” previstos en el formulario RUES serán de obligatorio diligenciamiento.

2.11.2.3 Procedimiento para solicitudes que modifiquen la información de matrículas e inscripciones inactivas

En el caso de que los matriculados o los inscritos en el registro, no hayan realizado actualización de sus datos por la no inscripción de actos o documentos o por la omisión de la renovación de la matrícula mercantil o inscripción en un término de tres (3) años o más, las Cámaras de Comercio deberán abstenerse de realizar la renovación, la inscripción de actos o documentos o la modificación de información de la matrícula o inscripción, mientras no sean solicitadas por las siguientes personas y en los siguientes términos:

- En las sociedades de personas, la solicitud la efectuará el representante legal inscrito o alguno de los socios que figuren en el registro respectivo. Si la compañía tiene órganos colegiados de administración o revisores fiscales inscritos, cualquiera de sus miembros podrá hacer la solicitud. La petición se formulará de forma presencial o a través del mecanismo electrónico establecido para el efecto.

- En las sociedades por acciones, la solicitud podrá ser presentada por alguno de los miembros de los órganos de administración o fiscalización interna debidamente inscritos, esto es, por el representante legal, alguno de los miembros de la junta directiva o por el revisor fiscal, La petición se formulará de forma presencial o a través del mecanismo electrónico establecido para el efecto.

- En las entidades sin ánimo lucro se seguirá el mismo procedimiento de las sociedades por acciones.

El procedimiento de que trata el presente numeral debe incluir la validación de la identidad por medio de mecanismos de identificación biométrica del solicitante, la verificación del documento de identidad de las personas designadas como representantes legales, integrantes de órganos de administración o de revisores fiscales, así como el envío de las respectivas alertas.

2.11.3 Para efectos de implementar el Sipref en los términos de la presente circular, las Cámaras de Comercio deberán atender el siguiente cronograma:

- Procedimiento para las matrículas e inscripciones inactivas, a partir de la entrada en vigencia de la presente Circular.

- Verificación de la identidad con el sistema de información de la Registraduría Nacional del Estado Civil disponible, a partir de la entrada en vigencia de la presente Circular.

- Fase de divulgación y pedagogía inicial, desde la expedición de la Circular hasta el 30 de septiembre de 2014.

- Implementación del sistema de alertas para las matrículas e inscripciones activas, a partir del 1° de agosto de 2014.

- Sistema de identificación biométrica, estará sujeto a los términos señalados por la Registraduría Nacional del Estado Civil.

4. Vigencia. La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

Atentamente,

El Superintendente de Industria y Comercio,

Pablo Felipe Robledo del Castillo.

Publicada en D.O. 49.167 del 30 de mayo de 2014.



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