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¿Cómo crear un balance general básico?

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¿Cómo crear un balance general básico?





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¿Cómo crear un  

balance general básico? 


 

¿Cómo crear un balance general básico? 

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1.  En  una  nueva  hoja  de  cálculo  en  Excel  escriba  los  títulos  de  las  columnas  de  los  datos  que 

consultará posteriormente, de la siguiente forma: 

 

 

 

 

2.  En la celda A1 digite el nombre de la conexión o compañía que BIABLE necesita para consultar 

la información empresarial. Ej: Vision. (Figura 2) 

 

 

 

3.  En la celda A2 digite el año que corresponde a la consulta deseada. Ej: 2009. (Figura 2) 

 

4.  En la celda A3 digite el nombre del mes que quiere consultar: Ej: 04. (Figura 2) 

 

Es recomendable que al digitar un mes que corresponde a 1 sólo dígito, anteceda el cero (0) del 

código de mes, asi: 

01 (Enero)  

02 (Febrero)  

03 (Marzo) 

04 (Abril) 

05 (Mayo) 

06 (Junio) 

07 (Julio) 

08 (Agosto) 

FIGURA  1.  

Cree los títulos 

para los datos a 

consultar 

FIGURA  2.  


 

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09 (Septiembre) 

Esto se hace con el fin de configurar el contenido de esa celda con formato texto, ya que Excel 

no toma en cuenta los ceros antecedidos de un número. 

 

Existen varias formas de hacerlo: 

a)  Digite una comilla simple (‘), digite el cero (0) y por último el número del mes. Ej: 

’04. Termine con Enter.  

 

b)  En  una  celda  digite  el  código  de  mes  a  consultar.  En  la  ventana  “Formato  de 

celdas”,  en  la  pestaña  “Número”  seleccione  la  categoría  “Texto”  y  termine 

haciendo clic en “Aceptar”. 

 

 

Digite  nuevamente  el  código  del  mes  a  consultar  y  Excel  tomará  esa  celda  con  formato 

texto. 

 

 

 

 

5.  Columna Cuenta

A partir de la celda A8 hacia abajo deberá digitar los códigos de las cuentas involucradas en el 

balance general. (Figura 3) 

FIGURA  2.  


 

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6.  Columna Nombre Cuenta: 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ubíquese en la celda B8 e inserte la función “NombreCuenta” ubicada dentro del grupo de 

funciones de Excel haciendo clic en el botón “Insertar función”:  

 

 

En la nueva ventana, seleccione la opción “Todas” para seleccionar una categoría. 

 

En la sección “Seleccionar una función”, busque en la lista la función “NombreCuenta”. 

 

FIGURA  3.  

Función NOMBRECUENTA  

DEFINICIÓN 

Retorna el nombre de una cuenta de una compañía específica. 

SINTAXIS 

=NombreCuenta(Cia;Cuenta) 

PARÁMETROS 

Cia:  Digite  o  referencie  de  una  hoja  de  cálculo  el  Código  de  la  Conexión  creada  en  la  ventana  de 

configuración de conexiones. 

Cuenta: Digite o referencie de una hoja de cálculo el Código de la Cuenta a analizar. 


 

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Haga clic en el botón “Aceptar”. 

 

La  nueva  ventana  le  solicitará  digitar  o  referenciar  la  celda  donde  se  encuentra  la  “Cia” 

(conexión o compañía) y la “Cuenta”. 

 

 

 

En  el  campo  “Cia”  diríjase  a  la  celda  donde  ha  digitado  el  nombre  de  la  conexión  y 

seleccione dicha celda. Para el ejemplo será A1. Puede fijar la celda con la tecla F4. 

 

En  el  campo  “Cuenta”  diríjase  a  la  celda  donde  ha  digitado  el  código  de  la  Cuenta  y 

seleccione dicha celda. Para el ejemplo será B8. Para este caso, fije sólo la columna con F4 

hasta que el signo $ anteceda la letra correspondiente a la columna. (De esta forma está 

fijando sólo la columna) 

 

 

 

Termine haciendo clic en el botón “Aceptar” 

 


 

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Copie y pegue la función que acaba de crear a las celdas siguientes. Para el ejemplo serán 

las celdas B9 y B10. 

 

 

Como puede notar, BIABLE traerá  el nombre de la  cuenta  que usted digitó  en las demás 

celdas. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

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7.  Columna Saldo Inicial:  

 

 

 

 

 

 

BIABLE posee las funciones particulares para Débitos, Créditos, Movimiento, Saldo Inicial y Saldo Final, pero también 

tiene una función que reúne todas ellas: DatoContable 

 

Función DATOCONTABLE  

DEFINICIÓN 

Retorna el dato especificado en el parámetro operación para una compañía en el rango especificado. 

SINTAXIS 

=DatoContable(Operación;Cia;CuentaInicial;CuentaFinal;MesInicial;MesFinal;Tercero;CCostoIni;CCostoFin;S

ucursalIni;SucursalFin;Mon) 

PARÁMETROS 

Operación:  Digite,  seleccione  o  referencia  de  una  hoja  de  cálculo  el  dato  que  se  quiere  devolver  en  la 

función: Débito, Crédito, Movimiento, Saldo Inicial, Saldo Final o sus análogos en el presupuesto (si aplica para 

su sistema de información). 

Cia:  Digite  o  referencie  de  una  hoja  de  cálculo  el  Código  de  la  Conexión  creada  en  la  ventana  de 

configuración de conexiones. 

CuentaInicial: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código de la cuenta a evaluar. Este parámetro es 

obligatorio. 

CuentaFinal:  Digite  o  referencie  de  una  hoja  de  cálculo  el  código  de  la  cuenta  límite  a  evaluar.  Este 

parámetro es usado si desea consultar entre rangos de cuentas. Este parámetro es opcional, si se deja en blanco 

se asume la inicial como la agrupadora. 

MesInicial: Digite o referencie de una hoja de cálculo el período a analizar. Este parámetro es obligatorio. 

MesFinal: Digite o referencie de una hoja de cálculo el período límite a analizar. Este parámetro es usado si 

desea  consultar  entre  rangos  de  meses.  Diligenciarlo  es  opcional,  si  se  deja  vacío,  se  asume  el  periodo  inicial 

como período de consulta. 

Tercero:  Digite  o  referencie  de  una  hoja  de  cálculo  el  código  del  Tercero  a  analizar.  Si  la  cuenta 

seleccionada no maneja tercero se devolverá siempre 0. Este parámetro es opcional. 

CCostoIni: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código del Centro de Costo a analizar. Si la cuenta 

seleccionada no maneja centro de costos, se devolverá 0. Este parámetro es opcional, déjelo vacío si su sistema 

contable no maneja centros de costos. 

CCostoFin: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código del Centro de Costo límite a analizar. Este 

parámetro es usado si desea consultar entre rangos de Centros de Costos. El diligenciamiento es opcional. 

SucursalIni: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código de una Sucursal a analizar. Este parámetro 

es opcional, déjelo vacío si su sistema contable no maneja sucursales. 

SucursalFin:  Digite  o  referencie  de  una  hoja  de  cálculo  el  código  de  una  Sucursal  límite  a  analizar.  Este 

parámetro es usado si desea consultar entre rangos de Sucursales. 

Mon: Permite ver los valores reales en Pesos (0) Miles (1000), Millones (1000000), dólares (TRM del día) o 

el cambio deseado. Digite el formato en que desea ver los valores. 


 

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Ubíquese en la celda C8 e inserte la función “DatoContable” ubicada dentro del grupo de 

funciones de Excel haciendo clic en el botón “Insertar función”: 

 

 

En la nueva ventana, seleccione la opción “Todas” para seleccionar una categoría. 

 

En la sección “Seleccionar una función”, busque en la lista la función “DatoContable”. 

 

 

Haga clic en el botón “Aceptar”. 

 

La  nueva  ventana  le  solicitará  digitar  o  referenciar  los  parámetros  de  consulta 

mencionados en el recuadro para la función DatoContable 

 

 

 

En  el  campo  “Operación”  referencie  la  celda  donde  se  encuentra  el  nombre  del  dato  a 

consultar  (Débitos,  Créditos,  Saldo  Inicial,  Saldo  Final  o  Movimiento).  Para  nuestro 


 

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ejemplo,  será  C7.  Fije  la  fila  con  la  tecla  F4  hasta  que  el  signo  pesos  ($)  anteceda  el 

número. (De esta forma estará fijando sólo la fila) 

 

 

En  el  campo  “Cia”  referencie  la  celda  donde  se  encuentra  el  nombre  de  la  conexión  o 

compañía. Para nuestro ejemplo, será A1. Fije la celda con la tecla F4 

 

 

En el campo “CuentaInicial” referencie la celda donde se encuentra el código de la cuenta 

a consultar. Para nuestro ejemplo, será A8. Fije la celda con la tecla F4 hasta que el signo 

pesos ($) anteceda la letra de la celda. 

 

 


 

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El  campo  CuentaFinal  sirve  para  darle  un  límite  de  consulta  a  BIABLE  con  respecto  a  las 

cuentas:  Por  ejemplo:  Si  desea  hallar  el  DatoContable  de  la  cuenta  1105  hasta  la  cuenta 

1110, deberá incluir en el campo CuentaInicial la cuenta 1105 y en el campo CuentaFinal la 

cuenta 1110 y BIABLE automáticamente le sumará los valores de todas las cuentas que van 

desde la cuenta 1105 hasta la cuenta 1110.  

Este campo puede dejarlo en blanco. 

 

En el campo “MesInicial” existen 2 formas de agregar este parámetro: 

  Referencie  la  celda  donde  se  encuentre  el  año  y  concatene  con  el  símbolo 

Ampersand (&) con la celda donde se encuentre el mes. 

 

 

De esta forma convierte la consulta del campo Mes a PERIODO. 

 

  Digite  en  una  celda  en  blanco  el  periodo  completo,  por  ejemplo:  200904.  2009 

corresponde al año y 04 corresponde al mes. 

En el asistente de la función DatoContable referencia la celda que acaba de crear 

con el parámetro PERIODO. 

 

En  el  campo  “MesFinal”  referencie  el  PERIODO  límite  a  consultar.  Por  ejemplo:  Si  va  a 

consultar  el  resultado  de  un  dato  en  un  lapso  de  tiempo:  Desde  200904  hasta  200906, 

indique el periodo 200904 como MesInicial y el periodo 200906 como MesFinal. 


 

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Este parámetro es  opcional, si se deja en blanco  se asume la  inicial como la  agrupadora.

 

 

En  el  campo  “Tercero”  referencie  o  digite  el  código  del  Tercero  a  consultar.  Si  la  cuenta 

seleccionada no maneja tercero se devolverá siempre 0. Este parámetro es opcional. 

 

En el campo “CCostoIni” Digite o referencie el código del Centro de Costo a analizar. Si la 

cuenta  seleccionada  no  maneja  centro  de  costos,  se  devolverá  0.  Este  parámetro  es 

opcional, déjelo vacío si su sistema contable no maneja centros de costos. 

 

En el campo “CCostoFin” digite o referencie el código del Centro de Costo límite a analizar. 

Este  parámetro  es  usado  si  desea  consultar  entre  rangos  de  Centros  de  Costos.  El 

diligenciamiento es opcional. 

 

En  el  campo  “SucursalIni”  digite  o  referencie  el  código  de  una  Sucursal  a  analizar.  Este 

parámetro es opcional, déjelo vacío si su sistema contable no maneja sucursales. 

 

En el campo “SucursalFin” digite o referencie el código de una  Sucursal  límite a  analizar. 

Este parámetro es usado si desea consultar entre rangos de Sucursales. 

 

El  campo  “Mon”  permite  ver  los  valores  reales  en  Pesos  (0)  Miles  (1000),  Millones 

(1000000), dólares (TRM del día) o el cambio deseado. Digite el formato en que desea ver 

los valores. 

 

Termine  haciendo  clic  en  “Aceptar”  y  verá  el  resultado  del  Saldo  Inicial  para  la  cuenta 

seleccionada de esa compañía. 

 

Copie y pegue esta función en las celdas de la columna “Saldo Inicial” para las demás cuentas 


 

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8.  Columnas DébitosCreditosSaldo Final 

Debido  a  que  la  función  DatoContable  es  usada  para  consultar  el  saldo  inicial,  los  débitos, 

créditos, el movimiento y el saldo final; puede copiar y pegar la función creada en la columna 

Saldo  Inicial  en  las  celdas  destinadas  para  los  débitos,  créditos  y  saldo  final.  Para  el  ejemplo 

serán las celdas D8 hasta F10. 

 

 

El  resultado  será  el  esperado  si  ha  fijado  correctamente  las  celdas  en  la  función  creada 

previamente. 

 

Para una  mejor presentación del informe es recomendable darle el  formato de número a  los 

valores arrojados, por medio del botón “Formato numérico” en BIABLE.   

 

 


 

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Termine  su  informe  agregando  los  títulos  correspondientes  y  dándole  un  formato  para  la 

presentación: 

 

 

 

Para  el  nombre  de  la  compañía,  puede  usar  la  función  “NombreConexion”  del  grupo  de 

funciones que BIABLE le ofrece. 

 

 

Para el título de la fecha, es posible concatenar funciones entre sí: 

 


 

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BIABLE le ofrece la función “NombreMes” que devuelve el nombre de un mes a partir de una 

fecha. 

Para el ejemplo: 

1.  Concatenamos la función “NombreMes” que devuelve a “Abril” como resultado de la celda 

A3 

2.  El signo Ampersand (&) une la  palabra “ DE ” y el contenido de la  celda  A2,  que en  este 

caso es el año 2009. 

 

BIABLE le permitirá cambiar los parámetros de consulta como la conexión, el año, el mes o las 

cuentas  en  el  momento  en  que  desee  consultar  otro  tipo  de  información  referente  a  estos 

parámetros. 

 

Digite la información a consultar, y automáticamente el valor habrá cambiado. 



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