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¿Cuáles Son Los Documentos Que Se Requieren Para La Exportación?

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¿Cuáles Son Los Documentos Que Se Requieren Para La Exportación?

Cuando usted toma la decisión de exportar los productos de su pequeña empresa, uno de los aspectos importantes es la documentación que se requiere. Los documentos que tiene que completar para la exportación son distintos que aquellos para una venta dentro del país y generalmente la exportación requiere más documentos.

Cuando usted exporta usando un intermediario, el agente o compañía de exportación normalmente se encarga de estos requerimientos y cuando exporta con la ayuda de un expedidor de carga, puede beneficiarse de su experiencia y apoyarse en el expedidor para que le aconseje con respecto a los documentos que se necesitan. Pero de todas maneras es bueno tener conocimiento de los distintos documentos que se requieren, cuándo se requieren y su propósito. Y cuando toma la decisión de exportar directamente, por su propia cuenta, este conocimiento será fundamental.

Además cabe tener presente que aún cuando la documentación para las exportaciones puede ser rutinaria para los expedidores de carga y los corredores de aduana, el exportador tiene la responsabilidad final por la integridad y la precisión de los documentos.

Documentos Comúnmente Usados en la Exportación

Los documentos que se requieren dependen del país de destino, las condiciones de la venta, el medio de transporte, las características de su producto en particular y las normativas que puedan aplicarse. Hay varios documentos que se ocupan en la mayoría de las exportaciones, que se describen a continuación.
Factura Pro Forma (Pro Forma Invoice)

Una vez concretado el negocio y aceptado el pedido u orden de compra del cliente en el extranjero, el exportador confecciona una factura pro forma. Con esta factura comienza el proceso de exportación. El comprador la necesita para solicitar una importación y en caso que va a pagar con carta de crédito, necesita la factura pro forma para presentarla a su banco en el extranjero para solicitar la carta de crédito.

La factura pro forma debe tener información completa y precisa del producto que se exporta y las condiciones acordadas entre el exportador y el importador, incluyendo el precio del producto y todo otro costo que corre por cuenta del comprador. Debe indicar:
• La cantidad y una descripción de la mercancía, indicando su peso y dimensiones para el envío y cualesquiera otras especificaciones del producto.
• El precio unitario y precio total de la entrega.
• El tipo de cotización, con una indicación de los "
Incoterms" que son las condiciones de comercio comúnmente aceptadas para el comercio internacional. Definen precisamente las responsabilidades de tomar control de los bienes y asegurarlos en distintos puntos en el proceso de envío.
• El método de empaque.
• Los medios de transporte y los costos asociados.
• El lugar de descarga o entrega de los bienes.
• La fecha de entrega.
• La forma y el instrumento de pago.

La factura pro forma también debe tener los datos del exportador e importador, como el nombre, dirección y teléfono; la fecha y lugar de emisión y la firma del exportador. Debe incluir las leyendas específicas que el importador requiere, según las normativas de su país y acorde al tipo de producto que está importando. La factura pro forma puede tener un formato distinto a aquello de la factura comercial.

Factura Comercial (Commercial Invoice)

Una vez aceptada la factura pro forma, el exportador debe confeccionar una factura comercial. Algunos países exigen formatos especiales para la factura comercial, de acuerdo a sus reglamentos internos, con especificaciones acerca del contenido, número de copias, el idioma y otros aspectos. Es una práctica común confeccionar la factura comercial en inglés y también en el idioma del país de destino. El expedidor de carga puede avisarle si se requiere una copia traducida y probablemente puede indicarle un servicio de traducción si sea necesario.

La factura comercial debe tener la misma información que la factura pro forma y toda otra información que requiera el país de destino. La descripción de la mercancía debe corresponder exactamente a la descripción en la carta de crédito o en el documento para otro tipo de pago, como una cobranza documentaria. Cualquiera diferencia podría complicar el proceso de cobranza de la exportación. El importador necesita la factura comercial para internar la mercancía por aduana en el país de destino y para determinar los aranceles que tienen que pagarse.

Factura Consular (Consular Invoice)

La factura consular es similar a la factura comercial y se requiere en ciertos países. Debe estar confeccionada en el idioma del país de destino y se presenta en el consulado de ese país para estar legalizada, asegurando que los bienes por importarse cumplen con los reglamentos del país del importador. El consulado puede tener a disposición los formularios que se requieren.

El consulado cobra derechos por certificar y legalizar los documentos y el contrato de venta u orden de compra debe especificar las responsabilidades por estos y otros costos de la documentación entre el exportador y el importador.

Lista de Empaque de la Exportación (Export Packing List)

La lista de empaque de la exportación es bastante más detallada e informativa que la lista de empaque doméstica estándar. Se individualizan los contenidos de cada paquete individual, indicando el tipo de empaque, que sea una caja, tambor o envase. También muestra los pesos y medidas netas, legales, brutas y taraje de cada paquete, en unidades inglesas y métricas. Los rótulos en los paquetes deberían indicar las referencias del embarcador y el comprador. El embarcador o el expedidor de carga ocupa esta lista para determinar el peso y volumen total del despacho y para asegurarse que se está embarcando la carga correcta. Además, los oficiales de aduana en los EE.UU. y el país de destino pueden ocupar la lista para revisar la carga y los compradores la ocupan para hacer inventario de las mercancías recibidas.

Conocimiento de Embarque Marítimo (Ocean Bill of Lading)

El conocimiento de embarque es un documento emitido por el transportista, reconociendo que los bienes que se especifican han estado recibidos a bordo para el transporte y que están listos para su entrega a un lugar determinado, al consignatario identificado. Constituye evidencia del contrato para el transporte de los bienes y sirve varios propósitos:
• Es un título de propiedad,
• Es evidencia del contrato entre el exportador y el transportista, por ejemplo la empresa naviera,
• Es un recibo, firmado por el transportista, confirmando que los bienes han estado recibidos a bordo en buena condición y listos para el transporte,
• Especifica el lugar de entrega, los pagos de flete y a quién se consignan los bienes y
• Detalla las responsabilidades legales para las distintas partes involucradas en el embarque.

El conocimiento de embarque original constituye un instrumento negociable que afecta todos los aspectos legales del transporte físico. Puede ser endosado para traspasar propiedad de los bienes que se están transportando.

Cuando el exportador quiere consignar el cargo directamente al comprador final, puede usar un conocimiento de embarque no traspasable. Otro tipo es el conocimiento de embarque de orden, que se puede usar cuando el exportador no quiere que la propiedad se traspase al comprador hasta que se hayan cumplido ciertas condiciones. Este tipo de conocimiento de embarque normalmente se ocupa cuando el método de cobranza es con giro bancario o carta de crédito. Esto permite que el banco del comprador puede tomar la propiedad de los bienes en el evento que el comprador no cumple. El banco no entrega el título hasta que recibe el pago del comprador y no entrega los fondos al exportador hasta que haya cumplido las condiciones de la venta.

Guía Aérea (Air Waybill)

Cuando la exportación es vía transporte aéreo, se usa una guía aérea en vez de un conocimiento de embarque. Las guías aéreas son instrumentos no negociables y sirven como recibo para el exportador. La guía aérea sirve como evidencia que la aerolínea ha aceptado los bienes indicados en la lista y se compromete en llevarlos al aeropuerto de destino. Puede incluir indicaciones sobre el manejo, despacho y entrega de la mercancía. La mayoría de las guías aéreas también tiene una declaración de aduana.

Certificado de Origen (Certificate of Origin)

Éste es el documento que certifica que los bienes fueron fabricados o producidos en los EE.UU. Los importadores ocupan el certificado de origen para aprovechar la exención del pago de aranceles, de conformidad con los tratados de libre comercio que otros países han celebrado con los EE.UU. Por ejemplo, se ocupa un certificado de origen del Tratado de Libre Comercio Norteamericano para los productos que se embarcan a Canadá o México, si cumplen las reglas del origen de la producción acorde a este tratado.

Los EE.UU también tiene tratados de libre comercio con Australia, Bahrein, América Central y la República Dominicana, Chile, Israel, Jordán, Marruecos, Omán y Singapur. Tiene tratados pendientes con Colombia, Corea, Panamá y Perú. Puede consultar el sitio web de la Administración del Comercio Internacional (International Trade Administration) de los EE.UU. en http://trade.gov/fta para una lista actualizada de los tratados vigentes y mayor información sobre ellos.

El exportador debe firmar este certificado y cuando las normas del país de destino así especifiquen, el certificado debe estar endosado por una cámara de comercio acreditada y a veces por el consulado. En este último caso, el exportador debe firmar el certificado ante notario y luego el certificado debe estar firmado por una cámara de comercio antes de presentarlo en el consulado.

Certificado de Inspección (Inspection Certificate)

Muchas veces la aduana en el país de destino, o el comprador requiere un certificado de inspección para ciertos productos que están regulados, típicamente relacionados a la agricultura, la salud o el medio ambiente. También puede ser necesario tener un certificado de inspección para asegurar que los contenedores están libres de contaminantes antes de ingresar a ciertos puertos, o para indicar que los productos cumplen las especificaciones de un contrato o orden de compra.

Dependiendo del tipo de producto exportado, los certificados pueden estar emitidos por distintas agencias, como el Departamento de Agricultura de los EE.UU., la Administración de Alimentos y Drogas, la Agencia para la Protección del Medio Ambiente, o por empresas terceras de inspección.

Certificación Fitosanitaria (Phytosanitary Certificate)

La mayoría de los países exigen una certificación fitosanitaria para la importación de plantas, vegetales y frutas frescas. Este documento certifica que el producto está libre de plagas dañinas que podrían afectar los cultivos. Los tratamientos especiales que son necesarios para cumplir con las normas del país de destino, como el almacenamiento en frío, también se documentan en esta certificación.

El Servicio de Inspección de Salud Animal y Vegetal del Departamento de Agricultura de los Estados Unidos (Animal Plant and Health Service of the U.S. Department of Agriculture) y otras agencies al nivel de los estados otorgan estas certificaciones fitosanitarias.

Certificado de Seguro (Insurance Certificate)

Se ocupa el certificado de seguro para asegurar al consignatario que el seguro va a cubrir la pérdida o daño a la carga durante el tránsito. Se requiere este documento cuando la carta de crédito o algún otro trámite documentario exige evidencia de cobertura contra riesgos para los bienes que está exportando. Típicamente los expedidores de carga tienen una póliza abierta para el uso de sus clientes y pueden emitir el certificado a nombre del exportador.

Declaración de Exportación del Embarcador (Shipper's Export Declaration)

Se requiere una Declaración de Exportación del Embarcador para todos los despachos que tienen un valor de más de $2.500 y para cualquier embarque menos de ese valor que explícitamente requiere una licencia de exportación. La Declaración de Exportación del Embarcador permite que la Oficina del Censo pueda monitorear los tipos de productos que se están exportando de los EE.UU., para propósitos estadísticos. Debe presentarse al transportista antes de efectuar el embarque. Las empresas navieras y aerolíneas adjuntan una copia de la declaración al manifiesto del buque y la presentan al Departamento de Aduanas de los EE.UU., para que se apruebe la salida de la mercancía.

La declaración incluye una lista de los productos, indicados por el número correspondiente del "sistema harmonizado" que es un sistema que se usa internacionalmente para clasificar los bienes de comercio. Se hace esta declaración en la forma 7525-V que se puede bajar del sitio web www.census.gov/foreign-trade/regulations/forms. Para ayuda en completar la forma, puede referirse a www.census.gov/foreign-trade/regualtions/forms/correct-way-to-complete-the-sed.pdf. También puede presentar la declaración en forma electrónica. Para mayores detalles ver el sitio web www.aesdirect.gov.


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