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Dgai-inf 016-2015 Licenciado Benito Coghi Morales Director General de Aduanas asunto

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San José, 17 de noviembre de 2015

DGAI-INF 016-2015





Licenciado

Benito Coghi Morales

Director General de Aduanas


ASUNTO: Informe sobre la revisión del Departamento Normativo de las Aduanas.


Estimado señor:


Nos permitimos presentarle el informe de control interno Nº DGAI-INF-016-2015, que versa sobre el estudio de auditoría realizado a los departamentos normativos de las aduanas, en atención al Plan de Trabajo Anual del 2015, de esta Dirección General de Auditoría Interna y fue atendido por el Proceso de Auditoría de Ingresos.


La revisión comprendió, el segundo semestre el 2014, con el análisis de los controles en la gestión de los departamentos normativos de las Aduanas Central y Santamaría, en lo correspondientes a información suministrada por el departamento, expedientes de casos sancionatorios, archivo y custodia de los expedientes y el sistema de información utilizado para llevar el control de los casos.


Este estudio se realizó de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la Auditoría Interna del Sector Público.


Además, como complemento de nuestro estudio, se emitieron como servicios preventivos para la Administración los informes DGAI-AD-005-2015, “Servicio preventivo de advertencia sobre los expedientes en la Aduana Central, DGAI-AD-007-2015, y el “Servicio preventivo de advertencia sobre el resguardo de los expedientes del Departamento Normativo de la Aduana Santamaría”.


Los resultados del estudio, fueron comunicados el día 11 de noviembre del 2015 a los funcionarios Lic. Roy Chacón Mata, Subdirector de la Dirección General de Aduanas, Lic. Jose Raul Vargas Calvo, Jefe de Planificación Estratégica y Control de Gestión y al Lic. Manuel Rodríguez Segura, funcionario de Planificación Estratégica y Control de Gestión.


  1. Resultados obtenidos


    1. Generalidades


En el artículo N°1, de la Ley General de Aduanas, N° 7557, establece que el ámbito aduanero, regula las entradas y las salidas del territorio nacional, de mercancías, vehículos y unidades de transporte, también el despacho aduanero, así como los hechos y actos que deriven de él o de las entradas y salidas, de conformidad con las normas comunitarias e internacionales, cuya aplicación está a cargo del Servicio Nacional de Aduanas.


De conformidad con el Reglamento a la Ley General de Aduanas, Ley N° 7557, Decreto Ejecutivo No. 25270-H, de 20 de octubre de 1995, el Departamento Normativo es el encargado de atender, resolver, asesorar y dar seguimiento a todo lo relativo a la materia técnica jurídica de la aduana.


En ese sentido, el artículo N° 40 del reglamento antes citado, establece las funciones del Departamento Normativo. A continuación se citan textualmente aquellas funciones que fueron examinadas por parte de esta Auditoría Interna, durante el estudio:


Este Departamento tendrá las siguientes funciones: // b. Tramitar los procedimientos ordinarios, los administrativos para el ajuste de la obligación tributaria aduanera, la aplicación de sanciones de multa y los sumarios señalados en la Ley y su Reglamento, y preparar para la Gerencia de la aduana el proyecto de resolución respectivo. // g. Preparar informes, denuncias, iniciar e instruir investigaciones sobre hechos relacionados con la posible comisión de delitos aduaneros, darles el seguimiento correspondiente y comunicar los resultados al Gerente para lo que corresponda. // j. Elaborar informes y reportes, mantener actualizadas las estadísticas sobre montos de tributos y multas en litigio y lo efectivamente recaudado, de conformidad con las gestiones propias del Departamento. // q. Tramitar los procedimientos de rectificación, desistimiento y anulación de declaraciones aduaneras, reclamos por cobro indebido o cualquier otra solicitud de devolución de tributos de importación o exportación que se presenten ante la aduana y preparar para la Gerencia el proyecto de resolución respectivo, siempre que no sea competencia de otra oficina administrativa.”


A partir de lo anterior, el Departamento Normativo en las Aduanas es el encargado de atender, resolver, asesorar y dar seguimiento a todo lo relativo a la materia técnica jurídica de la Aduana de conformidad con lo expuesto en el artículo N° 39 del Reglamento a la Ley General de Aduanas, precitado.


Para el presente estudio se determinó que las Aduanas Central y Santamaría presentan la mayor cantidad de casos sancionatorios, razón por la cual se le dio énfasis para lo correspondiente a este estudio, por considerarse que representaba un área crítica de ser analizada como parte de los objetivos de nuestro estudio.


    1. Aspectos positivos


Durante el estudio, se documentó que se han realizado por parte de la Dirección General de Aduanas esfuerzos importantes para mejorar las condiciones físicas de las instalaciones de las Aduanas, incluyendo el área correspondiente para los departamentos normativos, prueba de esto son las recientes remodelaciones realizadas en la Aduana Santamaría y las que se estaban efectuando en la Aduana Central, durante nuestras visitas al campo.


Los departamentos normativos de la Aduana Central y Santamaría, cuentan con elementos de control positivos, de los cuales citamos algunos a continuación:


  • Seguimiento a las metas de cumplimiento asignadas a cada funcionario, mediante reportes mensuales, los cuales son consolidados semestralmente.

  • Los departamentos normativos elaboran reportes o informes mensualmente, tanto de lo realizado a través del sistema TICA como de lo realizado por medio de enteros de gobierno, transferencias o depósitos, todos estos reportes e informes son comunicados mensualmente a la gerencia.

  • Los planes anuales son divulgados a los funcionarios de los departamentos, vía correo electrónico y se realizan reuniones en conjunto con los funcionarios para analizar los planes anuales y posteriormente se emiten lineamientos para incentivar el alcance de las metas.

  • Cada etapa del proceso sancionatorio es visto por la jefatura del Departamento Normativo, el cual debe revisar y dar un visto bueno, determinando posibles nulidades, errores o desviaciones y aplicando los ajustes necesarios antes de proseguir, estas etapas son los puntos de control específicos del proceso.


    1. Sobre los casos sancionatorios


a) Se determinó que los Departamentos Normativos de la Aduana Central y Santamaría, a pesar de los esfuerzos realizados por estos departamentos para disminuir significativamente la cantidad de casos acumulados, estos no han logrado el éxito esperado, por lo que el tramite no siempre es expedito, en razón de que no cuentan con un plan para la atención y disminución de los casos sancionatorios, en donde se defina claramente las actividades, recursos, los responsables y el periodo de ejecución que conlleven al cumplimiento de las metas y objetivos establecidos.


Ejemplo de la falta de agilidad en el trámite y de su acumulación se observa a través de los informes de inventarios mensuales, donde se infiere que en la Aduana Central para el segundo semestre del 2014, tenía un promedio de 1694 casos sancionatorios en proceso y a junio del 2015 tiene un acumulado de 2054 casos, para la Aduana Santamaría el promedio mensual del mismo periodo es de 2657 casos y para junio 2015, es de 2670 casos. A continuación se presenta el detalle:


Expedientes de casos sancionatorios

Acumulados por mes











Aduanas

jun-14

jul-14

ago-14

sep-14

oct-14

nov-14

dic-14

 

Jun-15

Central

1617

1661

1692

1544

1693

1815

1839

 

2054

Santamaría

2607

2746

2616

2661

2670

2634

2665

 

2670


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