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Documento tecnico para remision de informacion a las administradoras del sistema integral de seguridad social

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Superintendencia Bancaria

Superintendencia Nacional de salud

Santafé de Bogotá, D. C.



DOCUMENTO TECNICO PARA REMISION DE INFORMACION A LAS ADMINISTRADORAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE SEGURIDAD SOCIAL


1. DEFINICIONES Y REGLAS


1.1 VISION GENERAL


Con el fin de estructurar el manejo de los datos enviados por los empleadores - personas naturales o jurídicas - a las Administradoras de Fondos de Pensiones, de riesgos profesionales y del Sistema General de Salud, en medio magnético, se han definido los siguientes formatos:



2. FORMATOS PARA ENVIO DE INFORMACION EN MEDIO MAGNETICO


2.1 SISTEMA GENERAL DE PENSIONES


De acuerdo con las instrucciones establecidas en la Circular Externa Conjunta SB 027 SNS 036 de 1997, modificada parcialmente por la Circular Externa Conjunta SB 049 SNS 040 del presnte año, los aportantes remitirán a las entidades administradoras del sistema general de pensiones la proforma:


PROFORMA B 6000-01: “Formulario Liquidación de Aportes”, para envío en medio magnético, que para su efecto se codificó como 01 (Ver ejemplo correspondiente).



2.2 SISTEMA GENERAL DE RIESGOS PROFESIONALES


Según las instrucciones definidas en la Circular Externa Conjunta SB 027 SNS 036 de 1997, modificada parcialmente por la Circular Externa Conjunta SB 049 SNS 040 del presnte año, los aportantes remitirán a las Entidades Administradoras del Sistema General de Riesgos Profesionales la proformas:



PROFORMA B 3000-01: “Formulario Liquidación de Aportes”, para envío en medio magnético, que para su efecto se codificó como 02 .



2.3 SISTEMA GENERAL DE SALUD



Según las instrucciones definidas en la Circular Externa Conjunta SB 027 SNS 036 de 1997, modificada parcialmente por la Circular Externa Conjunta SB 049 SNS 040 del presnte año, los aportantes remitirán a las entidades administradoras del sistema general de salud la proforma:



PROFORMA SNS 5000-003: “Formulario Liquidación de Aportes”, para envío en medio magnético, que para su efecto se codificó como 03 .


2.4 SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRADO


Según las instrucciones definidas en la Circular Externa Conjunta SB 027 SNS 036 de 1997, modificada parcialmente por la Circular Externa Conjunta SB 049 SNS 040 del presnte año, los aportantes remitirán a las entidades Administradoras del Sistema General de Seguridad Social la proforma:


PROFORMA B.0000-002 SNS 5000-001: “Formulario Liquidación de Aportes”, para envío en medio magnético, que para su efecto se codificó como 04 .


En esta proforma se integra todo el Sistema de Seguridad Social, es decir, incluye la información del Sistema General de Pensiones, Sistema General de Riesgos Profesionales y Sistema General de Salud, para ser utilizados por los empleadores que deban reportar los tres o dos Sistemas mencionados anteriormente a una Administradora que este autorizada para manejar más de un sistema. Ejemplo (ISS)


3. ENVÍO DE INFORMACIÓN


3.1 GENERALIDADES


Con base en los formularios definidos en las Circular Externa Conjunta SB 027 SNS 036 de 1997, modificada parcialmente por la Circular Externa Conjunta SB 049 SNS 040 del presnte año, la autoliquidación debe llevarse a un archivo magnético teniendo en cuenta:


CAMPO: Cuando el documento menciona “campo” significa, que hace referencia al contenido de

una casilla según proforma utilizada. Esta casilla está descrita en la columna “Descripción” de cada uno de los diseños de los registros que aparecen más adelante en detalle.


Para el diligenciamiento de cada campo se debe tener el instructivo de la Circular Externa Conjunta SB 027 SNS 036 de 1997 y el diseño del registro correspondiente en el numeral 3.2 del presente documento.


Cada registro del mismo tipo dentro de un formato debe tener la misma longitud. (Ver diseño de los registros)


Los campos que no se utilicen deben ir con ceros o blancos, según su característica (Numérico o Alfanumérico), para completar la longitud del registro.


Los datos numéricos se indicarán en valores enteros, justificados a la derecha del campo correspondiente. Si la longitud del dato es inferior a la longitud del campo, se completará con ceros a la izquierda.


Los campos que contengan valores negativos deben anteponerce el signo menos (-), formando parte de la longitud del campo.


Los datos alfanuméricos se diligenciarán en mayúsculas y se justificarán a la izquierda del campo correspondiente y se complementa con espacios en blanco (‘ ‘) a la derecha.

Los nombres de personas naturales se reportan en el siguiente orden:


1. Primer apellido

2. Segundo apellido o de casada

3. Nombres


- El nombre del archivo debe ser:


INaaaamm.TXT


donde

aaaa corresponde al año y,

mm al mes de reporte.



- El diskette será rotulado así:


NOMBRE DEL APORTANTE

NIT

NOMBRE Y TELEFONO DEL RESPONSABLE


  • El archivo debe grabarse en formato ASCII, en diskette de 5 ¼ ó 3 ½ pulgadas, formateado bajo sistema DOS versión 3.0 o superior.


3.2 DESCRIPCIÓN DEL ARCHIVO MAGNÉTICO DE ENVÍO DE INFORMACIÓN


El archivo de envío de información contiene 4 tipos de registros que llamaremos en adelante registros Tipo-1, Tipo-2, Tipo-3 y Tipo-4


Para evitar confusiones, la información numérica debe ser justificada a la derecha en los casos en que la longitud del campo supera la longitud del dato y los caracteres remanentes del campo deberán llenarse con ceros, mientras que la información alfanumérica irá justificada a la izquierda y los caracteres remanentes se deben llenar con espacios.


Para cada uno de los diferentes registros como primer campo debe incluir el número de renglón o secuencia con una longitud de cinco (5) caracteres. Así:


- Para el Registro Tipo-1: “00000”

- Para el Registro Tipo-2: comienza con el “00001” hasta fin de la información de los afiliados.

- Para el Registro Tipo-3: Comienza con el “00031” hasta el “00039” disponible según la proforma

- Para el Registro Tipo-4: “99999”


Ver ejemplo.


A continuación se ofrece una descripción de los registros que componen el archivo de envío de información:


3.2.1 SISTEMA GENERAL DE PENSIONES


Registro Tipo-1: Es el registro de encabezado del archivo. En el se envían los datos básicos que identifican al aportante que está enviando el archivo a la administradora correspondiente


En cada archivo que se envíe sólo debe existir un registro Tipo-1 y debe ser el primero. (Ver ejemplo)


NUMERO

LONGITUD

POSICION

POSICION

TIPO

DESCRIPCION

CAMPO


INICIAL

FINAL

CAMPO


1

5

1

5

N

Número del Registro (00000 en este caso)

2

1

6

6

N

Tipo de Registro ("1" en este caso)

3

2

7

8

N

Código de formato. En este caso será 01.

4

40

9

48

A

Razón social de la entidad administradora

5

9

49

57

N

Número de Identificación Tributaria.

6

1

58

58

A

Dígito de Verificación

7

40

59

98

A

Nombre o razón social del aportante

8

1

99

99

A

Tipo documento del aportante (N=Nit; C=ced. Ciudadanía; E= Ced. Extranjería)

9

9

100

108

N

Número de Identificación del aportante

10

1

109

109

A

Dígito de Verificación

11

1

110

110

A

Clase de aportante (P = Pequeño, G = Grande)


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