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Escuela superior politécnica del litoral instituto de Ciencias Matemáticas

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3.2.1.1 Código de Ética


Marco regulatorio


La disposición regulatoria y normativa de SIB, expresa la obligatoriedad a las entidades del sistema financiero a formular un código de ética y respaldado de las buenas prácticas internacionales sugieren que, las instituciones deben establecer estándares de actuación, fijar mecanismos, declarar principios, con el propósito preventivo a fin de evitar que las entidades del sistema financiero sea utilizada para blanquear activos de origen ilícito. Al tenor del artículo 3 de la resolución JB-2008-1154, el código debe ser aprobado por el más alto órgano de administración de la institución; su difusión y puesta en vigor será responsabilidad de la alta Gerencia.


Factores críticos de riesgo


  1. El código fue emitido y aprobado por las máximas autoridades de la compañía

  2. El código contiene pautas de comportamiento que demuestren el compromiso de la entidad para prevenir el uso indebido de información privilegiada y un acápite para el lavado de activos

  3. Los principios contenidos en el código son observados por los representantes legales, directores, administradores y funcionarios de la entidad.

  4. El código contiene pautas para evitar y superar conflictos de intereses.

  5. El código está al alcance de todos los funcionarios de la entidad, lo conocen, lo entienden y lo aplican.

  6. El código de ética contiene los principios rectores, los valores institucionales, las sanciones por incumplimiento

  7. El código contempla la actuación y relación con clientes, con proveedores, con la competencia

  8. El código contempla las conductas relacionas con limitación de regalos y atenciones recibidas.

  9. El código contempla disposiciones sobre atención al trabajo y desarrollo profesional.

  10. El código contempla de manera expresa las actuaciones prohibidas del personal.


3.2.1.2 Manual de Control Interno y Funciones


Marco regulatorio


La disposición regulatoria y normativa de SIB, expresa la obligatoriedad a las entidades del sistema financiero a formular un manual de control interno y funciones y respaldado de las buenas prácticas internacionales, sugieren la formulación, expedición y difusión de un documento con procedimientos específicos, políticas, objetivos, normas y esquemas, a fin de que las actividades de la institución se ajusten al derecho interno, a los lineamientos de las autoridades supervisoras.


Factores críticos de riesgo


  1. El manual fue emitido en la entidad por las máximas autoridades de la empresa

  2. El manual se ha actualizado periódicamente, de acuerdo con las normas que se han expedido

  3. Se han reportado al ente supervisor las respectivas actualizaciones

  4. El manual cubre todos los servicios o productos sin importar sean en efectivo o no.

  5. El manual está al alcance de todos los funcionarios y empleados de la entidad, lo conocen, lo entienden y lo aplican.

  6. El manual constituye un conjunto de órdenes claras dirigidas a sus funcionarios y empleados

  7. Contiene procedimientos para controlar el cumplimiento de las normas contenidas en el mismo

  8. Determina de forma clara los canales de reporte interno una vez se detecte una operación inusual.

  9. Determina de forma clara la metodología para considerar una operación inusual o injustificada

  10. Determina de forma clara la obligatoriedad de reportar las operaciones inusuales o injustificadas a la UIF

  11. Determina los procedimientos para el cumplimiento de la política de conocimiento del cliente y la forma como se debe dejar constancia de haber verificado la información en las carpetas de cada cliente.

  12. Establece procedimientos para el conocimiento y segmentación del mercado

  13. Indica las responsabilidades de cada empleado en la prevención, detección, y reporte interno de operaciones.

  14. Define un listado de señales de alerta

  15. Señala lineamientos que adoptará la empresa frente a la exposición del LA.

  16. Determina lineamientos para el inicio de relaciones contractuales de nuevos clientes.

  17. Establece políticas de selección y contratación de personal

  18. Establece la definición de los responsables de llevar la relación comercial o financiera con el cliente

  19. Contiene un capítulo sobre la reserva de la información reportada.

  20. Determina los perfiles del cliente e identifica los controles para los cambios y evolución de los mismos.

  21. Establece los procedimientos para la consolidación de la información por cliente

  22. Contiene disposiciones sobre programas de capacitaciones continuas.

  23. Contiene de forma expresa un acápite para el oficial de cumplimiento y sus responsabilidades

  24. Contiene disposiciones sobre desarrollo tecnológico

  25. Contiene procedimientos sobre el registro de operaciones individuales en efectivo y sobre operaciones superiores al umbral establecido

  26. Procedimientos para operaciones múltiples en efectivo.

  27. Contiene los modelos de formulario para el reporte de información periódica a la UIF

  28. Procedimientos para la atención a requerimientos formulados por la autoridades competentes

  29. Procedimientos para la conservación y archivo de los documentos de soporte de las operaciones

  30. Contiene metodologías a ser empleadas en las visitas de inspección a las agencias y dependencias de la empresa

  31. Contiene el modelo y formato para el reporte de las visitas al cliente

  32. Contiene el régimen sanciona torio ante incumplimientos de los procedimientos específicos

  33. Los manuales (incluye funciones, envíos, cajero, consignaciones) contienen los diagramas de flujo de los procesos

  34. Contiene disposiciones sobre el funcionario que tenga la responsabilidad de exceptuar a los clientes del diligenciamiento del formulario de licitud de fondos



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