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Responsabilidades de los Máximos Órganos de Dirección

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3.2.1.3 Responsabilidades de los Máximos Órganos de Dirección


Marco regulatorio


La disposición regulatoria y normativa de SIB, expresa la obligatoriedad a las entidades del sistema financiero a designar responsabilidades a los máximos órganos de dirección y, respaldado de las buenas prácticas internacionales, sugieren la formulación, expedición y difusión de las responsabilidades de los altos directivos, funcionarios y empleados de la institución.


Factores críticos de riesgo


  1. Está expresamente determinado como función de las máximas autoridades el emitir y aprobar las políticas de prevención de LA

  2. Está expresamente determinado como función de las máximas autoridades aprobar el código de ética y el manual de control interno para prevenir el LA. y sus actualizaciones.

  3. Está expresamente determinado como función de las máximas autoridades designar al oficial de cumplimiento conforme a las cualidades y requisitos exigidos.

  4. Está expresamente determinado como función de las máximas autoridades aprobar el procedimiento de vinculación para clientes que por sus características puedan considerarse mayormente expuestos al riesgo de lavado de activos.

  5. Está expresamente determinado como función de las máximas autoridades conocer y realizar seguimientos a las resoluciones del comité de cumplimiento.

  6. Está determinado como función de las máximas autoridades ordenar y proveer los recursos técnicos y humanos para implementar los procedimientos del control del LA.

  7. Está expresamente determinado como función de las máximas autoridades designar instancias para autorizar las excepciones en el diligenciamiento del formulario de licitud de fondos.


3.2.1.4 Comité de Cumplimiento


Marco regulatorio


La disposición regulatoria y normativa de SIB, expresa la obligatoriedad a las entidades del sistema financiero en nombrar un comité de cumplimiento interno para el desarrollo de mecanismos de actuación y, respaldado de las buenas prácticas internacionales, sugieren la conformación, expedición y difusión de los integrantes del comité de cumplimiento con los respectivos cargos de desempeño. El comité deberá estar conformado por: el representante legal o su delegado, un miembro del directorio u organismo que haga sus veces, el gerente, el oficial de cumplimiento y un asesor legal. Entre las facultades y potestades constan: proponer políticas, procedimientos y sanciones, elaborar y presentar informes referente a la prevención de lavado de activos al directorio u organismo que haga sus veces. Deberá servir como un soporte y apoyo al oficial de cumplimiento.


Factores críticos de riesgo


  1. Existe un reglamento o instructivo para la conformación y funcionamiento del comité de cumplimiento

  2. El comité de cumplimiento está conformado al menos por el representante legal, un representante por cada área de la empresa, el oficial de cumplimiento, y el asesor legal.

  3. Las sesiones ordinarias del comité de cumplimiento se realizan por lo menos de forma mensual y se mantienen actas sobre dichas sesiones.

  4. Existen disposiciones sobre la convocatoria, el quórum, y las resoluciones y decisiones que se tomen en el comité.

  5. Existen disposiciones en el reglamento o instructivo sobre las funciones del comité de cumplimiento

  6. Le corresponde al comité proponer a las máximas autoridades de la empresa las políticas sobre el LA., y el manual de control interno sobre LA.

  7. Le corresponde al comité de control interno analizar y pronunciarse sobre el informe mensual del oficial de cumplimiento.

  8. El comité de cumplimiento revisa y analiza, previo a su envío, los informes y reportes a la UIF.

  9. El comité de cumplimiento conoce y requiere a las máximas autoridades la imposición de sanciones por incumplimiento a las medidas de prevención de LA.

  10. Le corresponde al comité de cumplimiento aprobar el plan anual de cumplimiento y hacer seguimiento a su aplicación.

3.2.1.5 Unidad de Cumplimiento


Marco regulatorio


La disposición regulatoria y normativa de SIB, expresa la obligatoriedad de las entidades del sistema financiero en nombrar una unidad de cumplimiento interno para coordinar y vigilar las observancias por parte de la institución controlada y, respaldado de las buenas prácticas internacionales, sugieren la conformación, expedición y difusión de los integrantes de la unidad de cumplimiento con los respectivos cargos de desempeño. La unidad deberá contar con una estructura administrativa de apoyo independientemente de cualquier área. Las facultades y potestades de la unidad son: vigilar las disposiciones legales y normativas, manuales y políticas internas, prácticas, procedimientos por la cual debe de depender directamente del comité de cumplimiento a fin de que las actividades de la institución se ajusten al derecho interno, a los lineamientos de las autoridades supervisoras y a los procedimientos de control para prevenir, detectar y controlar el lavado de activos que se hayan dictado en la entidad.


Factores críticos de riesgo


  1. Se ha conformado en la empresa una unidad de cumplimiento independiente de las demás áreas.

  2. Los integrantes de la unidad de cumplimiento están liderados por el oficial de cumplimiento.

  3. La unidad de cumplimiento tiene como responsabilidades coordinar, ejecutar y vigilar la observancia de las disposiciones legales y normativas, los manuales y políticas internas, y los procedimientos para prevenir el LA.

  4. La unidad de cumplimiento recibe la colaboración de las unidades operativas, y más áreas de la empresa para el cumplimiento de su función.



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