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Políticas y Estructura de Control

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3.2.2.1 Políticas y Estructura de Control


Marco regulatorio


La disposición regulatoria y normativa de SIB, expresa la obligatoriedad de las entidades del sistema financiero a formular, implementar e inscribir políticas y cultura de control y, respaldado de las buenas prácticas internacionales, señalan que las entidades deben establecer políticas que permitan la adecuada aplicación de mecanismos en la prevención de lavado de activos, traducirse en reglas de conducta y procedimientos que orienten la actuación de la entidad en sus acciones, y lograr el convencimiento de los empleados al interior de la institución de asumir una actitud vigilante y sensible durante el desarrollo de las operaciones para cumplir el objetivo de prevenir y controlar el lavado de activos.


Factores críticos de riesgo


  1. Se puede determinar que los funcionarios y empleados de la empresa asumen una actitud vigilante y sensible en el cumplimiento de sus funciones para evitar incurrir accidentalmente en operaciones de L.A.

  2. Se han generado mecanismos de prevención y control al tiempo de establecer algún grado de exposición al riesgo de lavado en determinado servicio u operación.

  3. Las máximas autoridades de la institución y los líderes de área además del oficial de cumplimiento proyectan permanentemente y han inscrito en la empresa la necesidad de mantener en todo tiempo una actitud proactiva al control y prevención del L.A.


3.2.2.2 Política Conozca a su Cliente


Marco regulatorio


La disposición regulatoria y normativa de SIB, expresa la obligatoriedad a las entidades del sistema financiero en aplicar la política “Conozca a su Cliente” y, respaldado de las buenas prácticas internacionales señalan que las entidades deberán propender de un adecuado conocimiento de todos los clientes potenciales, actuales, permanentes y ocasionales, respecto de su identidad y actividad económica. La institución deberá: realizar un apropiado diligenciamiento de formularios, requerir documentos de soporte, verificar de datos, consultar y validar con listas especiales, asignar perfiles y segmentar de mercados, seleccionar clientes, conservar y organizar apropiadamente la información y de definir un esquema apropiado de actualización de datos y documentos.


Factores críticos de riesgo


  1. Posee la empresa formularios de vinculación de clientes por clase de servicios o productos.

  2. Se identifica adecuadamente al cliente con ID, documentos básicos de existencia, nombres o razón social, referencias, certificaciones, y más documentos necesarios para cada caso.

  3. Existe el diligenciamiento de formularios para consignar los datos e información de identificación

  4. Se solicita documentos de soporte a la información suministrada por el cliente según los requisitos exigidos en cada caso.

  5. Se verifica y confirman los datos y la información suministrada por el cliente contenido en los formularios de diligenciamiento

  6. Se consulta y valida de forma automática con las bases de datos de las listas especiales (CONSEP, OFAC, etc.)

  7. Se asigna perfil y ubicación en el segmento del mercado que corresponda.

  8. En la vinculación se realiza un procedimiento de selección del cliente antes de realizar ninguna transacción económica, determinando si está dentro de su mercado objetivo.

  9. Existe un procedimiento de anticipación de movimientos antes de iniciar operaciones, determinados de su actividad económica.

  10. La documentación e información de los clientes se organiza y conserva en archivos de forma adecuada por el tiempo que establece la ley

  11. Se consolidan de manera adecuada y consistente las operaciones de un mismo cliente, atendiendo el producto, perfil, y segmento de mercado.

  12. Posee mecanismos de actualización de la información (datos y documentos) y se lo hace periódicamente

  13. La metodología implementada les permite conocer los lineamientos Quién es el cliente, Qué hace, Cuál es su actividad económica, Cuál es su patrimonio, Cuál es su moralidad y qué transparentes son sus operaciones.


3.2.2.3 Conozca a su Mercado


Marco regulatorio


La disposición regulatoria y normativa de SIB, expresa la obligatoriedad a las entidades del sistema financiero en aplicar la política “Conozca a su Mercado” y, respaldado de las buenas prácticas internacionales, señalan que las instituciones financieras deben conocer a fondo las características particulares de las actividades económicos de sus clientes, así como de las operaciones que éstos realizan en los diferentes mercados o sectores y se deberá implementar procedimientos que permitan detectar operaciones inusuales a través de la definición de perfiles de clientes por segmentos de actividades y características semejantes.


Factores críticos de riesgo


  1. Son adecuados los procedimientos para determinar el perfil de los clientes conforme al mercado objetivo

  2. Son adecuados los procedimientos de segmentación establecidos para determinar las características del mercado correspondiente a cada servicio que ofrece.

  3. Se analiza información actualizada sobre los sectores económicos a cuyos segmentos haya dirigido las operaciones y transacciones de la compañía.

  4. Los procedimientos para conocimiento del mercado son conocidos y aplicados en todos los servicios y por la totalidad de los responsables de analizar esta información

  5. Existen procedimientos para determinar con precisión los criterios de normalidad establecidos para un determinado segmento

  6. Los procedimientos para conocer el mercado permiten identificar factores de riesgo, actividad económica, zona geográfica donde realiza negocios, monto de la transacción, tipo de productos y servicios, complejidad, actividades y sectores vulnerables.



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