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Estado de situaciones financiera o balance general

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El producto final del proceso contable es la información financiera, elemento imprescindible para que los diversos usuarios puedan tomar decisiones. La información financiera que dichos usuarios requieren se centra primordialmente en la evaluación de la situación financiera , de la rentabilidad y de la liquidez.


Los estados financieros los constituyen los Informes Oficiales que presentan la información financiera de la empresa en cada uno de sus componentes. Dentro los principales estados financieros podemos mencionar: Estado de Situación Financiera o Balance General, Estado de Resultados o Estado de Pérdidas y Ganancias, Estado de Cambios en el Capital, Estado de Flujo de Efectivo, entre otros.































UNIDAD II

BALANCE GENERAL



2.1 Definición del Balance General


ESTADO DE SITUACION FINANCIERA O BALANCE GENERAL


El Estado de Situación Financiera o Balance General es un estado financiero que muestra el monto del activo, pasivo y capital en una fecha especifica, en otras palabras, dicho estado financiero muestra los recursos que posee el negocio (activo), a lo que debe (pasivo) y el capital aportado por los socios o dueños.


2.2 Importancia del Balance General


El Estado de Situación Financiera, también conocido como Balance General, presenta en el mismo reporte la información necesaria para tomar decisiones en las áreas de inversión y de financiamiento. Dicho estado incluye en el mismo informe ambos aspectos, porque parte de las ideas de que los recursos con que cuenta el negocio deben estar correspondidos directamente con las fuentes necesarias para adquirirlos.


FORMULA DEL BALANCE:


El balance esta formado por el activo que son los bienes o inversiones que tiene la organización, pasivo son las deudas u obligaciones y el capital o sea los dueños. En base a esto se forma la igualdad matemática:


    1. A = P + C


De esta formula se infiere la del pasivo:


    1. P = A – C


Y la del capital:


3- C = A - P


2.3 Movimiento de las cuentas


Conceptos importantes a conocer previos a la elaboración de un estado financiero:


Jornalizar, es registrar las diferentes transacciones económicas o monetarias de aumentos o disminuciones que afecta un valor o concepto, ya sea de activo, pasivo o capital, como consecuencia de las operaciones practicadas en la organización o entidad.


La cuenta, es el registro histórico donde se anota en forma clara, ordenada y comprensible los aumentos o disminuciones que afectan a los diferentes elementos de un estado financiero, como consecuencia de las operaciones realizadas por la empresa.


Las cuentas en contabilidad pueden adoptar formas diferentes, pero la más común de ellas es la cuenta “T” que recibe el nombre por su forma.


Si queremos presentar la cuenta CAJA en cuenta T, su forma será:


CAJA

 


 


 




Puede observarse que esta cuenta tiene un lado izquierdo y un lado derecho. El lado izquierdo lo llamaremos DEBE y el lado derecho HABER.


Debitar o cargar una cuenta es anotar una cantidad en el DEBE de la misma.


Acreditar o abonar una cuenta es anotar una cantidad en el HABER de la misma.


De lo anterior se puede inferir, que la cuenta CAJA, en nuestro ejemplo se puede ver de la siguiente forma:


C

Todos los términos señalados son sinónimos, por lo que en contabilidad significan lo mismo.

AJA

Debe

Haber

Débito

Crédito

Debitar

Acreditar

Cargar

Abonar

 



Toda cuenta a su vez, tiene dos movimientos: movimiento deudor y movimiento acreedor.


Movimiento de una cuenta es la suma de los cargos y los abonos que esta tiene.


Movimiento deudor es la suma de los débitos o cargos que la cuenta tiene y Movimiento Acreedor es la suma de los créditos o abonos de la misma.


Saldo de una cuenta es la diferencia entre el movimiento deudor y el acreedor y viceversa.



CAJA




Cargos

Abonos




1,500.00

1,000.00




2,000.00

1,200.00




5,000.00

3,500.00



Movimiento Deudor

8,500.00

5,700.00

Movimiento Acreedor

Saldo deudor

2,800.00





 





Saldo deudor: Una cuenta tiene saldo deudor, cuando su movimiento deudor es mayor que el acreedor, en el ejemplo, Caja, tiene saldo deudor.


La cuenta Caja siempre reflejará un saldo deudor, ya que no se puede entregar más dinero del que se dispone.


Saldo acreedor: Una cuenta tiene saldo acreedor, cuando su movimiento acreedor es mayor que el deudor.


Tomaremos como ejemplo la cuenta Retenciones por Pagar (cuenta de Pasivo)


Retenciones por Pagar


CARGOS

ABONOS


3,500.00

15,000.00


2,000.00



3,200.00

 


8,700.00

15,000.00


 

6,300.00

Saldo acreedor

 




Retenciones por pagar tendrá siempre saldo acreedor, ya que no se puede pagar más dinero del que se adeuda.


Cuando una cuenta tiene únicamente saldo deudor, su importe representa saldo deudor, y si únicamente tiene movimiento acreedor, su saldo es acreedor.



Retomando nuestro tema de Balance General, recordemos que es un estado financiero que muestra la situación financiera de una empresa a una fecha determinada y está constituido de activo, pasivo y patrimonio neto.


El balance esta formado por tres grupos principales:


  1. ACTIVO

  2. PASIVO

  3. CAPITAL


Por medio de ellos se logra conocer la posición financiera de la empresa.


2.4. Definición de Activo, Pasivo y Capital Contable


a) Un activo es un recurso controlado por la empresa como resultado de sucesos pasados, del que la empresa espera obtener, en el futuro, beneficios económicos.


Todas las cuentas que conforman los Activos tienen naturaleza deudora; es decir, se inician con un registro en el Debe. Se incrementan con Cargos y disminuyen con Abonos. Su saldo es deudor.



b) Un pasivo es una obligación presente de la empresa, surgida a raíz de sucesos pasados, al vencimiento de la cual, y para cancelarla, la empresa espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos.


El pasivo comprende obligaciones provenientes de operaciones o transacciones pasadas, tales como la adquisición de mercancías o servicios, pérdidas o gasto en que se ha incurrido o por la obtención de préstamos para el financiamiento de los bienes que constituyen el activo.


Todas las cuentas que conforman los Pasivos tienen naturaleza acreedora; es decir, se inician con un registro en el Haber. Se incrementan con Abonos y disminuyen con Cargos. Su saldo es acreedor.



c) Capital Contable o Patrimonio neto, es la parte residual de los activos de la empresa, una vez deducidos todos sus pasivos.


Capital financiero: Es el dinero que se invierte para que se produzca una renta o un interés. Inversionistas, instituciones bancarias.


Capital contable: Es la diferencia aritmética entre el valor de todas las propiedades del comerciante (activo) y el importe de sus deudas.


Las cuentas Capital tienen naturaleza acreedora; es decir, se inician con un registro en el Haber. Se incrementan con Abonos y disminuyen con Cargos. Su saldo es acreedor.


2.5 Clasificación del Activo y Pasivo


CLASIFICACION DEL ACTIVO


El activo atendiendo su grado de disponibilidad, se divide en cinco grupos.


Grado de disponibilidad: Es la mayor o menor facilidad que tenga el bien o inversión de convertirse en efectivo.


Todas las cuentas de Activo tienen naturaleza

En atención a lo anterior los cincos grupos principales son:

  1. Circulante

  2. Inversión a largo plazo.

  3. Fijo.

  4. Cargo diferido o activo diferido.

  5. Otros activos.



  1. ACTIVO CIRCULANTE:


Se usa con el objeto de indicar el efectivo y otros activos o recursos identificados que se convertirán en efectivos, o que son vendidos o consumidos durante el ciclo normal del negocio.


Por tanto el término incluye por lo general recursos tales como:


  1. Efectivo a la mano para operaciones actuales y documentos que por su naturaleza equivalen a efectivo.

  2. Inventario de mercancías, materias primas, artículos en proceso de manufactura, mercancías terminadas, artículos de consumo general, materiales y refacciones para el mantenimiento normal.

  3. Cuentas y documentos por cobrar a clientes.

  4. Cuentas por cobrar a funcionarios y empleados.

  5. Cuentas diferidas o a plazo.

  6. Valores negociables de fácil conversión que representa efectivo invertido.

  7. Gastos pagados por adelantados, tales como: Primas de seguros, publicidad y propagandas, intereses, rentas, impuestos, regalías, etc.

  8. Deudores diversos.

  9. Papelería y útiles de oficina.


Caja: representa dinero en efectivo o fondos inmediatamente disponible sin restricciones para desembolso. Se considera como efectivo los billetes de banco, moneda, cheques, giros bancarios, monedas extranjeras, materiales preciosos y amonedados.

La cuenta de caja aumenta cuando se recibe el dinero en efectivo y disminuye cuando se paga en efectivo.


Caja es cuenta de activo y representa el dinero en efectivo que es propiedad de la organización.


Inversiones Temporales: Esta representadas por valores negociables o por cualquier otro instrumento de inversión, convertible en efectivo en el corto plazo y tiene por objeto normalmente obtener un rendimiento hasta el momento en que estos recursos sean utilizados por la entidad. Los valores negociables son aquellos que se cotizan en la bolsa de valores o son operados por medio del sistema financiero.


Son cuentas de activo y aumentan cada vez que se adquiere un valor negociable y disminuye cuando se vende o se utilizan en la empresa.


El efectivo y las inversiones temporales se consideran partidas monetarias y deben mostrarse en el balance general como las primeras partidas del Activo circulante.


Banco: Representa el valor de los depósitos a favor del negocio realizados en las distintas cuentas bancarias que tiene la organización.


Las cuentas de bancos aumentas cuando se deposita dinero o valores al cobro, disminuye cuando se expiden cheques contra el banco.


Banco es cuenta de activo, representa el dinero que es propiedad de la organización.


Clientes o cuentas por cobrar: Son personas que deben al negocio por haberles vendido mercancías al crédito y a quienes no se les exige documentos firmados como garantías.


El término por cobrar significa la promesa del cliente de pagar a una fecha futura, con dinero, el importe que se le fue cargado por mercancías o servicios. Sin embargos no todos los clientes pagan en la fecha acordada, pues hay algunos no pagan por fallecimiento en el periodo de la deuda. Otros por cambios de domicilio que no reportan a la empresa a la que deben y otros por quiebras de su negocio o incendio del mismo; esto origina cuentas que se llaman incobrables y que deben de restarse de las cuentas por cobrar para obtener su valor neto. Ejemplo:


Cuentas por cobrar C$ 25,000.00

Menos: estimación por cuentas incobrables 1,000.00

------------------

Cuentas por cobrar netas C$ 24,000.00


La cuenta de clientes aumenta cada vez que se vende mercancía al crédito, disminuye cuando el cliente paga total o parcialmente la cuenta, devuelve la mercancía o se le concede alguna rebaja.


Cliente es cuenta del activo, representa el importe de las ventas hechas a créditos que el negocio tiene derecho a cobrar.


Estas cuentas deben presentarse en el balance general, inmediatamente después del efectivo y de las inversiones temporales.


Documentos por cobrar: Los documentos por cobrar son títulos de crédito a favor del negocio, tales como: letras de cambio, pagarés, etc.


La cuenta de documentos por cobrar aumenta cuando se recibe letras de cambios o pagarés a favor del negocio, disminuye cada vez que se cobra o se endosa uno de estos documentos o cuando se cancelan. Cuando existan cuentas y documentos por cobrar en monedas extranjeras deberán reflejarse este hecho en el cuerpo del balance general o en una nota a los estados financieros.


Documentos por cobrar es cuenta de activo, representa el importe de las letras de cambios y pagarés que tiene el negocio el derecho de cobrar.


Inventario: El rubro de inventario lo constituye los bienes de una empresa destinados a la venta o a la producción para su posterior venta, tales como la materia prima, producción en proceso, artículos terminados y otros materiales que se utilizan en el empaque, envase de mercancías o las refacciones para mantenimiento que se consuma en el ciclo normal de operaciones.


Inventario de mercancía: Es todo aquel inventario que se hace objeto de compra y venta.


Mercancías en tránsito: Son artículos o mercancías que se compran libre a bordo proveedor y deben de registrarse en una cuenta de transito par su control e información. Los gastos de compras y traslados son acumulables a los costos de la mercancía en transito.


Las cuentas de inventario de mercancías aumentan cuando se compran o cuando los clientes nos devuelven mercancías y disminuye cuando se vende o cuando el negocio devuelve mercancías a los proveedores.


Es cuenta de activo circulante y se presenta en el balance general, inmediatamente después de las cuentas por cobrar o documentos por cobrar.


Anticipo a proveedores: En ocasiones por las características o la demanda de ciertos productos, los proveedores exigen a sus clientes anticipos a cuentas de sus pedidos.


Las empresas que tenga que efectuar desembolso por este concepto deberán registrarlo dentro del capitulo general de inventarios en una cuenta especifica, siempre y cuando se refieran al tipo de articulo demandado.


Esta cuenta es de activo circulante y se presenta en el balance general, inmediatamente después de las cuentas por cobrar formando parte de los inventarios.


Gastos pagados por anticipado: Representan erogaciones o gastos efectuados por servicios que se van a recibir o por bienes que se van a consumir en el uso exclusivo del negocio y cuyo propósito no es el de venderlos ni utilizarlos para el proceso productivo.


En cierta forma los pagos anticipados son lo opuesto a los gastos acumulados por pagar (pasivo), que se componen de partidas cargadas a gastos, aun no pagados cuyos servicios o beneficios ya se recibieron.


Ejemplos de pagos anticipados son:

    • Renta de locales o equipos pagados antes de disfrutar del derecho de uso de los bienes.

    • Impuesto predial y derechos pagados antes de que se hayan devengado.

    • Primas de seguros y fianzas liquidadas por periodos que aun no se cumplen.

    • Intereses pagados por anticipado.

    • Papelería y artículos de escritorio en existencia al cierre del ejercicio.

    • Muestra y literatura medica.

    • Material publicitario que vaya a servir para lanzar al mercado un nuevo producto con una campaña que aun no se inicia. En cuanto se lance el producto al mercado, todo el material publicitario debe de aplicarse a resultados.


Los gastos pagados por anticipado forman parte del activo circulante cuando el periodo de beneficios futuro es menor de un año o menor del ciclo financiero a corto plazo.


Deudores diversos: Son personas que deben al negocio por un concepto distinto a la venta de mercancías.


La cuenta de deudores diversos aumenta cada vez que nos quedan a deber por un concepto distinto a la venta de mercancías, tales como: Al prestar dinero en efectivo, al vender al crédito cualquier valor que no sea mercancía; disminuye cuando dichas personas hacen pagos a cuenta o en liquidación o devuelven los valores que estaban a su cargo.





  1. INVERSIONES A LARGO PLAZO:

Son los derechos o la tendencia de algún activo o la participación en la propiedad de otras empresas con el objeto de ejercer un control sobre dicha empresa o garantizarse un derecho permanente. No deben incluir cuentas con recuperación a corto plazo.


Ejemplo: valores y acciones de otras empresas.


  1. ACTIVO FIJO:


Los activos fijos son bienes de naturaleza tangible, con vida útil de mas de una año que de adquieren o se compran para ser utilizados en las operaciones de la empresa con el fin de obtener ingresos. Todos los activos fijos con excepción de los terrenos sufren depreciación. La depreciación es el proceso de asignar a gastos el costo de un activo fijo durante los periodos contables que comprende su vida útil o de servicio dentro de la empresa. La depreciación merma la vida del activo y por tanto se resta de su valor de adquisición de manera sucesiva en cada uno de los periodos contables de la vida del mismo. Ejemplo:


Mobiliario y equipo de oficina C$ 15,000.00

Menos: depreciación acumulada 2,500.00

--------------------

Mobiliario y equipo de oficina neto C$ 12,500.00


El activo fijo comprende las siguientes cuentas:


Terreno, edificio, maquinaria, mobiliario y equipo de oficina, equipo rodante o equipo de automotor, naves aéreas, naves marítimas, herramientas y enseres, etc.


El mobiliario y equipos comprende los escritorios sillas ejecutivas, estantes anaqueles, maquinas de escribir, archivos, teléfonos, equipos de aire acondicionado, calculadoras, computadoras, etc.


Las otras cuentas que se mencionan como activo fijo se explican por sí solas.


Al estructurar un balance general el activo fijo debe detallarse en el orden de poner primero aquellas cuentas de mayor fijeza o duración.



  1. CARGOS DIFERIDOS O ACTIVOS DIFERIDOS:


Son aquellas partidas representativas de gastos totalmente realizados o consumidos que por sus buenos principios de contabilidad, se amortizan o difieren o sea se prorratean entre varios años y se clasifican en cunetas tales como: Gastos de organización e instalación y mejoras en propiedades rentadas.


Las mejoras en propiedades rentadas son los gastos significativos que realiza la empresa en el acondicionamiento de los edificios que son rentados y cuyo monto se va a distribuir entre varios años, generalmente por la vigencia del contrato de arrendamiento el que debe ser a largo plazo, pues en un contrato por un año no se va a efectuar un gasto de esta naturaleza.

Ejemplos de cargos diferidos:


Gastos de organización e instalación C$ 50,000.00

Menos:

Amortización de gastos de organización e instalación 5,000.00

------------------

Gastos de organización e instalación netos C$ 45,000.00


  1. OTROS ACTIVOS:


En esta cuenta se clasifican aquellas cuentas de activo que por su naturaleza no pueden ser clasificados en los rubros anteriores estudiados (activo circulante, inversiones a largo plazo, activo fijo, cargo diferidos) y en esta clasificación tenemos cuentas tales como: Depósitos en garantía, activo fijo obsoleto fuera de uso, patente y marcas, derechos de autor, franquicias.


Patente: Es un derecho otorgado por el gobierno para hacer uso exclusivo de un proceso de manufactura o par vender un invento durante un periodo determinado de tiempo.


Marcas: Son un medio de contribuir y mantener un aspecto distintivo del producto elaborado con respecto al de la competencia. El valor de la marca estriba en la contribución que efectúa el incremento de las ventas de la compañía.


Derecho de autor: Es una garantía otorgada por el gobierno al autor de una obra para ejercer el derecho exclusivo de publicar, vender y explotar los productos obtenidos de la misma por un periodo determinado.


Deposito en garantía: Es un fondo de dinero que se entrega para garantizar el pago de un servicio. Ejemplo: el dinero depositado en INAA o ENEL para que se suministre al usuario o a la empresa el servicio de agua o de luz.


El activo fijo obsoleto es aquel activo que ha sido reemplazado por la empresa por otro moderno y por consiguiente esta fuera de uso en la misma.


Franquicias: Es el derecho o privilegio recibido por una organización para efectuar en exclusiva negocio en un área geográfica determinada. La franquicia puede ser otorgada por el gobierno o por una entidad privada. Ejemplo: Una organización puede tener el derecho exclusivo de establecer una cadena de restaurante ampliamente conocido en alguna ciudad de la republica.















CLASIFICACION DEL ACTIVO.



Efectivo en caja

Fondo fijo de caja chica.

Inversiones temporales

Bancos

Clientes o cuentas por cobrar


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