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INFORMES / PRODUCTOS ESPERADOS

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INFORMES / PRODUCTOS ESPERADOS:

La Entidad Ejecutora debe entregar los siguientes informes/productos:


INFORMES/ PRODUCTOS

1

Producto 1 - Informe inicial

2

Producto 2 - Informe de avance al 30% de ejecución física

3

Producto 3 - Informe de avance al 70% de ejecución física

4

Producto 4 - Informe de avance al 100% de ejecución física

5

Producto 5 - Informe de producto final


Cada informe/producto deberá ser presentado en 2 ejemplares (1 original y 1 copia), en versión impresa y digital (editable) al Inspector (la copia es para el inspector) del proyecto, quien deberá aprobar o rechazar el mismo en un plazo máximo de cinco (5) días calendario; en caso de ser aprobados, deberán ser remitidos a la AEVIVIENDA, al Fiscal del proyecto, quien deberá aprobar o rechazar el mismo en un plazo máximo de cuatro (4) días hábiles; en caso de existir observaciones causales del rechazo, la Entidad Ejecutora deberá subsanar los mismos en un plazo no mayor tres (3) días calendario, recibido el producto por segunda vez el inspector deberá aprobar o rechazar el mismo en un plazo máximo de dos (2) días calendario en caso de ser aprobados, deberán ser remitidos a la AEVIVIENDA


Estos informes/productos de manera indicativa y no restrictiva, deberán contar con el siguiente contenido mínimo:


PRODUCTO 1 - INFORME INICIAL


Emitida la Orden de Proceder, la Entidad Ejecutora deberá presentar en el plazo establecido en el punto XII (Cronograma de plazos), el producto inicial al Inspector del Proyecto para su posterior aprobación, dicho producto deberá contener mínimamente el siguiente detalle:


  1. Informe Técnico-Social que detalle las actividades del alcance y los componentes de la consultoría y aspectos más relevantes durante la ejecución del periodo con memoria fotográfica.

  2. Acta de conformación y capacitación a los responsables comunales o zonales, promotores y almaceneros.

  3. Respaldo de Instalación del letrero del proyecto de acuerdo al formato dotado por la AEVIVIENDA (adjuntar fotografía y mapa georeferenciado).

  4. Diagnostico habitacional (Línea Base) del proyecto con aprobación del Inspector.

  5. Programación de provisión/dotación de materiales de construcción inicial y hasta la finalización del proyecto.

  6. Cronograma de actividades de la consultoría debidamente consensuado con los beneficiarios como consecuencia de los resultados del taller(es) de socialización e identificación de módulos técnicos, dicho plan de trabajo deberá considerar aspectos como el calendario agrícola, fiestas patronales u otros que se hayan identificado.

  7. Identificación de la ubicación de los almacenes, debidamente geo-referenciados, en mapa impreso y el acta de apertura de los mismos.

  8. Detalle de ubicación de las oficinas de la Entidad Ejecutora en la zona de intervención, debidamente geo-referenciados, en mapa impreso y el acta de apertura de los mismos.

  9. Detalle (organigrama y fotocopia de cedula de identidad) del personal contratado por la Entidad Ejecutora para desarrollar el Proyecto, según propuesta presentada.

  10. Detalle del material adquirido en el periodo con recursos propios, (si hubiere) debidamente cuantificado y almacenado, (Hasta un máximo del 30%) del monto total del componente de materiales de construcción, autorizado por el inspector del proyecto. En caso de haber solicitado anticipo, deberá presentar el detalle del material provisto/dotado y deberá contar con la garantía por el total del monto solicitado hasta un máximo del 30% del monto total del componente de materiales de construcción, considerando una diferencia de (+/-0.01% del monto).

  11. Acta y/o lista de entrega de acuerdos y carpetas familiares a los beneficiarios. (carpeta rotulada, aun sin contenido).

  12. Croquis de la vivienda en planta y su emplazamiento cuando exista lote definido, que permitan identificar la tipología de intervención de cada una de las mismas e incluya memoria fotográfica de las viviendas, según formato de la AEVIVIENDA.


Nota.- las carpetas familiares se administraran con dos ejemplares por beneficiarios, uno a cargo del beneficiario y el segundo a cargo del almacenero del proyecto.


PRODUCTO 2 - INFORME DE AVANCE Al 30% DE EJECUCIÓN FÍSICA


Posterior a la presentación del producto anterior, La Entidad Ejecutora deberá presentar en el plazo establecido en el punto XII (Cronograma de plazos), el producto correspondiente al Inspector, una vez se alcance el requisito del porcentaje de ejecución física señalado. Dicho producto deberá contener mínimamente el siguiente detalle:


  1. Informe Técnico-Social que detalle las actividades del alcance y los componentes de la consultoría y aspectos más relevantes durante la ejecución del periodo (asistencia técnica, acompañamiento educativo, procesos de ejecución, otros), con memoria fotográfica.

  2. Acta con lista de participantes de los talleres de manejo de almacenes, replanteo de viviendas y otros de asistencia técnica a los beneficiarios.

  3. Detalle de las actividades de asistencia técnica por vivienda realizado por el técnico constructor.

  4. Kardex de ingreso y salida de material en almacén (Control de materiales en almacén) (correspondiente al periodo)

  5. Constancia de entrega de materiales por familia beneficiaria. (Copia de la misma deberá estar adjunto en las carpetas familiares)

  6. Matriz de seguimiento físico que refleje el avance porcentual por cada ítem ejecutado en las viviendas y el avance físico total requerido para el presente producto.

  7. Detalle del material adquirido en el periodo con recursos propios, (si hubiere) debidamente cuantificado y almacenado, (Hasta un máximo del 40%) del monto total del componente de materiales de construcción, autorizado por el inspector del proyecto. En caso de solicitar anticipo, deberá presentar un detalle del material a ser provisto/dotado y una garantía por el total del monto solicitado hasta un máximo del 40% del monto total del componente de materiales de construcción, considerando una diferencia de (+/-0.01% del monto).

  8. Ficha Técnica con memoria fotográfica en formato físico y digital que demuestre el porcentaje de avance por vivienda.


PRODUCTO 3 - INFORME DE AVANCE AL 70% DE EJECUCIÓN FÍSICA

Posterior a la presentación del producto anterior, La Entidad Ejecutora deberá presentar en el plazo establecido en el punto XII (Cronograma de plazos), el producto correspondiente al Inspector, una vez se alcance el requisito del porcentaje de ejecución física señalado. Dicho producto deberá contener mínimamente el siguiente detalle:


  1. Informe Técnico-Social que detalle las actividades del alcance y los componentes de la consultoría y aspectos más relevantes durante la ejecución del periodo (asistencia técnica, acompañamiento educativo, procesos de ejecución, otros), con memoria fotográfica.

  2. Documento de aprobación de Evaluación de medio término. (Acta de Aprobación de comité si corresponde)

  3. Cuadro de Balance final de la Evaluación de medio término (en medio físico y digital) que se realizó (al menos desde el 30% de avance de la ejecución física del proyecto).

  4. Detalle de las actividades de asistencia técnica por vivienda realizado por el técnico constructor.

  5. Kardex de ingreso y salida de material en almacén (Control de materiales en almacén) (correspondiente al periodo)

  6. Constancia de entrega de materiales por familia beneficiaria. (Copia de la misma deberá estar adjunto en las carpetas familiares)

  7. Matriz de seguimiento físico que refleje el avance porcentual por cada ítem ejecutado en las viviendas y el avance físico total requerido para el presente producto.

  8. Detalle del material adquirido en el periodo con recursos propios, (si hubiere) debidamente cuantificado y almacenado, (Hasta un máximo del 30%) del monto total del componente de materiales de construcción, autorizado por el inspector del proyecto. En caso de solicitar anticipo, deberá presentar un detalle del material a ser provisto/dotado y una garantía por el total del monto solicitado hasta un máximo del 30% del monto total del componente de materiales de construcción, considerando una diferencia de (+/-0.01% del monto).

  9. Ficha Técnica con memoria fotográfica en formato físico y digital que demuestre el porcentaje de avance por vivienda.


PRODUCTO 4 - INFORME DE AVANCE AL 100% DE EJECUCIÓN FÍSICA

Por la particularidad de la presente consultoría, donde se encuentra inserto el componente de ejecución de viviendas sociales, para la presentación del presente producto se realizarán las siguientes consideraciones que son de cumplimiento obligatorio:


Posterior a la presentación del producto anterior, la Entidad Ejecutora deberá alcanzar el requisito del 100% de ejecución Física de las viviendas sociales, en el plazo establecido en el punto XII (Cronograma de plazos) del presente producto y será considerado como producto cumplido provisionalmente, en tanto se cumplan los otros requisitos señalados para la entrega del producto.


La Entidad Ejecutora deberá solicitar la ENTREGA PROVISIONAL de las Viviendas Sociales al inspector con cinco días calendario de anticipación al cumplimiento del plazo del producto para su autorización o rechazo (Fecha de Entrega Provisional (conclusión real)).


Aprobada y realizada la Entrega Provisional por parte de la Comisión de Recepción de todas las viviendas y en el caso de que se presenten observaciones, deberán ser corregidas y/o complementadas por los propios beneficiarios, bajo la asistencia técnica y seguimiento de la Entidad Ejecutora en un plazo no mayor al establecido para la Entrega Definitiva, considerando el plazo señalado en el cronograma de plazos del presente TDR.


En caso que la Comisión de Recepción rechazara la Entrega Provisional del proyecto, el tiempo transcurrido hasta la realización de este acto será contabilizado hasta el momento que la comisión apruebe (previa solicitud de la inspectoría) el mismo (requisito de 100% de ejecución de las viviendas sociales) para la aplicación de las sanciones correspondientes por incumplimiento al plazo de presentación del producto.

La presentación del producto deberá ser entregado al Inspector en un plazo máximo de cinco (5) días calendario, posteriores a la fecha de realización de Entrega Provisional (con comisión de recepción), previo análisis y cumplimiento de lo señalado precedentemente.

Dicho informe deberá contener mínimamente el siguiente detalle:


  1. Informe Técnico-Social que detalle las actividades del alcance y los componentes de la consultoría y aspectos más relevantes durante la ejecución del periodo (asistencia técnica, acompañamiento educativo, procesos de ejecución, otros), con memoria fotográfica.

  2. Lista Final de Beneficiarios con los que cierra el proyecto y las coordenadas geo referenciadas de las viviendas intervenidas, en el sistema de coordenadas WGS 84 (UTM).

  3. Cierre y balance de almacenes, debidamente respaldado. (Acta de cierre de almacenes)

  4. Detalle del número de viviendas mejoradas, ampliadas o renovadas.

  5. Kardex de ingreso y salida de material en almacén (Control de materiales en almacén) (correspondiente al periodo)

  6. Constancia de entrega de materiales por familia beneficiaria. (Copia de la misma deberá estar adjunto en las carpetas familiares)

  7. Matriz de seguimiento físico que refleje el avance porcentual por cada ítem ejecutado en las viviendas y el avance físico total requerido para el presente producto.

  8. Detalle del material adquirido en el periodo con recursos propios, (si hubiere) debidamente cuantificado y almacenado, (Saldo reprogramado) del monto total del componente de materiales de construcción, autorizado por el inspector del proyecto.

  9. Cuantificación de materiales empleados en el proyecto (por vivienda y general).

  10. Presentación del Acta de Entrega Provisional del proyecto (2 ejemplares en original)

  11. Ficha Técnica con memoria fotográfica en formato físico y digital que demuestre el porcentaje de avance por vivienda.

PRODUCTO 5 - INFORME DE PRODUCTO FINAL

Por la particularidad de la presente consultoría, donde se encuentra inserto el componente de ejecución de viviendas sociales, para la presentación del presente producto se realizarán las siguientes consideraciones que son de cumplimiento obligatorio:


Posterior a la fecha de Entrega Provisional (conclusión real) de las viviendas sociales y en el plazo establecido por la Comisión de Recepción, la Entidad Ejecutora deberá verificar que las observaciones señaladas en la entrega provisional, han sido subsanadas por los beneficiarios con el apoyo y asistencia técnica de la Entidad Ejecutora y se procederá con la ENTREGA DEFINITIVA de las viviendas sociales que son el requisito para la presentación del producto final. Alcanzar este requisito, en el plazo establecido por la comisión, será considerado como producto cumplido provisionalmente, en tanto se cumplan los otros requisitos señalados para la entrega del producto.

La Entidad Ejecutora deberá solicitar la ENTREGA DEFINITIVA de las Viviendas Sociales al inspector con cinco días calendario de anticipación al cumplimiento del plazo para su autorización o rechazo (Fecha de Entrega Definitiva (conclusión real).

Aprobada y realizada la ENTREGA DEFINITIVA por parte de la Comisión de Recepción, la Entidad Ejecutora deberá presentar al Inspector el informe de producto final en un plazo máximo de diez (10) días calendario, posteriores a la fecha de realización de la Entrega Definitiva (con comisión de recepción).


En caso que la Comisión de Recepción rechazara la ENTREGA DEFINITIVA del proyecto, el tiempo transcurrido hasta la realización de este acto será contabilizado hasta el momento que la comisión apruebe (previa solicitud de la inspectoría) el mismo para la aplicación de las sanciones correspondientes por incumplimiento al plazo de presentación del producto.


El Producto informe final deberá contener mínimamente el siguiente detalle:


  1. Informe Técnico-Social final que detalle las actividades del alcance y los componentes de la consultoría y aspectos más relevantes durante la ejecución del periodo con memoria fotográfica.

  2. Resultados sistematizados de la Capacitación, Asistencia Técnica y Seguimiento del Proyecto que detalle los aspectos más relevantes que han constituido dificultades durante el desarrollo del Proyecto de vivienda cualitativa y las soluciones adoptadas durante la ejecución.

  3. Cuadros comparativos de la Programación inicial y final de provisión/dotación de materiales de construcción.

  4. Carpetas Familiares completas en original, con el siguiente contenido mínimo: Caratula de Carpeta, Acuerdo Familiar, Constancia de recepción de materiales, Hoja de seguimiento y asignación de tareas, Planos As built individualizados respaldados con una memoria fotográfica impresa a colores y en formato digital de los ambientes mejorados, ampliados o renovados, consistente en: a) Al inicio del proyecto: 1 exterior de la vivienda b) Al final del proyecto: 2 exteriores (1 en el mismo ángulo de la primera fotografía). Además de los documentos correspondientes al área social, recabados por el técnico social de ejecución.

  5. Acta de Entrega Definitiva del proyecto (3 ejemplares originales)

  6. Actas de Entrega Individual a los beneficiarios (3 ejemplares originales) (para la carpeta, para el FIDEICOMISO, para el VMVU).

  7. Planilla de Monitoreo Ambiental del proyecto (Agua, Aire, suelo, biodiversidad) que deberá ser llenada y respaldada conforme al modelo y lo establecido en la guía de Monitoreo Ambiental de las Licencias Ambientales regionalizadas de la AEVIVIENDA. En dos ejemplares, uno será enviado a la Oficina Nacional para su posterior remisión a la Autoridad Ambiental Competente y el segundo se mantiene en el presente producto.

  8. Formularios Registro Único de Beneficiarios (RUB) llenados con datos de cada familia beneficiaria en los términos que determine la AEVIVIENDA, en formato impreso y digital editable


(Los presentes términos señalados podrán ser ampliados a requerimiento de la AEVIVIENDA)


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