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Práctica 2:

Sistema de Gestión

de Bases de Datos




Parte II: Diseño de Consultas en Access





Ofimática 2003/2004


Dpto. Lenguajes y Sistemas Informáticos

Consultas en Microsoft Access


1. Crear una consulta

Vamos a ver dos formas de realizar consultas que nos permite Microsoft Access. Una es la creación de consultas usando QBE, en la que se usan herramientas visuales, y la otra sería usando un lenguaje estructurado de consulta de BD (en nuestro caso SQL). Los resultados de una consulta normalmente se van a mostrar en una Hoja de Respuestas Dinámica (HRD).


Para crear una consulta pulsamos el botón Nuevo, teniendo seleccionado el separador consulta de la ventana de base de datos. Nos aparece la ventana de Mostrar Tabla y aquí seleccionaremos las tablas (o consultas) que vamos a usar para nuestra consulta. Una vez que tengamos las tablas en la parte superior de la ventana de diseño de consultas, podemos empezar a agregar campos a nuestra consulta.


2. Agregar campos a la consulta


Simplemente arrastramos los campos que queramos agregar a la consulta y los colocamos en una celda de la fila Campo que se encuentra en la rejilla QBE de la parte inferior de la ventana de presentación de diseño de consultas. No tenemos por qué mostrar en la HRD todos los campos que hayamos usado para la consulta, en la fila Mostrar marcaremos sólo los que queramos que aparezcan.


3. Diseñar consultas de selección


Las consultas de selección son el tipo más común de consulta. Obtienen los datos de una o más tablas o consultas y muestran el resultado en la HRD, permitiendo actualizar los datos resultantes de la consulta en determinados casos.

Los criterios que podemos usar para realizar las consultas son los siguientes:


  • Seleccionar rangos de registros

Operadores: <, >, <>, <=, >=, Entre ... Y

  • Usar caracteres comodín

Caracteres: * y ?

  • Registros que no coinciden con un valor

Operador: Negado

  • Especificar varios criterios

Operadores: Y , O

  • Selección de registros que contienen valores

Para buscar campos sin valor usamos el operador Nulo.

Para buscar campos con valor usamos los operadores Negado Nulo

Para buscar cadenas de longitud 0 usar: “”


Recordar la siguiente regla cuando se especifiquen criterios para campos distintos usando estos operadores: Si se están buscando registros que cumplan un criterio Y otro criterio distinto, incluir ambos criterios en la misma línea. Si se están buscando registros que cumplan un criterio O bien otro criterio, incluirlos en distintas líneas.


Campos calculados.


Cuando agregamos campos a una consulta no tenemos por qué limitarnos a los campos de la/s tabla/s subyacente/s sino que podemos usar expresiones y dichos campos para crear nuevos campos.


Para crear un campo calculado especificaremos la expresión correspondiente en la celda Campo de la cuadrícula, de acuerdo con la sintaxis NombreCampo : expresión.

Para crear un campo calculado que muestre un valor total (suma, promedio, cuenta, etc.) debemos seleccionar la opción Totales del menú Ver. De esta forma podremos seleccionar en la celda Total una de las funciones agregadas que nos ofrece la lista desplegable, o bien definir un campo calculado mediante combinación de funciones o mediante el uso de alguna otra, para lo cual seleccionamos la opción Expresión. Para definir los grupos para los que queremos realizar los cálculos, debemos seleccionar la opción Agrupar por en la celda Total. La opción Donde nos permite indicar qué campo utilizaremos para especificar los criterios.


Selección de valores únicos.


Una consulta devuelve todos los registros que cumplen criterios especificados. Si queremos que se muestren sólo los valores únicos tenemos que establecer esta propiedad para la consulta (ValoresÚnicos = Sí )


4. Crear consultas de múltiples tablas.


Agregaremos todas las tablas que necesitemos para las consultas asegurándonos de que estén combinadas entre sí. Las combinaciones son vínculos entre un campo de una tabla (o consulta) y otro campo de otra tabla (o consulta). Para crear combinaciones basta con arrastrar un campo de la primera tabla hasta el campo correspondiente de la segunda tabla. Cuando añadimos dos tablas a una consulta, para las cuales ya se había creado una relación, Access crea automáticamente una combinación entre ambas tablas.


Al crear una combinación entre dos tablas, Access la establecerá por defecto del tipo combinación interna: se incluirán solamente las filas donde los campos combinados de ambas tablas sean iguales. Si nos interesa otro tipo de combinación (por ejemplo: incluir todos los registros de una tabla y solo aquellos registros de la otra tabla donde los campos combinados sean iguales), haremos click con el botón derecho del ratón sobre la la línea de combinación que relaciona los campos de las dos tablas, mostrándose las propiedades de la combinación.


5. Consultas de parámetros.

Si efectuamos siempre una consulta de selección pero cambian los criterios cada vez que la ejecutamos, podemos ahorrarnos tiempo usando una consulta con parámetros. Para crear una consulta de parámetros hacemos lo mismo que para una consulta de selección normal, con la diferencia de que en la celda Criterios correspondiente a cada campo en el que se de utilizar un parámetro, vamos a introducir entre corchetes el nombre de ese parámetro. Este sombre se utilizará a su vez como de petición de datos. Así, para el parámetro [Introduzca la edad: ] se obtiene el mensaje: “Introduzca la edad:”. El tipo de parámetro de una consulta se especifica en la opción Parámetros del menú Consulta.


6. Consultas de tabla de referencias cruzadas.


Se utilizan para agrupar valores calculados (como sumas, promedios, cuentas, máximos, etc.) con un formato igual al de una hoja de cálculo.


Para crear una consulta de tabla de referencias cruzadas seguimos los siguientes pasos:


  1. Seleccionamos la opción correspondiente del menú Consulta.

  2. Para el campo o campos que deseemos que aparezcan como filas, haremos click en la fila Tab refs cruz y seleccionaremos la opción Encabezado de fila; para estos campos debemos mantener la opción Agrupar por en la fila Total.

  3. Para el campo cuyos valores deseemos que aparezcan como encabezados de columna seleccionaremos Encabezado de columna; también debemos mantener la opción Agrupar por para ese campo.

  4. Para el campo cuyos valores deseemos establecer como resultado de la referencia cruzada entre los encabezados de fila y los valores del encabezado de columna, seleccionaremos la opción Valor en la fila Tab refs cruz. Para este campo debemos especificar (en la fila Total) la función agregada que deseemos (suma, promedio, etc.).

  5. Podemos establecer criterios que acoten los registros antes de que se agrupen los valores de encabezado de fila y se realice la referencia cruzada. Para ello agregaremos el campo por el que deseamos restringir el resultado de la consulta y el la fila Total seleccionaremos la opción Dónde.


7. Consultas de acción.


Las consultas de acción nos van a permitir realizar cambios sobre muchos registros en una sola operación. No se podrán recuperar los registros que hayan sido actualizados o eliminados tras ejecutar una consulta de acción: para ello será necesario hacer copias de seguridad de las tablas sobre las que va a actuar la consulta.


Consultas de eliminación.


En el menú Consulta seleccionaremos la opción Consulta de eliminación. Arrastramos el asterisco (*) desde la lista de campos de la tabla hasta la cuadrícula de diseño. Arrastramos el campo o campos para los que queramos especificar el criterio de eliminación. Para tener una vista previa sin eliminar los registros seleccionaremos la Vista Hoja de Datos. Para eliminar los registros ejecutaremos la consulta.


Consultas de creación.


Este tipo de consultas son útiles, por ejemplo, para hacer una copia de seguridad de los registros eliminados o modificados por una consulta de acción. Para ello, en el menú Consulta seleccionamos la opción correspondiente, tras lo cual aparecerá un cuadro de diálogo solicitando el nombre y la ubicación de la tabla que vamos a crear o reemplazar. Debemos arrastrar hasta la cuadrícula de diseño los campos que queremos que formen la nueva tabla (no utilizar el asterisco), y especificaremos los criterios. Para mostrar el resultado sin crear la tabla, podemos seleccionar la Vista Hoja de Datos. Si la vista previa se corresponde con el resultado deseado, ejecutaremos la consulta.


Consultas de datos anexados.


Permiten hacer copias de seguridad de los registros sin tener que crear una nueva tabla o sobreescribir la ya existente. Otra utilidad es la recuperación de registros almacenados en una tabla de copia de seguridad. Para crear una consulta de este tipo, seleccionaremos Consulta de datos anexados en el menú Consulta, e indicaremos en el cuadro de diálogo, la tabla a la que deseamos anexar los registros. Después arrastraremos los campos que queramos anexar. Si ambas tablas tienen los mismos campos, utilizaremos el asterisco. Si los campos de ambas tablas no tienen los mismos nombres, debemos escribir los nombres de los campos de la tabla destino en la celda Anexar.


Consultas de actualización.


Permiten realizar actualizaciones de un grupo de registros en una sola operación. Seleccionaremos la opción correspondiente en el menú Consulta y arrastraremos los campos que queramos actualizar, o para los cuales necesitemos especificar criterios. Para los campos que deseemos actualizar, introduciremos en la celda Actualizar a el nuevo valor o la expresión que lo va a calcular.


7. Consultas usando SQL.


Podemos usar SQL para crear las mismas consultas que hemos hecho con anterioridad usando QBE. Además, podemos incluso modificar desde SQL dichas consultas.


Además, hay consultas que sólo vamos a poder hacer en SQL como por ejemplo las Consultas de Unión (JOIN). Una consulta de unión incluye dos o más instrucciones SELECT del SQL. Cada instrucción SELECT es necesaria para devolver el mismo número de campos y en el mismo orden.

Para crear una consulta de este tipo se crea una nueva consulta y en el menú Consulta se elige Específica de SQL -> Unión.



Práctica


Realizar las siguientes consultas sobre nuestra base de datos:


  1. Consultas para introducir nuevas empresas, afiliados y recibos (estas tres consultas se asociarán posteriormente a formularios).

  2. Consulta de los afiliados que trabajan en una determinada empresa.

  3. ¿Qué empresas tenemos dentro de una determinada actividad?

  4. Dado un determinado afiliado, ¿cuántos recibos impagados tenemos de él y cuál es su importe total?

  5. Seleccionar todos los afiliados cuyo apellido comience por F.

  6. Buscar afiliados que trabajen en una determinada empresa o que tengan recibos pendientes.

  7. Hacer las consultas 2 y 3 paramétricas.

  8. Hacer una consulta de tabla de referencias cruzadas para mostrar, por cada provincia, el número de empresas que hay de cada actividad.

  9. Hacer una consulta de tabla de referencias cruzadas para mostrar, por cada actividad, el número de afiliados que hay en cada provincia con fecha de alta del último año.

  10. Hacer una consulta de actualización para subir en un 10% el importe de los recibos pendientes de los afiliados a empresas del sector transporte.




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