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Gestión documental electrónica. Una transformación de raíz hacia el gobierno electrónico en la ciudad de Buenos Aires 2009-2014

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 GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

folios. Aun en los sistemas supuestamente digitalizados, se trataba de documentos en 

papel que, en muchos casos, se producían en el procesador de textos de una compu-

tadora, se imprimían para cumplir con ciertas normas —o simples hábitos— y luego se 

escaneaban para consulta o uso posterior. 

El modelo basado en el papel —e incluso el modelo mixto de papel con digitalización— 

implica no solo 

mayor volumen de archivos, traslados físicos y consumo de materiales, 

sino que solo permite 

procesar la información mediante la lectura de una persona. 

Tecnología con varios siglos de atraso.

En cambio, una verdadera 

gestión documental digital, imprescindible para acercarse 

al gobierno electrónico, implica, además de “despapelizar”, establecer 

sistemas de in-

formación actualizados que permitan hacer uso de las herramientas informáticas para 

acelerar procesos, bajar costos, mejorar servicios, aumentar la eficiencia y mostrar 

una mayor transparencia. 

A partir del diagnóstico inicial alcanzado en el Gobierno de la Ciudad Autónoma de 

Buenos Aires (GCABA) y de las exploraciones de casos internacionales que se reali-

zaron en 2009, la conducción de la Secretaría Legal y Técnica se propuso el 

desafío 

de eliminar los papeles como base de la administración, y de comenzar el camino 

hacia el gobierno electrónico con un proceso interno de transformación basado en 

la gestión documental digital. Se planteó que este proceso debía ser integral, y no 

dar ningún tipo de cabida al papel como contenedor de información, para evitar que 

el uso del papel imposibilitara la supervivencia del contenedor digital. Siguiendo la 

llamada Ley de Gresham –“cuando en un país circulan simultáneamente dos tipos de 

monedas de curso legal, y una de ellas es considerada por el público ‘buena’ y la otra 

‘mala’, la moneda mala siempre expulsa del mercado a la buena”—, se evitaba el riesgo 

de la convivencia entre papel y digital.

En 2009, la Secretaría Legal y Técnica se propuso 

el desafío de eliminar los papeles como base de 

la administración de la Ciudad y de avanzar hacia 

el gobierno electrónico con un proceso interno 

basado en la gestión documental. 

La estrategia fue buscar una 

transformación de raíz, desde la base misma de la trami-

tación, en lugar de comenzar por la vinculación con el ciudadano, como habían hecho 

otras experiencias en el mundo que, si bien tienen un impacto rápido hacia el público, 

pueden resultar superficiales y poco productivas. 

Con una visión de largo plazo, el GCABA se planteó que 

no era posible llegar al ciu-

dadano si primero no se resolvían los problemas en el interior de la administración, 

implementando un modelo de gestión documental efectivo que permitiera 

adelantar 

varios siglos de tecnología en unos pocos años. Para ello, en 2009 inició un proceso 

de implementación de gestión documental electrónica con sistemas, equipos y finan-

ciamiento propios. Desde 

herramientas sencillas como el Boletín Oficial y las Comu-

nicaciones Oficiales, que resultaban accesibles para la mayoría de los funcionarios, 

se fueron gestando profundas modificaciones y desarrollando capacidades y planes 

para nuevas implementaciones.

Los primeros sistemas, acompañados por una imprescindible adecuación del marco 



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