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Gestión documental electrónica. Una transformación de raíz hacia el gobierno electrónico en la ciudad de Buenos Aires 2009-2014

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 GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

Así, sus principales funciones son:

 

Caratulación automática del Expediente Electrónico. Cuando se inicia un proceso de 

compras en BAC, la aplicación genera automáticamente un Expediente Electrónico en 

la bandeja del usuario.

 

Vinculación de documentos electrónicos. Los documentos generados en GEDO 

(como pliego o actos administrativos) son vinculados en BAC al proceso de compra 

mediante su número SADE o número especial. Cuando se realiza esta acción, también 

se vincula automáticamente en el Expediente Electrónico correspondiente.

 

Sincronización de documentos. Los documentos generados por BAC son importados y 

firmados en el GEDO y luego vinculados al Expediente Electrónico en forma automática.

 

Buzón de tareas. Se modificó la pantalla de buzón de EE agregando un nuevo botón 

que permite acceder directamente a la tarea pendiente en BAC. Además, el expediente 

pasa de usuario en usuario, según la tarea que corresponda, en forma automática (flu-

jo predeterminado en BAC).

 

Control del expediente. El expediente puede salir del flujo predeterminado en BAC sin 

inconveniente y realizar la operatoria normal del módulo EE. Sin embargo, para poder 

operar en BAC se valida que se encuentre en el buzón de los usuarios predefinidos. 

De esta manera, existe una continuidad y coherencia en la gestión del proceso y de la 

documentación.

Antes de implementarse la integración entre BAC y SADE, las tareas se realizaban en 

paralelo. El usuario las realizaba en BAC y luego debía reflejarlas en el expediente. Se 

duplicaban las tareas. En los actos administrativos, BAC contemplaba flujos para su crea-

ción, autorización y protocolarización; GEDO también. Por lo tanto, debían realizar las 

tareas en BAC y luego las tareas correspondientes para generar el documento también 

en GEDO y, por último, vincularlo al Expediente Electrónico.

En el caso de documentos que generaba BAC –presupuestarios, u órdenes de compra, por 

ej.–, los usuarios descargaban la pantalla, la importaban en GEDO y luego la vinculaban al 

EE. En muchos otros casos, de manera más rudimentaria, los usuarios imprimían la pantalla, 

la escaneaban y luego la importaban en el GEDO para posteriormente vincularlas al EE.

Como BAC no tenía buzón de tareas, el usuario debía memorizar o anotar el número 

del proceso de compra en el cual intervenía, para luego buscarlo y realizar las acciones 

correspondientes. Utilizando 

EE como buzón de tareas de BAC, esta tarea se simplificó 

y significó un notorio ordenamiento del trabajo cotidiano del área.

Sin dudas el principal beneficio de es la agilización de las tareas para el personal, con 

el resultado de una 

reducción sustancial en los tiempos de gestión y la reducción de 

errores derivada de la duplicación de la carga.

La simplificación de las tareas a partir de la no duplicación y de mejoras sustanciales 

en BAC fruto de la integración, permite una interacción más amable entre el usuario y 

el sistema, un 

impulso fundamental al cambio cultural hacia el mundo electrónico.

La integración también trajo consigo el 

ordenamiento de la tramitación de las compras 

y contrataciones, ya que el sistema vincula automáticamente la documentación rele-

vante al EE, sin dar lugar a errores u omisiones del usuario. Desde el punto de vista de 

la auditoría de procesos, es un gran avance.

La utilización de EE como buzón de tareas de BAC, redunda también en una 

mejor orga-

nización del trabajo y por sobre todo, agilidad para ingresar desde allí a la tarea pendiente 

en BAC. 



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