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Gestión documental electrónica. Una transformación de raíz hacia el gobierno electrónico en la ciudad de Buenos Aires 2009-2014

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GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA 

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160 

 GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA


GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA 

 161

8. 

NUEVA REALIDAD,  

  NUEVOS DESAFÍOS


162 

 GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

E

n las secciones anteriores se han 

detallado módulo a módulo los notables 

cambios logrados por la nueva gestión 

documental electrónica del Gobierno de 

la Ciudad Autónoma de Buenos Aires. Vale 

destacar también el impacto general de estos 

logros a nivel de toda la administración de la 

Ciudad. 

En un lustro, el rápido proceso de 

transformación no solo dejó atrás las pilas 

de papeles, sino que en lo inmediato eliminó 

malas prácticas, aceleró los procesos de 

tramitación y permitió importantes ahorros 

en personal, traslados y espacio físico. 

Estos y otros resultados son valiosos en sí 

mismos, por transparentar, agilizar y poner 

al día una administración pública que estaba 

atrasada en el tiempo y carente de orden y 

control. Pero son, además, el punto de partida 

para un modelo de gobierno electrónico 

sostenido, que se centre aun más en las 

necesidades de los ciudadanos y evolucione 

a medida que avanza el siglo XXI.

FOTO: "PUERTO MADERO DLIGHTNING". JUAN IGNACIO IGLESIAS FROM PASO DEL REY, ARGENTINA . CC.


GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA 

 163

De la gestión en papel a un gobierno sin papeles

A

l comienzo de la gestión, 

todos los expedientes se tramitaban en papel. Esto no sig-

nifica que no hubiera digitalización de documentos o procesos y sistemas internos, 

pero sí que el centro de todos los trámites fuera el expediente en papel, con todas sus 

desventajas, detalladas desde el diagnóstico: alterabilidad, transporte y envíos físicos, du-

plicación de documentos, imposibilidad de trabajar en simultáneo, archivo físico, registros 

manuales, entre otros. En muchos casos, incluso, se imprimía un documento creado en 

una computadora, se procesaba en papel, y una vez finalizado el proceso se escaneaba 

para guardarse en formato digital

, un mecanismo que no solo es ineficiente, sino que 

prescinde de las ventajas que ofrecen en la actualidad los sistemas de información.

Como resultado del proceso de implementación de la gestión documental electrónica, 

para fines de 2013 todos los trámites del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos 

Aires (GCABA), más de 800, ya se realizaban con Expediente Electrónico (EE) dentro 

del entorno del ecosistema SADE, y hoy son más de 850. Ha sido esencial, para la auten-

tificación de los documentos, la incorporación de la firma digital y la firma electrónica 

en sustitución de la firma manuscrita, lo que permite que gran parte de los documentos 

pueda generarse, gestionarse y archivarse sin pasar por el papel.

Como resultado del proceso de implementación 

de la gestión documental electrónica, para fines de 

2013 todos los trámites del Gobierno de la Ciudad 

ya se realizaban con Expediente Electrónico (EE) 

dentro del entorno del ecosistema SADE.

Si bien es posible que el consumo de papel en sí no haya disminuido —muchas perso-

nas siguen prefiriendo imprimir los documentos electrónicos para leerlos, analizarlos 

o transportarlos—, 

se ha eliminado la necesidad de tramitar en papel. Los documentos 

se generan dentro del sistema, o bien se escanean y luego se devuelven los originales a 

sus propietarios (como el caso de los DNI de empleados para los legajos), para finalmente 

almacenarlos en un 

repositorio único desde el que pueden ser consultados o reutilizados.

Entre otras ventajas, los documentos digitales no se pierden, no se alteran, no ocupan 

lugar, son de fácil acceso, pueden consultarse en simultáneo, dejan de estar relacionados 

con el lugar físico donde se tramitan. La tramitación electrónica permite además un 

seguimiento permanente y en tiempo real, y la producción de estadísticas acerca de los 

expedientes, como cuántos son, dónde están, por dónde pasaron, dónde se detuvieron, etc.

Sistemas a la altura de las demandas del siglo XXI

La transformación lograda en el Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos 

Aires (GCABA) a partir de la implementación de la gestión documental digital 

con el ecosistema SADE es permanente, sostenible y no tiene vuelta atrás. Por 

primera vez los sistemas internos de la organización están a la altura del contexto 

de la sociedad de la información. 



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