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Gestión documental electrónica. Una transformación de raíz hacia el gobierno electrónico en la ciudad de Buenos Aires 2009-2014

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 GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

Tramitación más ágil, segura y transparente

Como consecuencia de la implementación de la gestión documental electrónica la 

tramitación en el Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires (GCABA) —más de 

850 trámites que abarcan la relación de la Ciudad con ciudadanos, proveedores y otros 

actores sociales interesados— pasó a ser ágil, segura y transparente.

 

Trámites más ágiles. No solo se modificó el rol de las mesas de entradas como distri-

buidoras de documentos y se eliminaron los traslados físicos de los papeles, sino que 

el nuevo sistema impulsó otros cambios fundamentales para la celeridad. Por un lado, 

ya no es necesario que la tramitación siga el camino crítico en base a la locación físi-

ca de las reparticiones intervinientes (en la actualidad, un trámite puede, en minutos, 

pasar de una dependencia a otra, ubicada en el extremo opuesto de la ciudad, y retor-

nar en el día sin movimiento físico de documentos). Por el otro, el agente a cargo de la 

tramitación se ve forzado a hacerla en tiempo y forma. “En tiempo”, porque al no poder 

modificarse las fechas de los documentos, los plazos se deben cumplir —pues resulta 

imposible especular con las fechas o “dejar las cosas para mañana”—; “en forma”, pues 

una vez incorporado un documento a un expediente no se lo puede quitar. Antigua-

mente, como en todas las administraciones públicas basadas en papel, era frecuente 

que en etapas avanzadas se enmendaran errores y fechas de etapas previas sacando 

y poniendo documentos nuevos que se volvían a foliar.

 

Tramitación más segura. La trazabilidad de un trámite queda totalmente “cerrada”, y 

queda detallado quiénes participaron de la tramitación, quiénes participaron en la 

generación de los documentos y qué rol cumplieron en el proceso. Por otra parte, los 

expedientes y Registros Legajos ya no se pueden perder en la maraña administrativa, 

por lo que deja de existir la famosa “reconstrucción del expediente” que causaba nu-

merosos problemas.

 

Más transparencia. Todos los documentos, expedientes y registros o legajos pueden ser 

conocidos; nadie los puede “cajonear”, más allá de los que por razones fundadas puedan 

ser motivo de reserva en su consulta. Pero este concepto es reforzado por los atributos 

mencionados de trazabilidad, datación e imposibilidad de cambio de documentos.

En la actualidad, un trámite puede, al instante, 

pasar de una dependencia a otra, ubicada en el 

extremo opuesto de la ciudad, y retornar en el día 

sin movimiento físico de documentos.

Estas características de la nueva forma de tramitar en el gobierno no fueron en primera 

instancia visibles para los ciudadanos, ya que 

se comenzó el proceso con un aumento 

de la eficiencia y eficacia en el interior de la organización que garantizara respuestas 

adecuadas, rápidas y seguras a la hora de abrirlo al público general. En 2013, ya con todos 

los trámites operando internamente dentro del entorno del ecosistema SADE, se comenzó 

con 

la implementación del módulo Trámite a Distancia (TAD), que ya ha abierto varias 

decenas de trámites a la gestión remota de los ciudadanos y que, se estima, permitirá, 

en un futuro cercano, el acceso a cerca de 300 trámites.



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