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Gestión documental electrónica. Una transformación de raíz hacia el gobierno electrónico en la ciudad de Buenos Aires 2009-2014

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GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA 

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Tan cerca como el año 2000, solamente el 25% de la 

información almacenada en el mundo era digital, los 

otros tres cuartos eran analógicos: en papel, discos LP 

de vinilo, casetes de cintas magnéticas, etc. Pero como la 

información digital crece tan rápido, ya para el año 2013 

solo el 2% de los 1.200 exabytes almacenados estaban en 

medios analógicos. Aunque no existe una buena forma 

de pensar lo que este tamaño de información represen-

ta, podemos imaginar que si fuera en libros impresos, 

cubrirían la totalidad de la superficie de la Argentina en 

179 capas.

Otro dato sorprendente es que el volumen de informa-

ción almacenada crece cuatro veces más rápido que 

la economía mundial y la capacidad de procesamiento 

crece nueve veces más rápido.

Esta inmensa cantidad de datos y capacidad de procesa-

miento no solo está cambiando la economía mundial, está 

creando una nueva economía, basada en la información, 

y generando nuevas formas de riqueza.

Pensar que el Estado puede estar ajeno a este proceso 

es no solo un absurdo sino un despropósito. Para noso-

tros está claro que siendo el Estado uno de los mayores 

generadores y almacenadores de información, tiene la 

impostergable obligación, a riesgo de incumplir una de 

sus funciones básicas, de lograr que toda esa informa-

ción pase a estar almacenada en medios digitales, eli-

minado toda forma analógica y fundamentalmente el 

“contenedor” papel, poniendo estos datos a disposición 

de los ciudadanos para que no solo estén informados, 

sino también que por medio de procesos colaborativos 

generen nuevas formas de valor.

El Estado y el futuro de la información


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 GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

niveles de gobierno o países permitirá un funcionamiento alineado e integrado que 

redunde en mejores servicios e información para los ciudadanos.

 

Extensión de “formularios controlados” a casi todos los trámites. La facilidad de los 

documentos para convertirse en “formularios controlados” permite pasar al mundo 

digital todos los formularios en papel existentes en la actualidad, controlando la ope-

ración documental, capturando los datos claves de los documentos para la toma de 

decisiones y la interacción con otros sistemas. Asimismo, termina por cerrar los pro-

blemas de la datación (dating) de las operaciones, ya que el formulario controlado evi-

taría la posibilidad de alterar o modificar las fechas, tal como permite el papel.

 

Aumentar la utilización de los datos acumulados por todo el GCABA. En la medida en 

que se extiende y consolida el uso de documentación electrónica, se acumulan datos 

de utilidad que podrían procesarse y utilizarse para mejorar la toma de decisiones, el 

control de las operaciones y el control de la productividad. 

 

Establecer las pautas de auditoría por sistemas y el estudio de los comportamientos 

de los usuarios durante la tramitación. Para ello, es necesario utilizar las herramientas 

del punto anterior para extraer la información (data mining) y tener programas que 

analicen esta información y la conviertan en reportes de auditoría con “flags” (adver-

tencias) de gravedad del desvío. 

 

Mejoras de usabilidad y servicios. Sobre la base de los sistemas actuales es posible 

mejorar y ampliar interfaces, así como aumentar los servicios de tramitación por Inter-

net con  proveedores, empresas y ciudadanos

Este listado intenta ser solo una guía y, por ende, solo una pequeñísima parte de lo que 

está por venir y lo que los Estados deberán acometer en el futuro. Será esencial una 

importante capacidad de realización, esfuerzo y voluntad para adecuarse a una nueva 

realidad que implica también nuevas formas de organización. Como ya se ha dicho, los 

datos siempre estuvieron ahí, pero con las TIC se ha logrado captarlos y de esta forma 

liberarlos, creando un nuevo estadio del conocimiento, que transformará toda la reali-

dad tal como la conocemos, y nos llevará a nuevos desafíos que requieran de nuevas 

formas de pensar, y actuar. 



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