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Gestión documental electrónica. Una transformación de raíz hacia el gobierno electrónico en la ciudad de Buenos Aires 2009-2014

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GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA 

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Estados evolutivos de un expediente. 

Di-

ferentes momentos en la conformación 

de un expediente; constituyen una serie 

ordenada de actuaciones administrativas: 

iniciación, subsanación, tramitación, co-

municación, ejecución, archivo operativo 

y archivo histórico.

Expediente. 

Conjunto ordenado de docu-

mentos que proporcionan información 

sobre un mismo asunto y sirven de ante-

cedente y fundamento para su gestión o 

resolución administrativa. 

Expediente electrónico.

 Colección ordena-

da de documentos electrónicos que se en-

cuentran en el Repositorio Único y reflejan 

un procedimiento administrativo.

Expediente Electrónico (EE). 

Módulo del 

ecosistema SADE que administra las reglas 

de uso de un expediente en el Gobierno 

de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.

F

Fase administrativa. 

Etapa donde el o los 

documentos suministran información a la 

administración en forma interna.

Firma digital.

 Esquema matemático que 

usa un método criptográfico para demos-

trar la autenticidad de un documento 

electrónico, brindando al destinatario la 

seguridad de que el mensaje fue creado por 

el remitente, y que no fue alterado durante 

la transmisión o guarda. 

Firma electrónica.

 Conjunto de datos elec-

trónicos integrados, ligados o asociados de 

manera lógica a otros datos electrónicos, 

utilizados por el suscriptor como su medio 

de identificación. 

Firma ológrafa u hológrafa.

 Firma manus-

crita.

Firmar.

 Acción que certifica un documen-

to con distintos niveles de seguridad (ver 

“firma digital”, “firma electrónica” y “firma 

ológrafa”).

Flujograma. 

Representación gráfica utili-

zada para mostrar esquemáticamente los 

pasos de determinado proceso o procedi-

miento dentro de una organización o sector 

de la misma.

Formulario.

  Documentos prefijados con 

textos y campos combinados, o solo cam-

pos, que se deben cargar o no (obligatorio 

y no obligatorio) controlando sus valores. 

Framework. 

En inglés, “marco de trabajo”; en 

software se utiliza para definir una estruc-

tura desde la cual se realiza un desarrollo.

 

Frontend. 

En inglés, “interfaz” o parte de un 

sistema o software que interactúa con el usua-

rio; en oposición al backend, que procesa la 

información pero no tiene interacción directa.

Front-office.

 Término de origen inglés que 

hace referencia a las actividades en contac-

to directo con los usuarios o clientes de un 

sistema o empresa.

G

Generador Electrónico de Documentos Ofi-

ciales (GEDO).

 Sistema que permite generar, 

numerar, encriptar y almacenar documen-

tos electrónicos.

Los documentos generados corresponden 

a alguno de estos orígenes:

Libres: generados en el sistema a través de 

un workflow de confección que comprende 

la solicitud, producción, revisión y firma de 

los documentos.

Importados: archivos digitales que son in-

corporados y firmados.

Documentos con atributo “embebido” gene-

rados en el sistema a través de un workflow 

de confección que contienen un archivo 

incrustado. 

Documentos template. Documentos con un 

formulario controlado asociado.

Gestión documental. 

Conjunto de activida-

des administrativas y técnicas tendientes 

a la planificación, manejo y organización 

de los documentos producida y recibida 

por las entidades desde su origen hasta 

su destino final, con el objeto de facilitar 

su identificación, utilización, explotación 



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