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Gestión documental electrónica. Una transformación de raíz hacia el gobierno electrónico en la ciudad de Buenos Aires 2009-2014

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 GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires. No habíamos venido a solo “pasar” por los 

cargos; habíamos venido al Estado para marcar una diferencia, para cambiar estructuras 

obsoletas y para que, cuando nos fuéramos, lo que nos había tocado administrar fuera 

definitivamente diferente para siempre. 

Queríamos hacer algo trascendente y lo hicimos; 

de esta transformación da cuenta este libro.

Si íbamos a poner tiempo y esfuerzo en arreglar 

algo debía ser para producir una mejora definitiva, 

llevando la tramitación del gobierno al siglo XXI. 

No íbamos a trabajar para el pasado, íbamos a 

modernizar la tramitación administrativa del 

Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires.

Como yo conocía perfectamente 

la lógica de los expedientes del Estado por haber 

trabajado durante muchísimos años en compañías de seguros—que, al estar totalmente 

reguladas por el Estado (Superintendencia de Seguros), deben documentar sus deci-

siones al igual que en el Estado—, y como también allí había hecho una experiencia 

con expedientes electrónicos, 

armamos una propuesta de cambio radical. Se la lle-

vamos a Mauricio Macri, quien no lo dudó un instante y nos dio la aprobación para 

seguir adelante. Le comentamos las dificultades legales, políticas y administrativas 

que enfrentábamos con un proyecto así, pero le dijimos también que si lo lográbamos, 

el nuevo 

back-office o proceso interno iba a permitir además abrir la tramitación del 

gobierno a los ciudadanos (no como comúnmente hacen los gobiernos, que arman una 

guía de trámites con formularios pero no operan el trámite en realidad). Su respuesta 

fue “No se preocupen, tienen todo mi apoyo”. 

Con el paso de tiempo comprobamos que 

el apoyo e involucramiento de los niveles 

más altos de la organización resultó vital para avanzar en la dirección propuesta, 

sortear los obstáculos y evitar a los detractores del cambio.

Mirando en retrospectiva cómo se fueron sucediendo las etapas de este proceso, cada 

vez me convenzo más de que la incredulidad que provocaba nuestra idea en el resto 

de la organización, por ser tan ambiciosa, resultó nuestra mejor aliada. Al no tomarnos 

inicialmente en serio, nadie pudo levantar las barreras a tiempo; no nos vieron venir, y 

cuando se dieron cuenta de que el cambio realmente iba a suceder, ya era realmente 

imparable. 

Hoy está hecho y no tiene retorno.

Para ilustrar con un solo ejemplo el cambio cultural que se produjo, 

pensemos en los 

libros de registro. Hasta hace pocos años eran manuscritos. Sí. Los libros se escribían 

a mano en cada mesa de entradas y salidas. Este mecanismo permitía —una práctica 

extendida, aunque no se debe—, “reservar” numeraciones de actos administrativos, 

con la idea de que, si no se llegaba a tiempo para cumplir una fecha, realizar la tarea 

posteriormente y asentarla con la fecha deseada. La administración no concebía su 

existencia sin esta “droga”. La resultante del cambio en este frente ha sido un acorta-

miento de los tiempos de tramitación, ya que 

bajo el esquema electrónico actual las 

fechas deben ser respetadas; no hay margen; no pueden modificarse las fechas y, por 

ende, las tareas no pueden ser dejadas “para mañana”.

Una anécdota vivida explica por sí sola lo arraigada que estaba esta práctica en la cul-



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