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Gestión documental electrónica. Una transformación de raíz hacia el gobierno electrónico en la ciudad de Buenos Aires 2009-2014

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GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA 

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tura organizacional. Mientras estudiaba cómo operaba la administración me instalé 

en una importante mesa de entradas y salidas, centro de control de los trámites, a ver 

cómo era el proceso. Lo primero que me llamó la atención fueron estos famosos libros 

de registro manuscritos, por lo que empecé a hacerle varias preguntas a la jefa de la 

mesa respecto de su uso. Después de explicarme muy amablemente cómo operaban, 

se me ocurrió desafiar el intelecto de mi interlocutora afirmando que en un año, con los 

cambios que pensábamos hacer, los libros de registro iban a desaparecer. Me respondió 

muy enfática: 

“Eso nunca, pero nunca, va a suceder; es imposible; ¿cómo harían para 

reservar números?”. Insistí en que me definiera su “nunca”: ¿en el 2050 seguiríamos con 

libros manuales pese a la revolución informática en la que está embarcado el mundo? 

Me concedió que entendía que en el 2050 no habría más libros, por lo que le dije que 

entonces debíamos cambiar el nunca por el cuándo. Debo reconocer que nos tomó un 

poco más de un año, pero 

hoy no hay más libros de registro manuales en el Gobierno 

de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.

Con el aval de Mauricio Macri, empezamos a investigar qué soluciones informáticas 

había en el mercado argentino y a consensuar con otras áreas del Gobierno que estaban 

pensando en soluciones de gobierno electrónico qué se debía hacer y con quién. Esto 

empezó a tomar mucho tiempo y no avanzábamos a la velocidad que creíamos necesaria. 

Nos dimos cuenta de que este proyecto era algo enorme, no había tiempo que perder. 

Entonces, en 2009, viajamos a España para ver qué estaba pasando allí, pues sabíamos 

que la Ley 11 de 2008 estaba obligando a todos los niveles de la administración española 

a migrar a formas electrónicas de tramitación para enero de 2010. Parecía que era el lu-

gar ideal para investigar; lo nuevo debía estar sucediendo allí, y el idioma era una gran 

ayuda para cualquier solución informática que pudiéramos encontrar.

Al arrancar con el trabajo, lo primero que 

evaluamos es que iba a ser necesaria una 

convivencia transitoria con el mundo papel y 

armar un esquema de reparticiones que nos 

sirviera más tarde para el mundo electrónico.

Visitamos los gobiernos de Madrid, Barcelona y Málaga, donde encontramos las más 

variadas soluciones que estaban implementando. La mayoría muy buenas, pero muy 

caras para nuestro presupuesto. Además, la 

Agencia de Sistemas de Información (ASI) 

del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires nos había fijado un

 framework (marco de 

trabajo) de código abierto como condición técnica para la solución a implementar, lo 

cual restringía y dificultaba enormemente encontrar una solución que cubriera todas 

estas necesidades. Finalmente, como en toda buena historia y medio por casualidad, 

dimos con una solución flexible que cubría los requisitos de la ASI y nuestro presupuesto.

Al arrancar con el trabajo, lo primero que evaluamos es que 

iba a ser necesaria una 

convivencia transitoria con el mundo papel y armar un esquema de reparticiones que 

nos sirviera más tarde para el mundo electrónico. Así, se reemplazó el viejo sistema 

SUME por un nuevo módulo que hiciera el seguimiento de los expedientes en papel y 

sirviera de plataforma para lo que vendría. El 

módulo TRACK entró en operaciones el 18 

de agosto de 2009. Recordar el trabajo que implicó el vuelco de millones de registros de 

un sistema al otro y que “solo” cinco millones de “rutas” estaban “rotas”, que 

paramos la 



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