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Gestión documental electrónica. Una transformación de raíz hacia el gobierno electrónico en la ciudad de Buenos Aires 2009-2014

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 GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

tramitación administrativa del Gobierno casi una semana, quince días a un ritmo muy 

lento y dos meses para recuperar plenamente la normalidad, me hace darme cuenta 

de la determinación que requirió ese paso.

Mientras un equipo trabajaba en este cambio indispensable, pero que no era lo nuevo, 

yo venía estudiando más y más la organización del Gobierno, sus normas y su cultura, 

y veía con más claridad el 

problema técnico y de implementación que enfrentábamos. 

Finalmente, me convencí de que 

no era posible pasar directamente a documentos 

digitales y expedientes electrónicos, porque íbamos a generarle una crisis tremenda 

a la organización y ni ella ni nosotros íbamos a resistir un cambio tan grande sin algún 

paso intermedio. Estudiando los distintos actos administrativos vi que 

la Nota y el Me-

mo, que son los de menor valía jerárquica, se usaban extensamente y podían servir de 

“conejillo de Indias”. Así que se me ocurrió que podíamos hacer algo intermedio que 

nos posibilitara 

introducir a la organización en el uso de documentos electrónicos y 

firma electrónica, y hacerles entender que el flujo de trabajo al crear un documento es 

distinto del flujo de trabajo del trámite propiamente dicho.

Este concepto de desvincular el flujo del documento del flujo del trámite fue, a mi en-

tender, el 

cambio conceptual más grande respecto a todas las soluciones que habíamos 

visto en las exploraciones de casos de referencia.

 Así, desvinculamos la generación de 

cualquier documento, de su contenedor (Expediente, Carpeta, Legajo, Registro). Este 

punto hace muy diferente al ecosistema SADE de otras soluciones de Gestión Documental 

y así fue que se 

requirió construirlo completamente casi desde cero. 

Esta etapa intermedia se materializó a través del 

módulo de Comunicaciones Oficiales, que el 19 

de abril de 2010 me permitió firmar el primer 

documento electrónico oficial del Gobierno de la 

Ciudad Autónoma de Buenos Aires.

Con esta idea, obtuvimos en Comunicaciones Oficiales un “protoGEDO”, o primer acer-

camiento al Generador Electrónico de Documentos Oficiales, hoy corazón de todo el 

ecosistema SADE. Asimismo logramos que equipo aprendiera a enviar actuaciones a 

otros integrantes de la organización sin pasar por una Mesa de Entradas, con lo que 

también tuvimos un “protoEE” (Expediente Electrónico), que es el segundo componen-

te más importante del ecosistema. De esta forma, logramos que con relativa rapidez la 

organización empezara a dar sus primeros pasos en la tramitación electrónica sin que la 

tramitación del Gobierno colapsara, pues 

solo cambiábamos las Notas y Memos papel 

por las electrónicas, que es un riesgo menor.

Esta etapa intermedia se materializó a través del 

módulo de Comunicaciones Oficiales 

(CCOO), que el 19 de abril de 2010 me permitió firmar el primer documento electrónico 

oficial del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires. Este módulo es algo que 

no he visto en otros gobiernos, realmente no sé si algún otro tiene algo parecido. Pero 

desde ya, a cualquiera que vaya a acometer este “viaje” le recomiendo enfáticamente 

implementar este módulo como inicio del cambio cultural, ya que terminó resultando 

algo extremadamente útil y un puente de plata para llegar a “destino”. Asimismo, hoy 

tiene plena vigencia para todo tipo de notificaciones o solicitudes, iniciando trámites 

o permitiendo notificar de toma de vista sin necesidad de girar el expediente con la 



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