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Gestión documental electrónica. Una transformación de raíz hacia el gobierno electrónico en la ciudad de Buenos Aires 2009-2014

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 GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

qué reglas tenían para cada trámite. Empezamos hablando con los niveles superiores, 

pero con el tiempo nos dimos cuenta de que en muy pocos casos esa era la estrategia 

adecuada; la resistencia en muchos casos estaba ahí, así que tomamos la decisión de en-

viar analistas a todas la mesas de entradas, que desarchivaban trámites y los estudiaban, 

para que cuando llegábamos a las charlas con las autoridades superiores, en muchos 

casos ya sabíamos más que ellas sobre la manera en que operaban.

Para ilustrar cómo a veces los mandos medios y superiores son los que se oponen a 

los cambios, porque creen perder alguna cuota de poder o de confort, les relato esta 

anécdota. Un día tuve que ir a las oficinas de RR.HH. de una Repartición por un tema no 

relacionado con la Gestión Documental y mientras esperaba a la jefa del sector, desde 

uno de los escritorios una empleada me preguntó si yo era “Martelli”. Lo primero que 

vino a mi mente fue “ahora se va a quejar por EE”, ya que lo habíamos implementado 

hacía poco en trámites de RR.HH. Pero no, para mi enorme sorpresa, en voz muy baja 

casi susurrando me dijo 

… EE está buenísimo, no solo es rápido, no tengo más papeles y 

no pierdo nada; sino que ahora puedo saber quién tiene el expediente en RR.HH. Central 

y sé qué está haciendo con él. La puedo llamar a Martita y decirle, por favor ocupate de 

mi trámite que lo tenés parado…”. En ese momento apareció la jefa y cuando escuchó la 

conversación me confesó: 

“Yo todavía no aprendí a usarlo, pero dicen que es muy bueno”. 

Habíamos cambiado la administración y la pirámide organizacional a veces está invertida. 

La tecnología no va a dejar de sorprendernos y 

brindarnos nuevas y maravillosas herramientas 

para que el Gobierno sea mejor, más servicial y 

próximo a la gente.

Con los avances, 

el SADE se convirtió en un gran “mecano”, donde las piezas empezaron 

a encajar. Cada módulo es complementario de otro, o una combinación de varios a la 

vez, por la reutilización de las distintas piezas de software. Así vinieron Escritorio Único 

(EU), Porta Firma (PF), Administración de Firma del Jefe de Gobierno (AFJG), Archivo 

(ARCH), Locación de Obras y Servicios (LOyS), la integración de Buenos Aires Compras 

(BAC), Registro Legajo Multipropósito (RLM), Designaciones del Personal de Salud (DPS), 

Sistema de Información Normativa (SDIN), Legajo Único Empleados (LUE), Gestor Único 

de Proveedores (GUP), Trámite a Distancia (TAD), los servicios a otros sistemas, cado 

uno de ellos con sus anécdotas y desafíos de todo tipo. Pero en particular me gustaría 

referirme al RCE (Registro Civil Electrónico) y al TUS (Tramitador Único de Subsidios) 

con sus módulos RIB y PSOC, por el impacto que están empezando a generar y porque 

son una innovación en sí mismos, más allá de la gestión documental en particular.

Hasta la introducción del RCE, el Registro Civil operaba básicamente como en 1886, año 

de su creación, 

registrando los hechos de vida en libros manuscritos y con búsquedas 

en fichas y de allí a las estanterías de los libros. Si tenemos en cuenta que mensualmente 

se solicitan copias de aproximadamente 2.000 partidas de nacimiento, tendremos una 

somera idea del despropósito operativo en 2014. Con el nuevo sistema, pese a que toma-

rá un tiempo que estén todos los enlaces cargados, tendremos una “foto” en cualquier 

momento de la situación civil de cada persona y de todos los vínculos familiares, o sea, 

tendremos una línea de vida de cada persona. 

Pero lo que quisiera destacar es que no solo mejoramos la información y la seguridad, sino 

que los 

servicios y el ahorro de tiempo en trámites inútiles que nos permitirá brindarles 



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