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Gestión documental electrónica. Una transformación de raíz hacia el gobierno electrónico en la ciudad de Buenos Aires 2009-2014

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GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA 

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a los ciudadanos son increíbles. Si además esto se pudiera combinar con el resto de los 

registros civiles de las provincias y con el Registro Nacional de las Personas, podríamos 

revolucionar la identificación de las personas en la Argentina y sería una ayuda inesti-

mable a la posibilidad de realizar todos los trámites a distancia, sin tener que concurrir 

a oficinas estatales, hacer colas o ir y venir ante cualquier mínimo error o humor del 

funcionario de turno.

El TUS permite contar con un único registro de toda la información sobre el otorgamien-

to de subsidios de la Ciudad de Buenos Aires, y con programas individuales para cada 

plan social. Esto mejora exponencialmente los criterios de otorgamiento, haciendo 

más justa, eficaz, y transparente la ayuda social. Este sistema debería ser un modelo a 

seguir por muchos otros distritos de la Argentina.

Como final de este relato, solo deseo expresar mi más sentido deseo de que los funcio-

narios que nos sucedan vayan por más, que no cejen en este camino que comenzó y 

que nunca va a parar, pues la tecnología no va a dejar de sorprendernos y brindarnos 

nuevas y maravillosas 

herramientas para que el Gobierno sea mejor, más servicial y 

próximo a la gente. 

En términos generales, a medida que la tecnología posibilite acceder a todos los datos 

que proporcionan las personas, los objetos y la naturaleza –y no falta mucho para lo-

grarlo–, interactuaremos con el mundo de una forma muy distinta de la actual. Será una 

nueva era del pensamiento, y el Estado deberá 

repensar las instituciones, las ciudades 

y las naciones. 


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 GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA


GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA 

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Hamlet en la selva: el desafío de implementar 

la gestión documental digital

D

icen que 

la perspectiva condiciona todo, más aún que la deter-

minación del contexto, y que, por ejemplo, cuando a un actor le 

preguntan de qué se trata la obra en la que participa, siempre cuenta 

una historia centrada en el personaje que le toca representar: “es la 

historia de un mensajero que le lleva al Rey Lear las peores noticias”.

A mí me tocó el desafío de 

ejecutar en “territorio” la transformación 

hacia una administración de gestión documental electrónica. La 

estrategia fue 

arrancar con una aplicación fácil desde el punto de 

vista funcional, Comunicaciones Oficiales, pero que reunía dos as-

pectos que permitirían escalar y avanzar después rápidamente sobre 

expedientes, documentos y controles de firma. La aplicación, que es 

similar a un e-mail, debía ser muy bien asimilada por los usuarios, pero, 

además, introduciría conceptos nuevos, punta de iceberg para la ad-

ministración: firma electrónica, buzones de tareas, roles de Asignador, 

Productor, Revisor y Firmante, funciones básicas en la producción de 

documentos en el Estado. Por otro lado, la implementación de este 

módulo obligaría a revisar y ordenar los contenedores y documentos 

de tramitación que utilizaban de manera caótica las reparticiones (expedientes, carpetas, 

memos, notas, etc.). 

La 

escala de la implementación en territorio asustaba un poco: 600 reparticiones a nivel 

de Dirección General, 33 hospitales, alrededor de 1.200 escuelas, más de 55.000 usuarios 

de sistema. La consigna era ir personalmente para 

relevar en campo la operación porque 

prácticamente se la desconocía a nivel de Gobierno central; armar una propuesta de or-

denamiento, validarla con la dirección, capacitar, hacer la puesta en arranque y soporte 

de primera línea.

La escala de la implementación en territorio asustaba 

un poco: 600 reparticiones a nivel de Dirección 

General, 33 hospitales, alrededor de 1.200 escuelas, 

aproximadamente 55.0000 usuarios de sistema.

Si bien el desafío impresionaba, alcanzamos mucha motivación con el pensamiento 

crítico pero práctico y con una dosis de histrionismo intenso —combinación “divertida 

y necesaria” para la selva de Gobierno— de Pablo Clusellas y Eduardo Martelli, quienes 

estuvieron al frente del proceso de transformación. En las primeras conversaciones de 

arranque de proyecto, suministraron un diagnóstico ácido y certero de la administración 

porteña que resumo en las siguientes proposiciones:

 

“La pirámide está invertida. El poder y la información la tienen en la mesa de entradas 

y el personal administrativo más raso. Hay que iniciar la tramitación de manera elec-

trónica y elevar la información para la toma de decisiones”.

 

“Si paramos la administración uno o dos días... no genera riesgo porque 

no podemos 

hacerlo peor y más lento que lo que están haciendo; no tenemos datos, ni sabemos 

qué están haciendo”.

María Jose Martelo

Lic. en 

Comunicación 

Social - UBA.

Directora General 

de Modernización 

Administrativa. 

Gobierno de la 

Ciudad Autónoma 

de Buenos Aires.



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