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Gestión documental electrónica. Una transformación de raíz hacia el gobierno electrónico en la ciudad de Buenos Aires 2009-2014

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GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA 

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 GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA


GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA 

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3.

  NUEVAS TECNOLOGÍAS

  PARA REFORMAR LA

 ADMINISTRACIóN 

 PÚBLIC

A


48 

 GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

E

l gobierno electrónico implica un cambio 

de paradigma: el uso de nuevas tecnologías 

no solo agiliza y hace más eficiente la 

administración pública, sino que también 

genera oportunidades para que los ciudadanos 

se involucren más en la gestión y para el 

desarrollo de modelos sustentables. 

Esta nueva concepción es posible a partir 

de la convergencia de las preocupaciones 

por reformas y modernizaciones de la 

administración pública con las tecnologías de 

información y comunicación (TIC) que han 

impactado en el mundo durante las últimas 

décadas del siglo XX y los primeros años del 

siglo XXI.

Con información clara y actualizada, es posible 

implementar mejores políticas públicas. La 

gestión documental electrónica, condición 

necesaria para un modelo de gobierno 

electrónico, implica la puesta en práctica de las 

nuevas tecnologías para transformar procesos 

y formas de trabajo de la administración 

pública, poniéndolos a la altura de los tiempos.


GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA 

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De la burocracia al gobierno electrónico

L

función profesional de gobierno surgió aproximadamente en el siglo XIII, cuando 

aparecieron en Alemania y Francia las 

primeras organizaciones públicas con per-

sonal capacitado y asalariado. Se trataba de órganos de personal administrativo que se 

crearon dentro de las monarquías para marcar las diferencias entre la esfera política y la 

religiosa en términos organizativos e institucionales. En muchos casos, sus funcionarios 

eran de todas formas sacerdotes o aristócratas que manejaban la tecnología de la época, 

la escritura, para registrar los actos de gobierno.

Algunos siglos después, en la medida en que los gobiernos profesionalizados se fueron 

ampliando y se extendieron los territorios que administraban, aparecieron las 

burocracias, 

que pasaron a convertirse en uno de los rasgos distintivos de 

las sociedades modernas. 

Un conjunto de funcionarios públicos especializados realizaba desde sus escritorios 

y oficinas (“burós”) las funciones de documentación, registro y archivo de los actos de 

gobierno, sobre la base fundamentalmente de papeles: expedientes, certificados, legajos, 

libros, formularios, cuadernos, fichas, etc. La gestión de esos papeles, cada vez compleja, 

inflexible, carente de sentido final y casi deshumanizante, se convirtió en mucho casos 

en el centro de la administración pública, llevando el concepto de “burocracia”, el poder 

de los burós, hacia la 

connotación negativa que hoy carga en la sociedad.

Así, durante el siglo XX surgieron en el mundo diversos 

intentos de reformas administrativas 

que buscaban transformar el funcionamiento de las grandes y pesadas organizaciones 

estatales heredadas de los siglos anteriores. Si bien las experiencias fueron esporádicas y 

tuvieron resultados diversos –aunque, por lo general, debajo de las expectativas–, estable-

cieron el concepto de cambio organizacional en el Estado y dejaron planteadas las 

bases 

para modelos de gestión más orientados a la eficiencia y la efectividad.

Durante el siglo XX surgieron en el mundo 

diversos intentos de reformas administrativas 

que buscaban transformar el funcionamiento de 

las grandes y pesadas organizaciones estatales 

heredadas de los siglos anteriores.

Cuando a fines del siglo XX comenzó a vislumbrarse la 

revolución de la información, 

del conocimiento o de las comunicaciones, según la han denominado diversos autores, 

surgieron los modelos con base en las nuevas tecnologías. Primero, durante las décadas 

del 80 y 90, las administraciones 

incorporaron las PC como herramienta para la gestión, 

y luego las redes. Si bien la incorporación de tecnología significó avances, implicó también 

la duplicación de documentos, el aumento de papeles (al facilitarse las fotocopias y las 

impresiones), dificultades para la sincronización y el trabajo conjunto, acceso limitado y 

complicado a la información pública, entre otros problemas. Surgieron así más tarde los 

modelos de gestión documental electrónica, para ordenar, coordinar, agilizar y facilitar 

la administración pública con el apoyo de los avances en tecnologías de información 

y comunicación (TIC).

Las posibilidades cada vez más amplias y de relativo bajo costo que abrieron las nuevas tec-

nologías a toda la sociedad, aun en países en desarrollo, gestaron un nuevo enfoque sobre el 

que repensar las actividades de los gobiernos. Con el tiempo se acuñó el término 

e-government 



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