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Gestión documental electrónica. Una transformación de raíz hacia el gobierno electrónico en la ciudad de Buenos Aires 2009-2014

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 GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

El punto de partida

El Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires tiene unas 

dimensiones que exceden 

las de la mayoría de las ciudades del mundo. No solo la ciudad es un gran centro urbano 

con cerca de 3 millones de habitantes —más 3 millones y medio que entran diariamente—, 

sino que es a la vez autónoma y sede del gobierno nacional, lo cual agrega 

niveles de 

complejidad administrativa. Con más de 125.000 funcionarios públicos y 1.600 loca-

ciones, gestiona a la vez en el nivel de intendencia y en el de provincia; es una Ciudad 

Estado, por lo que tiene un enorme volumen y variedad de trámites y operaciones, que 

tienden a aumentar por la creciente demanda de servicios públicos. 

Los 

conflictos centrales que se identificaron como emergentes de la situación adminis-

trativa del Gobierno de la Ciudad fueron:

 

Trámites lentos. La circulación física de documentos, el funcionamiento de las mesas 

de entradas, la linealidad de los procesos, entre otros aspectos, producían demoras y 

tiempos ociosos que tornaban extensas y engorrosas todas las tramitaciones.

 

Imposibilidad de identificar la operación. No resultaba sencillo realizar un seguimien-

to de los flujos de procesos, ya que los mismos trámites se realizaban de maneras diver-

sas según las reparticiones o funcionarios a cargo.

 

Escasa información. La información para la toma de decisiones era difícil de encon-

trar, pues no estaba agrupada y requería de procesamiento manual. 

Claves para la transformación

Diagnóstico integral de la organización

Análisis de casos y modelos de referencia

Una misión clara y una visión de cambio 

profundo

Sistema simple, a medida y escalable

Estrategia de abordaje flexible

Un plan y un marco normativo adecuado

Equipo interdisciplinario y capacitación 

permanente


GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA 

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La Ciudad Autónoma de Buenos Aires en 2008, 

al comienzo de la nueva gestión

SUPERFICIE: 22.000 hectáreas.

PoBLACIón: 3.000.000

EnTRAdA dIARIA: 3.500.000 

ToTAL dIARIo A ATEndER: 6.500.000

EMPLEAdoS En EL GoBIERno: 125.000

Ambiente de negocios TIC

Presupuesto en TIC (GCABA): Bajo en términos relativos respecto al 

tamaño de la organización (1%).

Baja propensión al cambio, 100% de los trámites internos basados en 

“tecnología papel”, salvo Presupuesto y Sueldos

Procesamiento como en la década del 80, con el soporte de un sistema 

de tracking obsoleto y deficiente.

En el análisis más profundo de causas y problemas subyacentes a estos conflictos, se 

identificaron los siguientes:

 

Mal uso de las actuaciones. Debido a las dificultades y brechas en los procesos, había 

malas prácticas como la posdatación, la reserva de números de expediente, la inser-

ción o extracción de documentos, entre otras.

 

Operación dispersa en múltiples actuaciones. 

 

Duplicación de tareas. Por ejemplo, la numeración por libros y su posterior carga en el 

sistema.

 

Trabajo artesanal en una operación de alto volumen. Gran parte de las tareas se reali-

zaba en forma manual: la numeración de los expedientes, el sellado con el número de 

folio, el sello fechador, los sellos de entrada y salida.

 

Imposibilidad de identificar lotes de trámites en curso versus trámites terminados. El 

sistema de información no permitía diferenciar trámites finalizados.

 

Garantía de recepción de una actuación en remitos papel. El movimiento físico de los 

expedientes quedaba registrado en formularios en papel, complejos de consultar y 

mantener en orden.

 

Caratulación de los expedientes lejos de la operación. 

 

Falta de información sobre trámites. El sistema de gestión de actuaciones no caratu-

laba ni registraba aspectos de la tramitación; no identificaba estados de los trámites; 

los pases no implicaban recepción de la documentación (la constancia era un remito 

papel).

 

Pases sin control. El sistema permitía a un usuario realizar pases de actuaciones y ex-

pedientes que no estaban ni en su poder ni en su repartición. 



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