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Gestión documental electrónica. Una transformación de raíz hacia el gobierno electrónico en la ciudad de Buenos Aires 2009-2014

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GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA 

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ese tipo de expediente o trámite. En consecuencia, hay que estudiar para cada trámite su 

particular flujo de trabajo o implementación, un camino excesivamente complejo y 

extenso en este caso, dada la enorme cantidad de trámites que hay en el GCABA. 

A diferencia del modelo con base en el trámite, el enfoque del expediente electrónico 

desde la óptica del documento 

da existencia a cada documento por sí mismo (identifica-

ción/numeración), y por ende permite vincularlo con un conjunto de otros documentos 

y conformar un expediente. Así, se construyeron dos flujos de trabajo (

workflows) o 

“tramitadores”, uno para la creación de documentos y otro para vincularlos y tramitarlos 

con un expediente, basado en un 

modelo abierto que permite una gran flexibilidad.

El modelo solo requirió un 

estudio de los atributos generales de los documentos ge-

nerados por la administración pública para encontrar los denominadores comunes, y 

así 

plantear con relativa rapidez una amplia variedad de trámites. Así, se pudo dejar 

para una segunda etapa el rediseño de los circuitos administrativos, pero logrando una 

enorme cantidad de ventajas en un corto plazo.

Estrategia de abordaje flexible

¿Cuál es la lógica que se debía seguir para el abordaje de un 

cambio tan radical como el 

propuesto en una organización tan grande, formal, compleja y extensa como es el GCABA?

Por el tamaño de la organización, un “Big Bang” era imposible, de modo que se decidió 

hacer una 

transformación en etapas y con aprendizaje entre pares. Por otra parte, si bien 

el foco de las iniciativas de Gobierno Electrónico terminan en el ciudadano, se decidió 

arrancar por un proceso de transformación interna que asegurara que, en el momento 

de comunicar y abrir el cambio a los ciudadanos, se pudiera garantizar una respuesta y 

una cultura de servicio adecuadas al nuevo enfoque de gestión.

La transformación interna requería un abordaje 

flexible y en múltiples dimensiones, que tuviera 

en cuenta no solo los aspectos técnicos, sino 

también el marco legal y funcional, así como, el 

acompañamiento y capacitación necesarios para 

la transformación cultural. 

Esta transformación interna requería un 

abordaje flexible y en múltiples dimensiones, 

que tuviera en cuenta no solo los aspectos técnicos, sino también el marco legal y fun-

cional, así como, fundamentalmente, el acompañamiento y capacitación necesarios 

para la transformación cultural.

Algunos aspectos destacados de esta estrategia de abordaje:

 

Š

Empezar desde adentro: del 

backend al ciudadano.

 

Š

Sistemas y procesos para aumentar la eficiencia.

 

Š

Arrancar por lo simple: la implementación de comunicaciones oficiales.

 

Š

Implementar gradualmente.



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