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Gestión documental electrónica. Una transformación de raíz hacia el gobierno electrónico en la ciudad de Buenos Aires 2009-2014

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 GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

Empezar desde adentro: del backend al ciudadano

La mayoría de los procesos de acercamiento al gobierno electrónico comienzan por 

agregar una “capa” de tecnología en la relación con el ciudadano, 

sin realizar cambios 

profundos. En parte porque es más fácil transformar el exterior que el interior de la 

administración pública, en parte porque tienen un impacto de corto plazo.

En este caso, el planteo fue buscar una 

transformación de fondo que subsistiera a una 

gestión en particular y sentara las bases para un camino hacia el gobierno electrónico 

sustentable en la Ciudad. 

Así, el trabajo inicial tuvo un 

foco en la tramitación dentro de la administración para 

recién, una vez concretada la mayor parte de la transformación, empezar con la vincu-

lación directa con el ciudadano, a través del módulo de Tramitación a Distancia (TAD).

sistemas y procesos para aumentar la eficiencia

En el gobierno electrónico, la eficiencia se logra a través de dos caminos. Por un lado, la 

implementación de nuevas TIC permite generar documentos electrónicos y tramitar los 

expedientes que los contienen, evitando los papeles. Por el otro, la lógica de los procesos 

electrónico permite abordar una 

reingenería de procesos, ya que muchos de sus pasos, 

que tenían sentido en la lógica del papel, dejan de ser necesarios en la nueva forma de 

trabajo basada en documentación electrónica.

En el abordaje para el GCABA resultaba imposible, por una cuestión de tiempo y de arraigo 

de ciertos procesos, atacar ambos caminos en simultáneo con toda la profundidad. Explicitar 

con el máximo grado de detalle los miles y miles de circuitos administrativos (procesos/

trámites) que se ejecutan en el GCABA y redefinir los correspondientes 

workflows era una 

tarea imposible en un tiempo razonable, por lo que el problema debió ser encarado de 

dos maneras distintas.

Se decidió 

identificar los procesos más relevantes desde el volumen transaccional y 

monetario, y desde el impacto en el servicio al ciudadano, y en ellos sí buscar la rein-

geniería del proceso y su 

definición en un módulo independiente (LOyS, por ejemplo), 

mientras que se diseñó un 

workflow o flujo libre para otros trámites, que permitía el uso 

del Generador Electrónico de Documentos Oficiales (GEDO) y la creación elección de 

la “ruta” a seguir, en cada uno de los pasos. 

Se logró revisar y hacer más eficientes los procesos 

clave, sin alterar sobremanera el trabajo de los 

funcionarios involucrados en otras tramitaciones 

que, si bien pasaron su gestión a documentos 

digitales, mantuvieron el control sobre la circulación 

de la información y expedientes a su cargo.

De esta forma, se logró 

revisar y hacer más eficientes los procesos clave, sin alterar 

sobremanera el trabajo de los funcionarios involucrados en otras tramitaciones. Estos, 

si bien pasaron su gestión a documentos digitales, mantuvieron el control sobre la cir-

culación de la información y expedientes a su cargo.

La implementación de la tramitación electrónica para los varios cientos de trámites 

que gestiona el GCABA permite ahora 

avanzar en la profundización del replanteo de 

procesos que mejoren el ordenamiento de la operación. 



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