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Gestión documental electrónica. Una transformación de raíz hacia el gobierno electrónico en la ciudad de Buenos Aires 2009-2014

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 GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

En particular, en el capítulo 3 del Plan,

 “Del Gobierno Electrónico y nuevas Tecnologías de 

la Información y Comunicación”, se propone la mejora de los sistemas de información y 

la implementación de instrumentos específicos para una gestión electrónica. Entre ellos: 

 

La 

sede electrónica, para “Posibilitar a los ciudadanos acceder a la información y a los ser-

vicios administrativos más allá de las limitaciones cronológicas propias de las oficinas tra-

dicionales, ampliando los medios de vinculación existentes entre los mismos y generando 

una prolongación virtual de las oficinas tradicionales de la Administración Pública”.

 

La 

firma electrónica y digital, con el objetivo de “Agilizar la gestión de la administración 

pública y aumentar el acceso de los ciudadanos a los servicios y trámites públicos, ga-

rantizando la autoría e integridad de los documentos electrónicos, emanados tanto de la 

administración como de los administrados”.

 

La 

digitalización de procesos administrativos, “a los fines de facilitar la gestión, el acceso y 

la perdurabilidad de la información y la reducción de los plazos en las tramitaciones”.

Este plan reflejaba muchos de los cambios que ya iban avanzando en el interior de 

la administración, pero que sin el marco normativo adecuado resultaban difíciles de 

consolidar. 

La adecuación de las normas a la realidad de la gestión documental electrónica ha 

resultado de suma importancia para el proceso. En la Parte 5 de este libro se presenta 

el marco normativo con más detalle y la manera en que acompañó la transformación.

Equipo interdisciplinario y capacitación 

permanente

Un cambio de paradigma como el que implicó el traspaso de una gestión en papel a una 

gestión documental electrónica, requiere un conocimiento técnico que abarca 

cuestiones 

legales, funcionales, tecnológicas y de implementación. Así, el abordaje del proceso en 

el GCABA lo hicieron cuatro equipos con mucha interacción y trabajo conjunto: 

El equipo jurídico, que intervino en la definición del marco legal y de toda la normativa 

necesaria para otorgar a los documentos electrónicos la misma eficacia legal que los 

tradicionales en papel. Es de destacarla problemática en torno a la firma electrónica y 

digital en todas sus variantes 

(ver Parte 5).

El equipo funcional, que analizó el funcionamiento y los procesos de la administración 

pública, la equivalencia funcional de los documentos, el impacto de los cambios y la me-

dición de los resultados, para definir qué herramientas informáticas debían construirse 

y cómo debían usarse. También identificó las mejoras buscadas y logradas en la gestión 

y en el control de la información.

El equipo de TIC se ocupó de la construcción de las herramientas tecnológicas que 

permitieron cumplir los requisitos funcionales y legales requeridos. Esto incluye, entre 

otros, los sistemas, el equipamiento de procesamiento y certificación, y las comunica-

ciones (redes) necesarias para el correcto funcionamiento.

El equipo de implementación, que abordó toda la problemática del cambio cultural que 

implican estas nuevas herramientas en la administración pública, la definición de los 

procesos, la capacitación de los usuarios, la atención de inquietudes y todo lo relacio-

nado con la puesta en funcionamiento.



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