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Gestión documental electrónica. Una transformación de raíz hacia el gobierno electrónico en la ciudad de Buenos Aires 2009-2014

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GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA 

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El abordaje del proceso en el GCABA fue posible gracias a la interacción 

y el trabajo conjunto de cuatro equipos.

Perfiles de equipos

EQuipo JurÍdiCo

Revisó e impulsó cambios 

en la normativa

EQuipo dE

implEmEntaCión

Abordó la problemática del 

cambio cultural

EQuipo tiC

Se ocupó de la construcción de 

las herramientas tecnológicas

EQuipo FunCional

Analizó el funcionamiento 

y los procesos de la 

administración pública

transFormaCión

Desde el comienzo y durante todo el proceso fue central la capacitación, el acompaña-

miento y el seguimiento, que arrancó directamente por la línea de usuarios directos, con 

la implementación del módulo de Comunicaciones Oficiales en más de 500 reparticio-

nes. En la fase de implementación del Expediente Electrónico se realizó un abordaje por 

trata, acercando los equipos a la realidad particular de cada trámite.

Solo de esta forma era posible poner en práctica el 

abordaje flexible y multidimensional 

planteado para el proceso.

El cambio de paradigma requirió un conocimiento 

técnico que abarca cuestiones legales, 

funcionales, tecnológicas y de implementación. 

Como destaca la 

Carta Iberoamericana de Gobierno Electrónico, es vital que los gobier-

nos 

preparen la implementación del sistema de administración digital: “(La) preparación 

deberá incluir, en forma permanente, el componente formativo para ir acompañando las 

iniciativas de cambio desde espacios de reflexión y aprendizaje situado, a fin de garantizar 

la necesaria transformación de las culturas organizacionales y la correcta reformulación 

de las prácticas”.

La experiencia de capacitación fue integral, y enriquecedora para todos sus participan-

tes, como puede apreciarse en los 

testimonios de algunos de los consultores internos 

involucrados en el proceso:


82 

 GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

En general, tras los primeros días de implementación y asistencia 

en capacitación continua a los usuarios, la respuesta es positiva, 

y suelen destacar que realmente los procesos emprolijan los 

trámites y los transparentan. Podría decirse que la queja empieza 

desde una mirada individual (“que esto no me afecte mi 

trabajo”) y finaliza cuando la mirada es integral, colectiva 

(“esto ayuda a lograr los objetivos de forma más ágil”).

Respecto a las nuevas funcionalidades, el papel de las áreas 

y los usuarios es muchas veces importante porque no son 

simplemente actores pasivos que ponen en funcionamiento 

la aplicación que desarrollamos. Ha habido casos de mejoras 

impulsadas por las propias áreas, que luego de ser analizadas, 

fueron desarrolladas e incluidas en la aplicación. El papel del 

usuario es importante no solo a la hora de calificar el módulo, 

sino también para tratar de mejorarlo día a día.

Frente al impacto que significa el cambio de paradigma, al pasar del 

“mundo papel” al “mundo digital” nos vemos obligados a “contener” a 

las reparticiones explicándoles que nosotros “no ganamos” dejándoles 

el proyecto y dejándolos a la deriva, sino que somos nosotros quienes 

les damos apoyo, los acompañamos, los capacitamos y les resolvemos 

cualquier inquietud que pudiera surgir. Les contamos en qué otros 

ministerios hemos implementado el módulo, qué interrogantes surgieron, 

y les demostramos que no están solos en esta implementación y que sus 

inquietudes son las mismas que se presentan en las demás reparticiones. 

De esta manera no solo logramos que colaboren en 

la implementación, sino que también disipamos su 

preocupación, los impulsamos a abrirse a este nuevo 

paradigma y finalmente les demostramos que pueden 

ser parte de este cambio que significa la modernización 

de la administración pública.



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