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Gestión documental electrónica. Una transformación de raíz hacia el gobierno electrónico en la ciudad de Buenos Aires 2009-2014

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GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA 

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refleja los 

pasos que siguen invariablemente las administraciones públicas. Las etapas 

del 

workflow de confección son: Asignador, Productor, Revisor y Firmante.

 

El Asignador es la persona que solicita a otro usuario (Productor) la confección de un 

documento, este perfil es clarísimo en 

Trámite a Distancia (TAD), donde es algún fun-

cionario que solicita a un ciudadano o empresa que confeccione un determinado tipo 

de documento, convirtiéndolo en Productor.

 

El Productor es el usuario que lo genera o sea el que los redacta, completa un formula-

rio, lo “importa” desde una imagen o lo “embebe” en el caso de haberse generado exter-

namente (por ejemplo un documento Word, un video, un plano, etc.).

 

El/los Revisor/res son funcionarios, abogados o asesores que generalmente revisan 

los documentos antes de la firma de un funcionario/funcionarios. El módulo permite 

iterar tantas veces como se quiera entre varios revisores o firmantes y revisores.

 

El/los Firmante/s son los funcionarios que le dan validez legal al documento con su 

firma. Puede ser uno, pero a veces, en el caso de documentos que requieran de firmas 

conjuntas, son varios; un típico ejemplo es la firma de Proyectos de Convenios, Conve-

nios, Decretos y Actas que llevan refrendo.

El pasaje por los distintos actores del 

workflow es registrado y exhibido en todo momento, 

para poder auditar quién confeccionó, revisó y firmó cada uno de los documentos. Esta es 

la representación electrónica de lo que se conoce como “la escalerita” en la jerga adminis-

trativa. Se trata de un sello con casilleros, muy habitual en el gobierno, para ir agregando 

las firmas de los participantes. El sistema reproduce esta práctica y muestra un cuadro 

de los que fueron revisando el documento, pero permite además escribir comentarios. 

visualiZaCión. Interfaz gráfica de GEDO.


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 GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

Importante: si un usuario lo desea, puede cumplir él mismo todos los roles en un solo paso.

Otra facilidad de GEDO es que si se quieren 

guardar metadatos o datos de cualquier 

documento GEDO, el módulo cuenta con un generador de datos o metadatos adicio-

nales. A través de tablas y de manera muy sencilla se pueden desplegar unas pantallas 

que permiten su captura y guarda.

GEDO utiliza 

cuatro formas básicas de documentos:

 

Editables. Se redacta, y es solo texto. Por ej., los actos administrativos. Genera un docu-

mento en formato PDF legible libremente.

 

Imágenes. Se captura (escanea) la imagen de un documento generado en papel, por ej., 

cuando un ciudadano acerca un documento a la administración en papel o un oficio 

judicial en papel. Genera un documento en formato PDF legible libremente. 

Nota: También permite recibir documentos electrónicos externos y respetar su firma.

 

Templates (formularios). Son documentos prefijados, con textos y campos combina-

dos o solo campos, que se deben cargar o no (obligatorio y no obligatorio) controlando 

sus valores. Genera un documento en formato PDF legible libremente y un archivo 

con los datos capturados. 

Nota: Administra documentos “importados” de una imagen, a los que se puede asociar 

un formulario de modo de capturar los datos que se deseen.

 

Embebidos (otros formatos, no PDF). Permite guardar otros formatos propietarios (por 

ej.,.doc, .xl, .tif, .dwp, .dwf, etc.) Esto permite guardar y firmar un documento (planos, vi-

deos, etc.) sin perder su formato original, pero solo serán legibles si se cuenta con la 

aplicación que los representa (Word, CAD, etc.). No genera documentos en formato PDF.

GEDO es el sistema que permite generar, numerar 

y almacenar los documentos electrónicos del 

Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.

A estos cuatro tipos básicos, se suman otros atributos, todos definidos a través de tablas 

de una manera muy sencilla y práctica:

 

Reservado. Los documentos reservados pueden ser visualizados solamente por los 

usuarios que pertenezcan a la repartición que los generó y que, además, tengan el per-

fil (permiso) de vista para este tipo de documentos. Los autorizados a la visualización 

de los documentos son el firmante, el usuario revisor y el usuario con permiso de vista.

 

Firma Externa. El sistema reconoce un documento firmado digitalmente fuera del 

SADE y, de aceptarse, lo guarda respetando esta firma externa.

 

Número Especial. Documentos a los que una vez firmados se les asigna un número 

especial, para mejorar su identificación o por motivos legales.

 

Repartición. Controla las reparticiones que lo pueden crear, por ej., Acta de Nacimien-

to solo podrá generarlo el Registro Civil, etc.

 

Firma con Token. Controla que este documento esté firmado con certificado digital propio. 

 

Aviso de Firma. Avisa si debe generar notificaciones automáticas con su firma. 

Para dar idea de la complejidad que ha alcanzado la combinación de atributos, 

ya se han 

creado más de 550 documentos (300 documentos y 250 formularios). Fue necesario 



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