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Gestión documental electrónica. Una transformación de raíz hacia el gobierno electrónico en la ciudad de Buenos Aires 2009-2014

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GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA 

 113

crear familias de tipos de documentos para facilitar la elección a los usuarios; son grupos 

de documentos que tienen características similares.

Comentarios adicionales sobre el Formulario Controlado y la Firma Conjunta:

 

El 

Formulario Controlado permite, a través de tablas y en forma muy sencilla, reem-

plazar infinidad de “pantallas de carga” de los sistemas tradicionales y resulta impres-

cindible para 1) controlar y guiar la generación de documentos tanto en Trámite a Dis-

tancia (TAD) –es decir, carga de un ciudadano no capacitado– como en Registro Legajo 

Multipropósito (RLM) y en la carátula de los Expedientes, y 2) capturar datos de los 

documentos incorporados a partir de una imagen.

 

La

 Firma Conjunta de un documento digital que deba ser numerado y fechado con 

la última firma sin perder la validez de las firmas anteriores conlleva una resolución 

técnica sofisticada, que permite que GEDO realmente represente los documentos 

como se los conoce en papel. Muchos otros sistemas lo resuelven generando varios 

documentos individuales cada uno con su firma, lo cual torna engorrosa y compleja 

su generación, exhibición y validez. 

Para dar idea de la complejidad que ha alcanzado 

la combinación de atributos, ya se han creado 

más de 550 documentos (300 documentos y 250 

formularios). 

Estos componentes le han dado una nueva dimensión al GEDO, lo hacen muy flexible 

y le permiten 

representar todos los requisitos legales conocidos y de larga tradición 

en el formato papel.

Otra de las facilidades del módulo es la capacidad de 

guardar documentos de trabajo que 

formaron parte del proceso de confección del documento final. Esta facilidad es típica-

mente usada en documentos extensos y complejos, como es el caso de los convenios. El 

Productor y los Revisores pueden utilizar por ejemplo el procesador de textos Word con 

todas las facilidades que esta aplicación brinda para la edición y el control de cambios 

y pasar al editor de GEDO la versión final, y por otra parte usarlo en procesos futuros.

Principales 

beneficios de la implementación del Generador Electrónico de Documentos 

Oficiales (GEDO) en la gestión del GCABA: 

 

Š

Crear cualquier tipo de documento en forma totalmente controlada.

 

Š

Desacoplar la producción de documentos del flujo de trabajo del proceso (trámite) en 

que se utiliza a través del flujo de trabajo propio. 

 

Š

Permitir la constitución de un Repositorio Único de Documentos Oficiales (RUDO).

 

Š

Acelerar enormemente la producción de documentos, en especial en los de firma con-

junta. 

 

Š

 Visualizar en forma instantánea absolutamente todos los intervinientes en la confec-

ción de un documento.

 

Š

Impedir la reserva de números de documentos. Más allá de los obvios temas de con-

trol involucrados, esto hace que el Gobierno deba trabajar al día, pues ya no puede “es-

pecular” con realizar las tareas en una fecha posterior a la establecida por las normas 

y antedatar.

 

Š

Impedir la adulteración de firmas.



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