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Gestión documental electrónica. Una transformación de raíz hacia el gobierno electrónico en la ciudad de Buenos Aires 2009-2014

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GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA 

 115

 

Š

Interoperabilidad con los sistemas verticales y transversales.

 

Š

Seguimiento de las tareas por trámite.

 

Š

Control del rendimiento por agente. 

 

Š

Mejor relación con el ciudadano (consulta, trámites a distancia).

 

Š

Aplicar el concepto de Ventanilla Única

 

Š

Ahorros en:

 

Personal (registro/mensajería).

 

Transporte (cadetes/vehículos/choferes).

 

Espacio (archivos transitorios y definitivos).

 

Tiempos (viajes/simultaneidad de tratamiento).

 

Dinero (manejo discrecional del expediente).

El funcionamiento del expediente electrónico

La flexibilidad que ofrece este módulo se traduce en una serie de 

servicios o facilidades 

que permiten tramitar los expedientes con agilidad y múltiples opciones de trabajo. 

Se detallan a continuación los principales:

Caratulación 

El módulo permite generar una “Carátula”, que es un 

registro donde constan los princi-

pales atributos del trámite a realizar

. Todos los trámites están codificados, por lo que se 

debe elegir el que se desea realizar e ingresar los datos de carácter general, obligatorios 

y no obligatorios. También se pueden definir metadatos específicos para cada trámite 

en particular, en el módulo Administrador de EE por medio de tablas.

La operatoria de modificación de una carátula se limita a algunos campos. Se guardan 

registros de todas las modificaciones y se los comunica a auditoría, para un mayor y 

más eficaz control.

visualiZaCión. Interfaz Expediente Electrónico.


116 

 GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

Solicitud de caratulación

Debido a que en algunos trámites no resulta conveniente descentralizar la caratulación, el 

usuario puede 

pedir al administrador central de EE una carátula para iniciar un trámite. 

El usuario carga los datos en forma similar a una carátula y aguarda la confirmación del 

administrador central.

Vinculación

Un expediente es la colección de documentos que fundamentan una decisión y el co-

rrespondiente acto administrativo. El servicio principal de EE es permitir la 

vinculación 

de cualquiera de los documentos generados por GEDO y alojados en el Repositorio 

Único de Datos Oficiales (RUDO) a un contenedor (EE), que no es más que un “puntero” 

que permite agrupar de manera ordenada los documentos que formarán el expediente.

Está vinculación solo puede deshacerse mientras el EE se encuentre en poder del usua-

rio que está operando. Una vez realizado un Pase a otro usuario, estos documentos no 

podrán ser desvinculados por ningún motivo, y esta es una de las bases principales sobre 

las que se sustenta el sistema. Si por algún motivo hubiera que realizar un cambio, solo 

puede hacerse con el servicio de Subsanación de Errores Materiales (SEM).

La flexibilidad que ofrece el módulo Expediente 

Electrónico (EE) se traduce en una serie de servicios 

o facilidades que permiten tramitar los expedientes 

con agilidad y múltiples opciones de trabajo.

Subsanación de Errores Materiales (SEM)

Puede suceder que a un contenedor EE se le vinculen documentos por error. El remedio 

a este problema es un “desglose electrónico” o la subsanación de errores materiales (SEM).

En un contenedor de “papel” se removerían los folios (documentos) y se dejaría cons-

tancia vía acto administrativo del motivo por el cual se ha procedido de esta manera. 

Es una práctica muy endeble desde el punto de vista del control, ya que nunca se sabe 

bien qué documentos fueron removidos.

Los contenedores electrónicos 

aumentan la seguridad por vía de que los documentos 

vinculados no puedan ser removidos, motivo por el cual el servicio de SEM contempla 

la subsanación de estos errores sin necesidad de desvincular los documentos. Por otra 

parte, los documentos electrónicos cuentan con infinita cantidad de originales, y por 

ende el argumento de que son necesarios para agregarlos a otro contenedor carece de 

sentido en el “mundo” electrónico.

Pase

El Pase es el servicio por el cual 

se identifica la persona o sector al cual se le quiere 

dar el control del EE para la prosecución del trámite. Durante esta acción, permite 1) 

redactar el motivo y el pedido de esta acción; el sistema la convertirá en un documento 

(Providencia) que vinculará al EE; 2) cambiar el estado del expediente, y 3) notificar a 

otro usuario de que el trámite pasó a otra etapa, por medio del módulo de Comunica-

ciones Oficiales (CCOO).

Buzón Grupal

Debido al tamaño del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires, no siempre es posible 

individualizar el usuario al que se le quiere destinar un EE. El Buzón Grupal permite 



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