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Gestión documental electrónica. Una transformación de raíz hacia el gobierno electrónico en la ciudad de Buenos Aires 2009-2014

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GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA 

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“girar” un expediente a una repartición o sector en lugar de a un individuo.

En este caso, hasta que el EE sea asignado por un superior a un determinado usuario, o 

hasta que un usuario con permiso lo “tome” del Buzón Grupal de su repartición o sector, 

no se podrá actuar sobre el expediente, ya que siempre debe estar identificado el usuario 

que realiza cualquier acción.

Estados

Para tramitar un EE en la Ciudad Autónoma de Buenos Aires puede haber siete estados, 

que no es lo mismo que etapas. 

Los estados son situaciones generales o pasos comunes 

a cualquier trámite, con distintos efectos legales y cuya definición ayuda a la adminis-

tración del EE; las etapas, en cambio, son intrínsecas a cada trámite, marcan qué es lo 

que se debe hacer en cada caso para ese trámite en particular.

La transición de estados no está ligada a la ubicación del EE o a un 

workflow, sino que el 

usuario la realiza acorde con su criterio, exceptuando el estado “Iniciación”.

Los estados son: Iniciación, Subsanación, Tramitación, Comunicación, Ejecución, Guarda 

Temporal, Archivo Definitivo. Nada impide que en el futuro, de ser necesario, se definan 

otros. El servicio controla la secuencia lógica entre los distintos estados. En cada pase se 

puede modificar el estado de acuerdo a las reglas definidas y en todos se debe indicar 

un motivo del pase en un campo de texto libre disponible a tal efecto.

Estados y cambios de estado de un EE

Los estados son situaciones generales o pasos comunes a cualquier trámite.

iniciación

Subsanación

Tr

amitación

comunic

ación

ejecución

ar

chi

vo

Guar

da

tempor

al

 

Iniciación. Es el estado con el cual se crea el expediente con la caratulación. Cuando 

el usuario determina que debe cambiarlo, las alternativas son “Subsanación”, “Tramita-

ción” o “Guarda Temporal”. Una vez que abandonó este estado, no puede retornar. En 

caso de enviarlo al estado de “Subsanación”, debe indicar el o los documentos que se-

rán modificados. El usuario también está obligado a indicar el motivo por el cual envía a 

“Subsanación”.

 

Subsanación. Es el momento en que la administración solicita a un tercero la subsa-

nación de algún error o aclaración de su presentación. Aquí se pueden modificar los 

atributos y documentos del expediente que se hayan marcado para este fin. El usuario 

puede ir de este estado al de “Tramitación” o al de “Guarda Temporal”. El estado de sub-

sanación es optativo dentro del ciclo de vida del expediente.

 

Tramitación. Refleja el momento durante el cual el trámite atraviesa las distintas eta-

pas para llegar a su resolución (acto administrativo). Para pasar de este estado a “Sub-

sanación” o “Comunicación” o “Guarda Temporal”, el usuario debe indicarlo. En caso de 



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