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Gestión documental electrónica. Una transformación de raíz hacia el gobierno electrónico en la ciudad de Buenos Aires 2009-2014

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 GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

enviar el EE al estado “Subsanación”, el usuario debe indicar el/los documentos que 

serán objeto de modificación.

 

Comunicación. En este momento, el EE ya está comunicando y publicando el acto ad-

ministrativo; no debe permitir vinculación de documentos. El expediente no se puede 

modificar. El siguiente estado posible es “Guarda Temporal” o “Ejecución”.

 

Ejecución. Es el momento en que el trámite debe ejecutar el acto administrativo. Este 

estado es optativo dentro del ciclo de vida del expediente. El siguiente estado posible 

es “Guarda Temporal”.

 

Guarda Temporal. Cuando el trámite finaliza, el usuario responsable define su archivo. Este 

estado permite volver a algunos estados ante un pedido expreso de autoridad competente 

por medio de la Rehabilitación, función solo en poder del administrador del sistema.

 

Archivo Definitivo. Es el momento en que el EE pasa de Guarda Temporal a una Guar-

da Definitiva. En este punto no se permite que el EE vuelva a otro estado.

Pases múltiples (Tramitación en paralelo)

Permite 

tramitar un expediente en forma simultánea en diferentes áreas, a los fines de 

acelerar los tiempos de tramitación. Cualquier usuario puede iniciar una tramitación 

en paralelo y convertirse en “superusuario”: realiza pases simultáneos a varios destina-

tarios, a los que puede indicar el motivo: estos destinatarios solo pueden devolverle el 

expediente al mismo usuario.

Permite tramitar un expediente en forma simultánea en diferentes áreas 

para acelerar los tiempos del proceso.

Esquema de tramitación de EE en paralelo

Superusuario (SU)

Superusuario (SU)

ETAPA 1

ETAPA 2

destinatarios

simultáneos

USUARIo B

USUARIo C

USUARIo A

USUARIo A

USUARIo d

Reserva de Trata

Por su temática, algunos expedientes revisten el carácter de reservados (por ej., Consejo 

del Niño). El servicio de Reserva de Trata se diseñó para 

mantener en reserva la totalidad 

de un expediente. La condición de EE reservado es un atributo de la trata, que durante 

el proceso de caratulación permite al usuario elegir si el expediente en particular será 

o no reservado, ya que algunos no requieren de esta condición. De usar la condición 

“reservado”, se vincula el acto administrativo por el cual se declara reservada esta trata.

La Reserva de Trata permite que la visualización de este EE quede restringida a los 

usuarios que hayan participado de su tramitación o a los usuarios que tengan el rol de 

“autorizados” dentro de la Repartición, pero con una restricción: a medida que avanza 

el trámite, su visualización es parcial y se va restringiendo a los documentos incluidos 

hasta el momento (Pase) en que esa Repartición tuvo control sobre el EE.



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