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Gestión documental electrónica. Una transformación de raíz hacia el gobierno electrónico en la ciudad de Buenos Aires 2009-2014

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GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA 

 121

El CCOO incluye un 

Buzón de Tareas que permite a cada usuario identificar las tareas 

y roles de Asignación y Producción que tiene iniciadas o las tareas de Revisión y Firma 

que tiene pendientes, usando el módulo GEDO; un 

Buzón de Comunicaciones Oficiales 

para ver las notas o memorandos enviados y recibidos; el envío a 

múltiples destinatarios; 

la 

avocación, reasignación o derivación de tareas, la consulta de CCOO y de usuarios 

por repartición.

El módulo permite identificar entre los usuarios 

distintos roles: Productor (el usuario que 

confecciona la nota), Revisor (persona que realiza algún tipo de control sobre la comuni-

cación oficial), Firmante (funcionario que firma la comunicación). La tarea de revisión 

de una comunicación oficial pueden realizarla varios usuarios en forma secuencial.

Antes de la implementación de este sistema, las notas se confeccionaban en algún pro-

visualiZaCión. Bandeja de Comunicaciones Oficiales.

visualiZaCión. Interfaz de Inicio del módulo CCOO.


122 

 GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

cesador de texto, para luego pasarse a la Mesa de Entradas, donde se numeraba la nota o 

el memo. 

El trabajo sobre el papel era realmente artesanal: se escribía a mano el número 

de nota, se identificaba el número de fojas con el sello “N° de folio”; se asentaba en el papel 

el día de emisión de la nota con sello fechador y la fecha de salida de la repartición con 

otro sello más. El documento era firmado y sellado por el funcionario interviniente y 

firmado o visado por asesores o jefes de los departamentos con competencia en el tema 

sobre el que versaba la nota. A cada nota se le agregaba un remito para el seguimiento. 

El módulo de Comunicaciones Oficiales (CCOO) 

fue el primero implementado masivamente, 

debido a la sencillez de su uso y como forma de 

abrir las puertas hacia una gestión documental 

electrónica. 

Este módulo fue el 

primero implementado masivamente, debido a la sencillez de su 

uso y como forma de abrir las puertas hacia una gestión documental electrónica. Su 

introducción significó un 

gran cambio para la organización:

 

Š

Con él comenzó la generación de documentos electrónicos en el GCABA.

 

Š

Se transformaron las mesas de entradas.

 

Š

La numeración y registro dejaron de ser actos ceremoniosos y pasaron a ser una fun-

ción digital cercana a la operación y al usuario que trabaja el trámite.

 

Š

Se fortalecieron las competencias informáticas de los funcionarios del GCABA.

 

Š

Se incorporó el concepto de firma a través de un “clic”.

 

Š

Se abandonó el trabajo artesanal sobre el documento.

Algunos de los 

beneficios específicos de la implementación del módulo Comunicacio-

nes Oficiales (CCOO):

 

La erradicación de una importante mala práctica en la organización: la tramitación a 

través de notas. Hacia 2008, los miles de expedientes del Gobierno de la Ciudad eran 

caratulados por una única mesa de entradas y salidas: la Mesa General de Entradas, 

Salidas y Archivo. Esta extrema centralización se ajustaba al 

deber ser de la norma 

pero impactaba negativamente en la operación: se producían demoras en los trámites 

y, además, las áreas solían reemplazar el expediente por el uso de otras actuaciones, 

como la nota. Todo expediente se caratula con un código de trámite mientras que las 

actuaciones carecen de códigos de trámite; por este motivo, la tramitación a través de 

notas y otras actuaciones conducía a la organización a importantes pérdidas de infor-

mación. Como parte de la implementación del SADE, se descentralizó la caratulación 

de expedientes y las áreas debieron utilizar correctamente la nota como instrumento 

de comunicación y el expediente para tramitar. 

 

La oficialización de la nota en “un solo clic”, rápido y simple. Con la implementación de 

CCOO, cuando el funcionario firma una Nota o Memorando, la actuación es numerada 

por el sistema y remitida en forma automática al buzón del destinatario. Los tiempos 

de remisión de estas actuaciones se han reducido sustancialmente. La nota o el me-

morando nacen archivados, evitando no solo el trabajo artesanal sobre el papel sino el 

tiempo de traslado de la nota.



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