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Gestión documental electrónica. Una transformación de raíz hacia el gobierno electrónico en la ciudad de Buenos Aires 2009-2014

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GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA 

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Archivo (ARCH)

A

RCH es el módulo SADE de 

gestión de archivo, consulta y depuración de expedientes 

en soporte papel y digital del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires. 

Pero, sobre todo, permite eliminar el “desarchivo”, por diversos motivos, de expedientes 

que ya estaban archivados por haberse finalizado el trámite. A partir de la implementa-

ción de este trámite, si es necesario contar con la información para alguna tramitación de 

un expediente finalizado en papel (si no estuviera digitalizado), 

se digitaliza y permite 

que el módulo de Expedientes Electrónicos cree un nuevo expediente y lo asocie al 

digitalizado para poder visualizarlo durante toda la nueva tramitación. La misma ope-

ratoria se aplica a un expediente electrónico archivado, pero sin tener que digitalizarlo.

Desde el punto de vista del manejo de archivos de expedientes papel, el módulo 

reem-

plaza 9 aplicaciones que eran utilizadas en el GCABA para administrar el archivo y 

realizar las tareas antes enunciadas. A los fines prácticos, la ejecución de cada proceso 

de archivo 

suponía anteriormente utilizar cada una de las aplicaciones por separado. 

Con el nuevo módulo, la cantidad de aplicaciones que los empleados deben operar 

se 

redujo de 9 a 1, por lo que resulta innegable la reducción de tiempos en los procesos y 

de errores en su ejecución.

La unificación en un único modelo de datos integrado al SADE permitió alcanzar 

ma-

yor eficiencia en el registro de la información, pues evita que en distintas bases haya 

múltiples registros sobre un mismo expediente. Por distintos criterios de resguardo 

archivístico e implementación, no solo no reunían los mismos datos para todos los 

expedientes, sino que en los casos en que coincidían resultaban contrapuestos. Esto 

último también se debe a que resulta demasiado costoso e ineficiente a nivel proceso 

y usabilidad mantener múltiples bases de datos para una misma gestión de archivos. 

Con el nuevo módulo Archivo (ARCH), la cantidad 

de aplicaciones que los empleados deben operar 

se redujo de 9 a 1, por lo que resulta innegable la 

reducción de tiempos en los procesos y de errores 

en su ejecución.

El desarrollo de ARCH, la unificación de datos de archivo y la mejora de los procesos 

(con la definición de flujos de trabajo reflejados en buzones de tareas administrados por 

los supervisores) se evidencian por ejemplo en la reducción del tiempo de respuesta 

a la consulta y solicitud de copias que realiza el ciudadano: el cumplimiento del ser-

vicio 

demandaba 72 horas de espera, mientras que hoy la demanda es cubierta en el 

momento o en un máximo de 24 horas si se trata de un expediente papel que aún no 

fue digitalizado.

Esta nueva herramienta permite realizar ágilmente las tareas sin que sea necesario 

consultar constantemente distintas aplicaciones para recuperar información de for-

mato y localización de los expedientes, ni aplicar métodos deductivos de acuerdo a la 

existencia o no de registros para la búsqueda.

La incorporación de 

buzones de tareas permite ver en pantalla la cantidad de tareas 

pendientes, su estado y el detalle de cada solicitud sin valerse únicamente del correo 



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