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Gestión documental electrónica. Una transformación de raíz hacia el gobierno electrónico en la ciudad de Buenos Aires 2009-2014

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 GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

electrónico, y desechar definitivamente los formularios en soporte papel que, una vez dis-

tribuidos en el equipo de trabajo, no permiten cuantificar con exactitud el flujo de trabajo.

Sin dudas, el nivel de usabilidad y la mejora en la gestión de la información 

tornan más 

amable y eficiente la labor de los empleados.

El desarrollo del sistema que permitió integrar los procesos de archivo con la gestión 

electrónica SADE fue además un primer paso para 

redefinir las políticas de archivo en 

lo referido a tiempos de guarda, procesos de resguardo digital, tipos de guarda y acceso 

a la información.

Escritorio Único (EU)

El 

Escritorio Único (EU) es una puerta de acceso o una “bandeja de entrada” a todo el 

ecosistema. Para poder operar cualquiera de los módulos de SADE es imprescindible 

pasar por este escritorio, 

que facilita el acceso y controla los permisos de cada usuario.

Permite tener una 

visión general en línea y en tiempo real, de las tareas y los tiempos 

de demora en los flujos de trabajo propios y de los subordinados, así como acceder a 

los módulos, operar sobre tareas de los subordinados y recibir avisos de tareas que se 

llevan a cabo en etapas posteriores del flujo de trabajo.

Las 

funciones básicas del módulo EU son:

 

Š

Controlar la habilitación de los usuarios para operar en los distintos módulos del eco-

sistema.

visualiZaCión. Interfaz Escritorio Único.


GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA 

 129

 

Š

Dar al usuario una visión de 

sus stocks de tareas pendientes para cada uno de los mó-

dulos, y los tiempos que llevan en su poder, pues se los exhibe agrupados por interva-

los de tiempo definidos por cada usuario como mejor le resulte para su tipo de activi-

dad y con cálculo de promedios.

 

Š

Dar al usuario una visión de las tareas pendientes para cada uno de los módulos de sus 

subordinados con la misma visión que a las propias y permitiéndole ir al detalle con 

la posibilidad de operar las siguientes funciones: reasignarlas, avocarse, eliminarlas o 

enviarlas a Guarda Temporal.

 

Š

 Recibir distintos avisos de los módulos; por ejemplo, si una tarea fue realizada en una 

etapa posterior del flujo de trabajo (típico en la tarea de firma).

El Escritorio Único (EU) permite al usuario tener 

una visión general en línea y en tiempo real, de 

las tareas y los tiempos de demora en los flujos de 

trabajo propios y de los subordinados, así como 

acceder a los módulos que utiliza.

En términos de la administración pública tradicional basada en papel, parece “ciencia 

ficción” que un usuario entre a un buzón general y a simple vista pueda conocer los 

stocks y tiempos de sus tareas y de las de sus subordinados, y que además pueda ejecutar 

tareas de sus subordinados. Es tan revolucionario, que la estructura aún no termina de 

asimilar el potencial de esta herramienta, sobre todo para 

controlar y actuar sobre las 

tareas de los subordinados, aspecto sobre el que más impacto puede tener. 

Si en el futuro es usado en toda su potencialidad, cambiará en forma radical la forma 

en que se supervisan las tareas de toda la administración y, por ende, la forma en que 

interactúan los empleados con sus jefes.

Portafirma (PF)

El módulo Portafirma (PF) permite que un usuario que deba realizar una gran cantidad 

de firmas pueda 

administrarlas en forma conjunta de un modo más fácil y con mayor 

celeridad. Esta funcionalidad es recomendable solo para un perfil de usuario con alto 

volumen de firmas, ya que al optar por este módulo para firmar no es posible hacerlo 

individualmente sobre el módulo que se esté operando. 

Sus funciones son:

 

Š

Seleccionar los universos a firmar, marcar y desmarcar operaciones de esos conjuntos.

 

Š

Firmar los lotes seleccionados.

 

Š

Llevar el control de las operaciones firmadas.

Los principales beneficios de esta herramienta: 

 

Š

Controlar mejor de dónde provienen las firmas.

 

Š

Dar una visión general de los requerimientos de firma.

 

Š

Dar celeridad a la tarea. Por ejemplo, un usuario que debe realizar más de 250 firmas 

diarias (ajustes presupuestarios, habilitaciones, etc.) con tardar 4 o 5 segundos por fir-

ma, demora unos 20 minutos, mientras que con esta funcionalidad puede hacerlo en 



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