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Gestión documental electrónica. Una transformación de raíz hacia el gobierno electrónico en la ciudad de Buenos Aires 2009-2014

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 GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

entre 30 segundos y dos minutos, dependiendo de los filtros que utilice. Debe tenerse 

en cuenta que hay momentos en el año que este tipo de usuario puede llegar a tener 

que firmar más de 1.000 documentos en un día.

Administración Firma Jefe de Gobierno (AFJG)

Administración Firma Jefe de Gobierno (AFJG) es un módulo del SADE que opera como 

una “bandeja de entrada” de las actuaciones que tramitan ante la Secretaría Legal y Téc-

nica, para mostrar la ruta que cada una sigue desde la recepción en la Mesa de Entradas 

de la SECLYT en SADE, hasta su egreso. 

El módulo AFJG permite llevar un 

control en tiempo real del estado de las tareas en el 

proceso de gestión de las actuaciones elevadas a la firma del Jefe de Gobierno.

Algunas de sus funciones son:

 

Š

Controlar la producción de tareas en las distintas etapas del ecosistema de firma del 

Jefe de Gobierno a operar por cada uno de los usuarios intervinientes en la gestión de 

la actuación.

 

Š

Asignar usuarios “productores” y “revisores” previa firma del director general (DG) e in-

tervención del Secretario Legal y Técnico. 

 

Š

Permitir una visión al usuario de sus stocks de tarea y emitir alertas de tareas próximas 

a vencer.

 

Š

Conocer a través del módulo de consultas en poder de qué usuario y en qué etapa se 

visualiZaCión. Interfaz Porta Firma.


GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA 

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encuentran las actuaciones gestionadas en el ámbito de la SECLYT. 

 

Š

Conocer el detalle del informe o providencia y del proyecto de Decreto del Jefe de Go-

bierno que va a recaer en el Expediente. 

 

Š

Reflejar el

 track interno y los usuarios intervinientes en cada una de las etapas desde 

la recepción hasta la salida.

Así, permite 

ordenar el trabajo interno que se efectúa con todas las actuaciones que 

ingresan a la SECLYT, individualizando las tareas y sus responsables. 

En este aspecto, el módulo AFJG contempla la carga del “Productor” de la tarea, los

 días 

de producción, la identificación de quien cumple la función de “Revisor” y los días para 

cumplimentar la tarea.

A su vez, en el momento de la carga se debe elegir el “Firmante”, que suscribirá la pro-

videncia o informe, según corresponda, y remitirá la comunicación a efectos de que 

intervenga el Secretario Legal y Técnico para gestionar la firma del Jefe de Gobierno.

El 

sistema de alertas del AFJG muestra cuándo una tarea está por vencer. Esto permite 

efectuar el seguimiento de las tareas en todas las instancias, de modo de tener control 

y conocimiento de todo el proceso y, eventualmente, adoptar medidas preventivas para 

reordenarlo y que se cumplan los plazos en tiempo y forma. 

El módulo contempla la posibilidad de aclarar la trata sobre la que versa la actuación 

cuando la Mesa de Entradas de la SECLYT recibe el actuado. De este modo, amplía la 

información más allá de la identificación de la trata que le corresponde a la actuación 

de acuerdo con la normativa vigente.

Con idéntico criterio, el módulo permite identificar la repartición remitente, el tema y 

su aclaración, y, tomando los datos del SADE, indica la cantidad de fojas con que ingresa 

la actuación a la SECLYT. 

Luego de ejecutarse la tarea “Recepcionar Actuación”, la actuación puede ser ingresada 

en el “Buzón de Tareas” individual de los usuarios SADE o en el “Buzón Grupal” de la 

instancia interviniente.

Por otra parte, las solapas del módulo AFJG permiten “Adjuntar Documentos de Traba-

jo –los documentos que el usuario “Productor” considera necesarios para efectuar su 

labor (proyectos, documental de consulta, etc.)–, o agregar presentaciones a la actuación 

principal, cliqueando “Presentaciones para Agregar”. 

El módulo prevé también la posibilidad de adjuntar el informe que se formula en la ac-

tuación y el proyecto de decreto que se eleva a la firma del jefe de Gobierno, y permite 

visualizar o eliminar documentos.

El usuario “Productor” asignado ejecuta la tarea “PRODUCCIóN” para cargar en las distintas 

solapas los documentos de trabajo, si así lo considera necesario, el Informe o providencia 

firmada en GEDO y el proyecto de decreto y pasa la actuación al estadio “REVISI

ÓN”.

El usuario “Revisor” controla la tarea del “Productor” y pasa la actuación al estadio “EN-

VIAR A DG” (Enviar al director general).

El director general controla los documentos subidos y, de corresponder la Firma del jefe 

de Gobierno, opta por la acción “Enviar Secretario”. 

Una vez que el jefe de Gobierno firma el decreto en GEDO, el Secretario Legal y Técnico saca 

la actuación de su bandeja optando por la acción “FIRMA”. También el módulo contempla 



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