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Gestión documental electrónica. Una transformación de raíz hacia el gobierno electrónico en la ciudad de Buenos Aires 2009-2014

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GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA 

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Del pasado al siglo XXI en cinco años de gestión

Avanzado el siglo XXI, las 

ciudades inteligentes —basadas en informática, conectividad, 

herramientas colaborativas y gobierno abierto— no son una fantasía futurista sino una 

realidad posible. Sin embargo, más allá de los avances tecnológicos que están revolu-

cionando el mundo en el plano individual, la transformación de una ciudad no ocurre 

sin una visión integradora y una gestión que la conduzca hacia los nuevos horizontes. 

La innovación que proponen los nuevos modelos de ciudad parte de la 

aplicación 

de las numerosas herramientas tecnológicas de información y comunicación (TIC) 

–celulares, Internet, tabletas, software de gestión, entre otros–, que sin dudas pueden 

agilizar, transparentar y hacer más eficiente la administración pública. Pero la tecnología 

es en la actualidad apenas la 

base para un uso productivo de la información y de la 

interconectividad, y para nuevos modelos administrativos que permitan alcanzar el 

mayor involucramiento de los ciudadanos en la gestión de su ciudad.

El nuevo paradigma de 

e-administración, e-gobierno o gobierno electrónico refleja 

una concepción de administración orientada a satisfacer las necesidades de los ciu-

dadanos con el apoyo de las TIC, y sobre la base de la excelencia en la prestación de 

los servicios públicos. Tiene como motor la eficiencia, con la reducción de tiempos de 

tramitación y gestión que evita desplazamientos y costos innecesarios, a la vez que 

amplía las posibilidades de los ciudadanos de acceder a la información. 

Cuando en 2008 la 

nueva conducción de la Ciuda d Autónoma de Buenos Aires se 

planteaba el desafío de una modernización administrativa que movilizara la gestión 

hacia un modelo de gobierno electrónico, 

el camino por recorrer era extenso: la ma-

yoría de los trámites se valían de sistemas obsoletos o desconectados entre sí, gran 

parte de los registros y controles eran manuales, el desorden reinaba y el desafío de 

avanzar hacia una nueva forma de encarar la administración pública era aun mayor 

que en otras ciudades. 

El camino por recorrer era extenso: la mayoría 

de los trámites se valían de sistemas obsoletos o 

desconectados entre sí, gran parte de los registros 

y controles eran manuales y el desorden reinaba.

Por un lado, el punto de partida tenía varias décadas de atraso. Por el otro

, la dimensión, 

complejidad y estructura de la Ciudad de Buenos Aires la convierten en una verdadera 

“ciudad-Estado”: 3 millones de habitantes y otros 3,5 millones que ingresan diariamente, 

nivel provincial y municipal en simultáneo, 600 edificios afectados a la administración 

pública, cerca de 1.200 escuelas, 125.000 funcionarios de gobierno, 55.000 usuarios de 

sistemas, cerca de 850 variedades de trámites, 25 millones de transacciones anuales, 

15 millones de documentos por año.

Las administraciones públicas son en todo el mundo las organizaciones que más 

documentos generan y gestionan; por su naturaleza, los trámites en el Estado son bá-

sicamente expedientes y otros contenedores de documentación que respaldan todos 

los actos de gobierno y guardan información. En aquel momento, 

todos los organismos 

del Gobierno de la Ciudad operaban sobre la base del papel, es decir, que los millones 

de documentos anuales mencionados, eran también 

millones de papeles, carpetas y 



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