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Gestión documental electrónica. Una transformación de raíz hacia el gobierno electrónico en la ciudad de Buenos Aires 2009-2014

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GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA 

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planta gabinete, permanente, transitoria; carrera gerencial y funcionarios de todos las 

jurisdicciones de gobierno. A su vez, el sistema cuenta con una sección llamada “Guarda 

Temporal”, a la cual se pueden enviar, de manera electrónica y al instante, los legajos de 

renuncia, fallecimiento o cesantía. Todos los documentos vinculados al módulo deben 

haber sido generados previamente en el GEDO y firmados electrónicamente, para ga-

rantizar la oficialidad de la documentación.

En lo referido a los pases de legajos, con este nuevo sistema, 

el pase se realiza de manera 

electrónica, en tiempo real. Tanto los pases de legajos a otra repartición como los pases 

de legajos a Guarda Temporal, deben ser aprobados por RRHH Central.

Respecto a la conservación de la información, al tratarse de documentos electrónicos, 

su soporte físico es eliminado y 

se preserva por mucho más tiempo al no ser víctima 

de factores de desgaste.

Muchos documentos del legajo de personal 

estaban dañados y almacenados de manera 

desprolija. Cuando se requería realizar pases, 

se trasladaba el legajo físico, con los riesgos de 

pérdida, deterioro y destrucción de información.

Actualmente la ficha municipal (ficha censal) se asigna por sistema, durante el proceso 

de “alta de agentes sin ficha”. De esta forma se contribuye a la transparencia en la admi-

nistración pública, dado que queda registrada el alta de los agentes del GCABA con su 

respectivo respaldo documental en el LUE. 

Entre los 

beneficios de la implementación del módulo Legajo Único Electrónico (LUE) se 

encuentran en principio los que derivan en forma directa de las ventajas de los sistemas 

informatizados frente a los sistemas en soporte papel:

 

Š

Centralización de la información.

 

Š

Liberación de espacio físico.

 

Š

Evitar duplicación de información.

 

Š

Información centralizada, actualizada y en línea.

 

Š

Eliminación del traslado de documentación física.

 

Š

Disponibilidad inmediata de los legajos.

 

Š

Acceso restringido, delimitado por políticas de perfiles.

Respecto a los 

beneficios específicos del LUE, se destaca que la documentación que 

los agentes presentan en papel (DNI, certificados, título profesional, etc.) es escaneada 

y cargada en el sistema y luego devuelta en original al agente.

 La versión digital perma-

nece inalterable y pasa a formar parte del Repositorio Único de Documentos Oficiales 

(RUDO) en clara integración con los demás módulos del SADE. Esta integración permite 

reutilizar los documentos que alguna vez fueron ingresados al SADE en cualquiera de 

sus módulos, mediante el número SADE. Un buen ejemplo es la utilización de docu-

mentos personales del LUE en un Expediente Electrónico iniciado por el agente. Con 

solo “vincular” este documento al expediente en cuestión, es “llamado” desde el RUDO 

e incorporado al expediente.



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