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Transacciones a solicitud de otra oficina u organización de la ONU

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Transacciones a solicitud de otra oficina u organización de la ONU

Desembolsos

El concepto de autoridades no se aplica a la oficina de desembolsos cuando esta lo hace a solicitud de otra oficina u organización, la que se denomina "oficina solicitante".

  1. Asociado u organismo en Atlas (oficinas de UNFPA, UNOPS, PNUD)

La oficina solicitante crea y aprueba el comprobante de pago y al proveedor en su propio módulo de negocios. Además, selecciona la cuenta bancaria de la oficina de desembolsos.


La oficina de desembolsos emite el pago siempre y cuando disponga de suficientes fondos en su cuenta bancaria.

Nota: El Anexo 5, "Administración de contratos y adquisiciones", del módulo de construcción 4 en el sitio web de respaldo del centro de servicios de Atlas, describe diversas alternativas para una oficina del PNUD que solicita a otra realizar una transacción específica en su nombre.

  1. Asociado u organismo que no forma parte de Atlas (ONUSIDA, UNESCO, UNOCHA, FAO, entre otros)

Cuando no se está usando el servicio de acceso externo de Atlas, el asociado u organismo que no forma parte de Atlas usa el formulario de solicitud de servicio para enviar una solicitud autorizada a la oficina de desembolsos que describe al beneficiario, los detalles bancarios, el monto, la moneda y la fecha de vencimiento del pago. Estos formularios se deben escanear o adjuntar al correo electrónico con la firma autorizada del organismo solicitante y se deben archivar de manera segura como prueba de la aprobación. El oficial de desembolsos debe verificar la firma en la lista de firmas autorizadas que mantiene la dependencia del organismo de la OFRM de la Sede antes de aprobar el pago. En el caso de pagos que implican mayor riesgo, la oficina de desembolsos debe contactarse con el organismo para recibir una confirmación secundaria del pago antes de realizar el desembolso. A continuación, la oficina emite el pago siempre y cuando tenga fondos suficientes en su cuenta bancaria, la solicitud esté debidamente autorizada y existan fondos suficientes en la Cuenta de Compensación de Servicios (SCA). Nota: El contralor lleva una lista de individuos autorizados a solicitar pagos (vea el sitio web del Equipo Regional de Administración (RMT)).

La oficina de desembolsos crea y aprueba el comprobante de pago sin orden de compra, puesto que la oficina solicitante no tiene acceso a Atlas. La única responsabilidad del director aprobador es velar porque la solicitud esté autorizada.

La oficina de desembolsos crea y aprueba al proveedor. En el caso de pagos hechos a nombre de organismos de la ONU que no están en Atlas, la creación y aprobación de proveedores debe seguir el mismo proceso prescrito para los proveedores del PNUD. Esto incluye verificar que los proveedores no estén en la lista del Comité 1267 del Consejo de Seguridad de la ONU.

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En el servicio de acceso externo a Atlas:

  • El asociado que no está en Atlas crea al proveedor;

  • Cuando el proveedor está aprobado por el PNUD, el asociado que no está en Atlas crea el comprobante de pago sin orden de compra; y

  • La oficina de desembolsos (es decir, la oficina de país del PNUD) aprueba al proveedor y el comprobante de pago sin orden de compra.

Firmar contratos de organismos de la ONU a pedido de otra organización de la ONU

Cuando el representante residente del PNUD actúa como representante local de otra organización de la ONU, puede firmar contratos a nombre de tal organización. En este caso, el contrato no debe referirse al PNUD. El contrato debe redactarse en un modelo tipo o en un papel con membrete de la organización a nombre de la cual está actuando el representante residente y no con un membrete del PNUD, de manera tal de no implicar que se trata de un contrato del PNUD. Las copias de este contrato deben archivarse de manera segura.

Nota: Estos contratos no deben registrarse en Atlas, por lo menos no dentro del módulo de negocios del PNUD, puesto que pertenecen a otras organizaciones de la ONU y deben registrarse en los sistemas contables de las respectivas organizaciones.

Contratar adquisiciones, contrataciones, viajes y otros servicios a nombre de otra organización de la ONU y celebrar contratos para organizaciones de la ONU a nombre del PNUD

En cierta medida, el concepto de autoridad se aplica cuando la oficina, denominada "oficina contratante" suscribe un contrato del PNUD a solicitud de otra oficina u organización, denominada "oficina solicitante". En estos casos, se deben seguir las políticas y procedimientos de gestión de adquisiciones y contratos del PNUD. Esta sección también se aplica a las solicitudes para organizar viajes (es decir, pasajes y dietas).

  1. Asociado u organismo en Atlas (oficinas de UNFPA, UNOPS, PNUD)

La oficina solicitante actúa como primera autoridad; crea y aprueba el pedido de compra o solicitud de viaje.

La oficina contratante realiza el proceso de adquisición según las reglas del PNUD, y un director aprobador aprueba la orden de compra o solicitud de viaje en Atlas y firma la copia impresa de la orden de compra del PNUD.

  1. Asociado u organismo que no pertenece a Atlas (ONUSIDA, UNESCO, UNOCHA, FAO, entre otros)

Cuando no se está usando el servicio de acceso externo a Atlas, la oficina solicitante envía una solicitud autorizada vía fax, correo o correo electrónico a la oficina contratante usando el formulario de solicitud de servicio. Estos formulares se deben escanear o adjuntar al correo electrónico con la firma de la autoridad correspondiente del organismo de la ONU solicitante y se deben archivar de manera segura como evidencia o aprobación. El oficial de desembolsos debe comparar la firma con la lista de firmas autorizadas que mantiene la dependencia del organismo de la OFRM de la Sede antes de desembolsar el pago. En el caso de pagos que implican mayor riesgo, se recomienda conseguir una segunda confirmación del organismo. Antes de ejecutar las solicitudes de pago hechas vía fax, correo electrónico u otro método fuera de Atlas, el PNUD debe tomar resguardos razonables (por ejemplo, reconfirmar la recepción de instrucciones de pago con el remitente) antes de proceder a realizar el pago.

La oficina contratante crea y aprueba el pedido de compra a nombre de la oficina solicitante. También realiza el proceso de adquisición según las reglas del PNUD y un director aprobador autoriza la orden de compra en Atlas y firma la copia impresa de la orden de compra del PNUD.

Cuando se usa el servicio de acceso externo de Atlas, el organismo solicitante crea y aprueba el pedido. El PNUD realiza el proceso de adquisición bajo las reglas del PNUD y crea y aprueba la orden de compra. Sobre la base de las instrucciones por escrito emitidas por el organismo solicitante, la oficina de país del PNUD ingresa la recepción en el servicio de acceso externo de Atlas y el organismo solicitante crea el comprobante de pago. El PNUD aprueba el comprobante y le paga al proveedor.


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