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Guía Operacional del Marco de Control Interno del pnud

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Anexo A – Descripción general de los principales procesos

Adquisiciones (cubre viajes, compra de bienes y servicios, contratos de servicio y contratos individuales)

En el caso de una transacción con orden de compra, los pasos son:

  • El director de proyectos (primera autoridad) aprueba el pedido;

  • El comprador ejecuta el proceso de adquisición y genera la orden de compra;

  • El director aprobador (segunda autoridad) aprueba la orden de compra;

  • El director de proyectos verifica la recepción satisfactoria de los bienes y servicios;

  • El director de proyectos crea la recepción en Atlas;

  • El personal de finanzas crea el comprobante de pago; y

  • El oficial de desembolsos (tercera autoridad) aprueba el desembolso pendiente.

En el caso de una transacción sin orden de compra, los pasos son:

  • El director de proyectos (primera autoridad) aprueba la solicitud de pago sin orden de compra;

  • El personal de finanzas genera un comprobante de pago sin orden de compra;

  • El director aprobador (segunda autoridad) aprueba el comprobante sin orden de compra; y

  • El oficial de desembolsos (tercera autoridad) aprueba el desembolso pendiente.

En el caso de un nuevo proveedor, los pasos son:

  • El comprador (u otro usuario de Atlas) crea al proveedor; y

  • El personal de finanzas (preferentemente el analista de finanzas) aprueba al proveedor.

Recursos humanos y nómina de pago

Definición de roles

Tres de los roles (administrador de recursos humanos, administrador general de la nómina de pago (GP) y oficial de desembolsos – nómina de pago) ejercen la autoridad en el caso de beneficios y prestaciones de la nómina de pago y transacciones de desembolso relacionadas. Estos tres roles son especialmente importantes desde una perspectiva de control interno y equivalen a las autoridades señaladas en el Reglamento 20.02 del Reglamento Financiero y Reglamentación Financiera Detallada del PNUD. A continuación se ofrece una descripción general de las tres autoridades:

Primera autoridad – Administrador de recursos humanos

  • La primera autoridad tiene la responsabilidad principal de administrar los beneficios y las prestaciones del personal y se denomina "administrador de recursos humanos". Dicha autoridad equivale al "oficial de compromisos" del Reglamento Financiero 20.02 (a) del PNUD.

Segunda autoridad – Administrador general de la nómina de pago (GP)

  • La segunda autoridad, denominada en este documento “administrador general de la nómina de pago”, verifica los beneficios y las prestaciones del personal y crea ingresos y descuentos únicos y recurrentes. Esta autoridad lleva a cabo la aprobación inicial de la nómina de pago mensual y equivale al "oficial de verificación" del Reglamento Financiero 20.02 (a) del PNUD.

Tercera Autoridad – Oficial de desembolsos – Nómina de pago

  • La tercera autoridad, denominada "oficial de desembolso – nómina de pago" aprueba los desembolsos de la nómina de pago realizando la aprobación final de las nóminas mensuales. Esta autoridad equivale al "oficial de desembolso" del Reglamento Financiero 20.02 (b) del PNUD.

Vea la segregación de deberes entre los roles específicos del módulo relativo a la gestión del capital humano (HCM) en la página 13.

Proyecto

La formulación de proyectos y presupuestos consta de los siguientes pasos clave desde la perspectiva del control interno:

Creación de una propuesta en Atlas;

Generación de una adjudicación en Atlas una vez que el Comité de Evaluación de Proyectos (PAC) ha finalizado la revisión del proyecto y se ha firmado el documento del proyecto; y

Envío del presupuesto del proyecto a control de compromisos una vez que se han ingresado las actividades y los insumos.

La lista de pasos completa y extendida incluye medidas tanto dentro como fuera de Atlas (vea más información en los materiales de capacitación a pedido).


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