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participación en la financiación de los gastos

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participación en la financiación de los gastos. Los representantes residentes tienen autoridad para firmar acuerdos de participación en la financiación de los gastos siempre y cuando el acuerdo no se aleje del formato estándar. Si el donante insiste en redactar un acuerdo no estándar, el representante residente debe obtener la autorización de la BERA (cosupport@undp.org). Se deben retener y archivar de manera segura pruebas de esta autorización. Nota: Los jefes de oficina no tienen la facultad de firmar acuerdos de fondos fiduciarios, los cuales deben remitirse a la BERA para obtener la autorización por escrito y firma del administrador asociado. Los representantes residentes también tienen la facultad de firmar acuerdos de participación en la financiación de los gastos con entidades y organismos participantes en cualquier servicio o local común o en iniciativas como la Casa de las Naciones Unidas o Unidos en la Acción. El jefe de oficina puede delegar esta autoridad por escrito en el director para el país.

Firmar documentos de proyecto y revisiones de presupuestos de proyectos de desarrollo. Como se describe en las POPP (vea rendición de cuentas y delegación de autoridad), la autoridad para firmar a nombre del PNUD se delega en el representante residente, quien es responsable de garantizar el cumplimiento con los requisitos de las POPP (vea gestión de proyecto). Por ejemplo, el representante residente vela porque se lleve a cabo una reunión del Comité de Evaluación de Proyectos (PAC) y se revise el plan de trabajo anual para afrontar los comentarios del PAC. El jefe de oficina puede delegar esta autoridad por escrito en el director para el país.


Crear cargos. Los representantes residentes tienen autoridad para crear cargos financiados con recursos complementarios, así como cargos de nombramiento temporal (TA). Nota: Solo la BOM/Oficina de Presupuesto y Planificación pueden aprobar nuevos cargos de personal financiados con recursos básicos.

Firmar cartas de acuerdo conforme a los Estatutos del Personal. El administrador ha delegado la autoridad para reclutar y seleccionar funcionarios del PNUD en los jefes de oficina, sujeto a la aprobación por parte del órgano central de examen/panel central de examen en conformidad con las políticas de selección y contratación del PNUD vigentes (vea gestión de recursos humanos):

  • Nombramientos a plazo fijo (FTA) de personal contratado internacionalmente P1-P6 en cargos para funciones no esenciales no sujetas a la aprobación de la Junta Ejecutiva;

  • Nombramientos a plazo fijo de personal contratado localmente G1-G7;

  • Personal profesional y oficiales nacionales (NO) contratados localmente; y

  • Todos los cargos de nombramiento temporal contratados local e internacionalmente.

Firmar contratos de servicio. La autoridad se delega en el jefe de oficina, quien es responsable de garantizar el cumplimiento de los requisitos de las POPP (vea contratos de servicio). La BOM/Oficina de Recursos Humanos delega la autoridad en el jefe de oficina.

Firmar órdenes de compra, contrato de servicio y contratos individuales. Según se describe en las POPP (vea autoridad de adquisiciones), el oficial jefe de adquisiciones delega la autoridad en los jefes de oficina, quienes son responsables de velar por el cumplimiento de los requisitos de las POPP (vea gestión de contratos, activos y adquisiciones). Por ejemplo, más allá de ciertos umbrales, el jefe de oficina debe enviar el contrato propuesto al Comité de Contratos, Activos y Adquisiciones (CAPC), el Comité Asesor sobre Adquisiciones (ACP) o el Comité Asesor Regional sobre Adquisiciones (RACP). Nota: Solo los contratos y órdenes de compra estándar que se ajustan a las condiciones generales del PNUD pueden concluir a nivel de oficina de país. En caso de cualquier desviación, deben ser enviados a la BOM/LSO para su autorización antes de la firma. Las pruebas de esta autorización deben ser archivadas de manera segura. Según se indica más adelante, el jefe de oficina puede delegar esta autoridad por escrito en el personal de la oficina.

Autorización de viaje. La autoridad se delega en el jefe de oficina, quien es responsable de garantizar el cumplimiento de los requisitos de las POPP (vea autorización de viajes en comisión de servicio). En el caso de las oficinas de país, la solicitud de compra de Atlas sirve como autorización oficial de viaje, mientras que las oficinas de la Sede usan el módulo de viajes y gastos (T&E) de Atlas. Como se indica a continuación, el jefe de oficina puede delegar esta autoridad en el personal de la oficina, salvo en el caso de un viaje del director para el país, el que debe ser aprobado por el representante residente. Todos los viajes del representante residente o el Director Regional (RD) deben ser aprobados por su respectivo Director de la Dirección Regional o Director Adjunto de la Dirección Regional (DRBD). Las pruebas de las autorizaciones deben ser archivadas de manera segura. En caso de cualquier desviación de lo indicado en las POPP (como excepciones a prestaciones de viaje estándares), los viajes deben contar con la autorización de la BOM/OFRM/ASD antes de ser implementados.

d. Designar tres autoridades para las adquisiciones del PNUD

El jefe de oficina tiene la autoridad de director aprobador de todas las órdenes de compra, comprobantes sin orden de compra y prepagos y también puede ser investido con la autoridad de director de proyectos para todos los proyectos que pertenecen a su oficina. El jefe de oficina es responsable de designar, por escrito, tres autoridades de acuerdo con las disposiciones de esta guía, incluida la de identificar suplentes. La designación por escrito se debe archivar de manera segura.

En el caso de pagos por montos inferiores a US$2.500, el jefe de oficina puede decidir que la primera y segunda autoridad de una transacción quede en manos del director aprobador. Esta decisión se debe documentar, mantener y archivar de manera segura. De lo contrario, una misma persona no puede ejercer ambas autoridades en la misma transacción.

Directores de proyectos. Para cada gestión o proyecto implementado directamente por el PNUD, el jefe de oficina debe designar formalmente a un director de proyectos y velar porque dicho individuo conozca sus responsabilidades. Esta designación por escrito debe archivarse de manera segura. El director de proyectos ejerce la primera autoridad designada por el oficial jefe de adquisiciones según la reglamentación financiera 120.01(a). La designación debe describir las facultades y responsabilidades del director de proyectos, como por ejemplo la facultad de iniciar y aprobar solicitudes de adquisición en línea y solicitudes de pago sin orden de compra o prepagos.

Director aprobador. El jefe de oficina debe designar formalmente varios directores de aprobaciones para la oficina, quienes deben ser funcionarios. Esta delegación formal por escrito se debe archivar de manera segura. El director aprobador ejerce la segunda autoridad designada por el contralor según la reglamentación financiera 122.01(b). Los directores de aprobaciones deben incluir, como mínimo, al director para el país, el director adjunto para el país, los representantes residentes adjuntos y los directores de operaciones. Los directores de aprobaciones también pueden incluir a oficiales de programa ahí donde el jefe de oficina tenga la certeza de que estos funcionarios tienen un sólido conocimiento del reglamento de adquisiciones del PNUD y pueden


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