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Anexo B – Medidas relacionadas con finanzas que se deben adoptar fuera de Atlas

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Anexo B – Medidas relacionadas con finanzas que se deben adoptar fuera de Atlas

  • Revisión y aprobación de desembolsos pendientes

  • Revisión de documentos probatorios antes de la aprobación de la orden de compra

  • Aprobación de la recepción de bienes y servicios cuando esto no ha sido realizado por los asistentes del programa

  • Revisión de la precisión del comprobante de pago de parte del personal de finanzas

  • Revisión de la precisión y exhaustividad de los datos bancarios del proveedor de parte del personal de finanzas para pagos por transferencia electrónica de fondos en consonancia con la orientación de tesorería antes de la aprobación del proveedor

  • Archivamiento de documentación probatoria

  • Emisión de cheques manuales

  • Cumplimiento de las POPP

Cartografía de la terminología usada en el Reglamento Financiero y Reglamentación Financiera Detallada del PNUD

Marco de Control Interno con respecto a la asignación y verificación de roles

Oficial de compromisos

Actividades financiadas en el marco del mandato Director de proyectos15

Disponibilidad de presupuesto y fondos Vea la nota al pie16

Cumplimiento de adquisiciones, recursos humanos Comprador o director de aprobaciones

o cualquier otra directriz aplicable que aprueba órdenes de compra

Compromiso - provee mejor calidad por precio Comprador

No se dispone de otra información que impida Director de proyectos y director aprobador

la orden de compra

Oficial de verificación

El pago no se realizó previamente Comprobado por director de proyectos/Atlas

Documentos probatorios que indican recepción Director de proyectos

bienes o servicios según términos del contrato

Pago hecho contra un compromiso registrado Director de proyectos y director aprobador

No se dispone de otra información que impida el pago Director de proyectos y director aprobador

Anexo C – Correlación entre perfiles Atlas y procesos institucionales17





1 Para toda la terminología de IPSAS, refiérase al Regla Financiera y Reglamentación Financiera Detallada del PNUD aplicables desde 1 de enero de 2012

2 Para la autoridad sobre recursos humanos y prestaciones a los empleados específicamente para HCM, refiérase al Anexo A

3 Los criterios de uso y control se pueden encontrar en las POPP sobre gestión de activos

4 Solo en la Sede, el otro perfil de usuario de Atlas de "aprobaciones nivel 2’ sirve para realizar la funciones del director aprobador con respecto a viajes oficiales en el marco del módulo de viajes y gastos (T&E) de Atlas.

5 Vea información sobre el DMS en el Anexo C.

6 La preparación de la conciliación bancaria se refiere al cotejo de las transacciones en Atlas, el ingreso de bienes en el cuadro externo de Atlas, la impresión y la firma del informe de conciliación bancaria como "preparador’.

7 Se ha destacado que esta no es la práctica vigente en muchas oficinas de país y se realizarán consultas adicionales con otros organismos de la ONU; la BOM emitirá instrucciones detalladas.

8 Vea las definiciones de los términos en el Reglamento Financiero y Reglamentación Financiera Detallada del PNUD

9 Usando ARGUS, el jefe de oficina limita los derechos de aprobación del director de proyectos a proyectos específicos.

10 En todos los casos, la responsabilidad es del funcionario que aprueba las órdenes de compra en Atlas.

11 Se debe usar el software Chequewriter del PNUD para el llenado de cheques, a menos que la emisión del cheque sea una emergencia (por ejemplo, en condiciones donde no es posible ejecutar el ciclo de pagos).

12 Para mayor orientación sobre los activos atractivos en custodia, vea las POPP sobre gestión de activos.

13 Las POPP del PNUD definen al director del programa como representante residente del PNUD (o autoridad delegada) que aprueba y firma el documento del proyecto.

14 Los "Pagos directos’ no deben confundirse con los "servicios de apoyo a la oficina de país", puesto que hay una diferencia muy importante en términos contables. En ambos casos, los pagos se realizan desde la cuenta bancaria de la oficina de país del PNUD, pero en los "pagos directos", el gobierno asume la responsabilidad por el proceso de contratación, mientras que en los "servicios de apoyo a la oficina de país" es la oficina de país la que asume dicha responsabilidad. En otras palabras, conforme a "pagos directos", el gobierno lleva a cabo la contratación o adquisición y firma el contrato según sus propias normas y reglamentos; conforme a "servicios de apoyo a la oficina de país", la propia oficina de país del PNUD asume la responsabilidad por el proceso de contratación según las normas y reglamentos del PNUD.

15 La misma persona que a continuación.

16 La disponibilidad de presupuesto y fondos ahora la lleva a cabo Atlas conforme a una base de datos precisa en Atlas que mantiene el director de proyectos.

17 Estos cuadros no incluyen los perfiles de uso del módulo T&E en Atlas que se utilizan para procesar viajes de la Sede. Estos perfiles se establecen por separado y prontamente se incorporarán en los perfiles estándar de ARGUS.

Versión 6 – 1 de enero de 2013 4


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