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examinar de manera independiente la autoridad ejercida por el director de proyecto

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examinar de manera independiente la autoridad ejercida por el director de proyecto.

Esta designación de parte del jefe de oficina autoriza al funcionario seleccionado a suscribir contratos a nombre del PNUD, es decir, a aprobar y firmar órdenes de compra, contratos de servicio, contratos individuales, autorizaciones de viaje y contratos de trabajo. La designación debe describir con precisión las responsabilidades y facultades de un director aprobador, como por ejemplo la facultad de aprobar órdenes de compra, pagos sin orden de compra y prepagos hasta un cierto umbral. El jefe de oficina también debe confirmar que estos funcionarios comprenden los requisitos de las POPP con respecto a las adquisiciones, incluido el de asegurar que se haya solicitado y obtenido la aprobación del Comité Consultivo sobre Adquisiciones o el Comité Asesor Regional sobre Adquisiciones antes de aprobar órdenes de compra que superen el umbral de aprobación de la oficina. En las oficinas de la Sede, la función de "aprobador 2" dentro del módulo de viajes y gastos (T&E) de Atlas realiza esta función para los viajes en comisión de servicio.

Oficial de desembolsos. En las oficinas que realizan pagos con cargo a cuentas bancarias que ellas mismas controlan, el jefe de oficina debe designar a un oficial de desembolsos para (a) revisar y aprobar los desembolsos pendientes, (b) liberar transferencias electrónicas de fondos o (c) firmar de manera excepcional cheques del PNUD en las oficinas más pequeñas. El oficial de desembolsos ejerce la tercera autoridad según los requisitos del reglamento financiero 20.02 (b).

e. Designar signatarios de cuentas bancarias

Si bien es cierto que solo el tesorero puede abrir y cerrar cuentas bancarias del PNUD, el representante residente ha delegado la autoridad para designar a funcionarios que participen en el grupo de signatarios de la o las cuentas bancarias locales del PNUD. Estas delegaciones se deben mantener y archivar de manera segura. Solo el personal del PNUD puede ser designado como signatario de la cuenta bancaria. Esta nominación se basa en la capacidad del funcionario de cumplir con las responsabilidades asociadas a esta función y, una vez nombrado por el representante residente, esta facultad no se puede seguir delegando. La delegación conlleva las siguientes condiciones:

  • La cantidad de signatarios de la cuenta bancaria se debe mantener al mínimo, pero debe haber una cobertura adecuada durante cualquier ausencia de la oficina;

  • Dos oficiales profesionales subalternos no pueden firmar en conjunto;

  • Los cambios se deben comunicar directamente al banco, con copia al tesorero (en el caso de cuentas con saldo cero, la tesorería debe informar al banco);

  • Para lograr la segregación de deberes, los signatarios no deben realizar la conciliación bancaria, crear comprobantes o depósitos cuentas por pagar ni aprobar proveedores en Atlas.

  1. Asignar perfiles de usuarios de Atlas a funcionarios

Todas las solicitudes de acceso del personal a Atlas requieren la autorización del jefe de oficina. El jefe de oficina debe designar a un coordinador ARGUS que asuma la responsabilidad de iniciar solicitudes referidas al perfil de usuario (es decir, nuevo/modificar/eliminar) y velar por su aprobación de parte del jefe de oficina. Estas delegaciones se deben mantener y archivar de manera segura. Una vez que se aprueben en ARGUS, las solicitudes del perfil de usuario se procesan (por ejemplo, se asignan derechos de acceso) y se envía una notificación al usuario junto con las credenciales. El jefe de oficina debe proporcionar instrucciones por escrito al coordinador ARGUS que sean coherentes con los requisitos de esta guía y revisar todos los meses la lista de funcionarios y sus perfiles de usuario en Atlas. El cuadro del Anexo C correlaciona los perfiles estándar de Atlas con los procesos institucionales.


En el caso de solicitudes distintas a los perfiles estándar de ARGUS, la aprobación debe ser entregada por el jefe de oficina y se debe enviar una solicitud a atlas.security@undp.org.

  1. Designar funcionarios que reciban funciones complementarias en Atlas vía ARGUS

Ciertas funciones sensibles de Atlas no forman parte de los perfiles de usuario estándar de Atlas, puesto que debido a los riesgos que implican, requieren una atenta consideración y aprobación de parte del jefe de oficina antes de ser asignadas a los funcionarios. Estas funciones son aprobación de proveedores, invalidación de controles sistémicos para la aprobación de excepciones en la correspondencia entre factura/orden de compra/recepciones y enajenación de activos.

El derecho de aprobar proveedores en Atlas debe estar restringido. La cantidad recomendada de aprobadores de proveedores es de dos por módulo de negocios de Atlas. Si un jefe de oficina cree que contar con más de dos aprobadores se justifica en términos de rentabilidad, se debe enviar la solicitud con la justificación al contralor para su consideración.

  1. Designar personal para ingresar información en el sistema DMS y un funcionario con nivel de director aprobador para autorizar la información en el DMS.

El jefe de oficina debe asignar a un funcionario responsable de ingresar la información en el sistema de gestión de documentos (DMS). También debe asignar al personal responsable de autorizar la información en el DMS para que el Centro Mundial de Servicios Compartidos (CMSC0) registre los acuerdos con respecto a ingresos, incrementos, transferencias y enajenaciones de activos, arriendos, mejoras en los locales arrendados, contratos de construcción y gastos. Se recomienda asignar a dos personas la responsabilidad de realizar autorizaciones en el DMS para la gestión de ingresos, activos y gastos, respectivamente.

  1. Definir una política de invalidación de los controles presupuestarios

Fondos controlados por el efectivo disponible. En Atlas, todos los aportes de participación en la financiación de los gastos y de la Unión Europea (UE) se definen como “fondos controlados por el efectivo disponible”. Según el Regla Financiera y Reglamentación Financiera Detallada del PNUD, las oficinas no están autorizadas a asumir compromisos si no tienen dinero disponible. El uso del módulo de control de compromisos (KK) de Atlas hace respetar este control al permitir que solo se puedan completar aquellas órdenes de compra, comprobantes y asientos de diario que disponen de fondos (es decir, que pasen la verificación presupuestaria).

Sin embargo, debido a que ciertas circunstancias especiales pueden justificar la existencia déficits a corto plazo en una oficina específica, el jefe de oficina es responsable de definir una política de invalidación de los controles presupuestarios para la oficina en conformidad con las directrices de gestión de riesgo para las contribucinoes de los donantes a "otros recursos". En estas directrices se especifican las circunstancias en las que se pueden comprometer recursos aun cuando todavía no se ha recibido el 100% de las contribuciones. Se debe solicitar y recibir la aprobación previa de la política de invalidación de los controles presupuestarios de parte del contralor (bom.ofrm.riskmanagement@undp.org) y mantener y archivar en forma segura la evidencia de tal aprobación. Esta política debe definir las circunstancias en las cuales es aceptable invalidar los controles presupuestarios y quién está autorizado para hacerlo en Atlas y quién vigila el uso de las invalidaciones. Cuando se ha aplicado una invalidación, el jefe de oficina es responsable de velar por la recepción de los fondos dentro del plazo de 30 días, a menos que se hayan acordado condiciones especiales y el donante las aplique. Sin embargo, dichas condiciones especiales, que deben estar contempladas en la política de invalidación de los controles presupuestarios de la oficina, deben haber sido aprobadas previamente por el contralor. Si los fondos no se reciben dentro del plazo de 30 días (salvo que aplique lo indicado más arriba), se debe comunicar este asunto al jefe de la Dirección Regional respectiva y al contralor.

Para proyectos financiados por la Unión Europea, el jefe de oficina tiene una autorización general para usar la invalidación de los controles presupuestarios con el fin de hacer frente a los montos retenidos de proyectos financiados por la Unión Europea, siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones:

  • La oficina de país formula su política de invalidación de los controles presupuestarios;

  • La autorización general de invalidación de los controles presupuestarios para proyectos financiados por la Comunidad Europea se aplica solo al monto de la financiación de la Comunidad Europea que se ha retenido; y

  • Si el pago final del monto retenido por la Comunidad Europea sigue impago por cualquier motivo (por ejemplo, debido al incumplimiento del acuerdo con la Comunidad Europea, tal como la presentación de informes inadecuados sobre las contribuciones de los donantes), la oficina de país repone cualquier déficit creado con cargo a sus propios recursos alternativos (por ejemplo, fondos extrapresupuestarios) o la Dirección Regional cubre el déficit.

La herramienta de supervisión de la invalidación de los controles presupuestarios ha sido desarrollada para asistir al jefe de oficina en su labor de vigilancia del uso de estas invalidaciones dentro de la oficina.

Fondos sujetos al límite de gasto autorizado (ASL). En Atlas, todos los recursos básicos y algunos recursos complementarios (es decir, fondos fiduciarios abiertos, fondos fiduciarios temáticos y fondos fiduciarios de la Agencia Sueca de Cooperación Internacional para al Desarrollo) se definen como “sujetos al límite de gasto autorizado” y se financian a través del límite de gasto autorizado. El límite de gasto autorizado representa una “autorización para gastar” del director de fondos. Las oficinas no deben suscribir compromisos que superen el límite autorizado.

  1. Asegurar que los pagos manuales se mantengan en un mínimo

Por "pagos manuales" se entienden los pagos hechos por fuera de Atlas y que posteriormente se registraron en el sistema. Las oficinas puede hacer pagos manuales solo cuando: i) la oficina no se puede conectar o completar una transacción debido a un deficiente funcionamiento del sistema o la falta de conectividad con Atlas, y ii) se necesita hacer el pago de inmediato debido a una emergencia ineludible. Todos los pagos manuales se deben registrar de inmediato en Atlas. Toda la documentación probatoria de dichos pagos se debe archivar de manera segura. Las oficinas están autorizadas a emitir hasta cinco cheques manuales al mes y las circunstancias que obligaron a hacer dichos pagos deben registrarse por escrito. Si este monto máximo es inadecuado, el jefe de oficina puede solicitar la autorización previa del contralor para superar este límite.

  1. Velar por la instalación del software de rellenado de cheques y su uso para generar cheques

El uso del software asegura la encriptación de los datos de pago de Atlas que se transfieren al cheque, reduciendo así el riesgo de que se cometan errores o fraudes en la emisión del cheque.

  1. Definir una política sobre documentación probatoria

En línea con el Regla Financiera y Reglamentación Financiera Detallada y las POPP del PNUD sobre gestión de expedientes, el jefe de oficina debe asegurar que se conserven los documentos probatorios adecuados (por ejemplo, documentación de un proceso de licitación de adquisiciones). Esta documentación se puede guardar en formato electrónico, pero solo si se realiza en conformidad con la política de gestión de documentos en línea y las directrices sobre digitalización para el escaneo de documentos del PNUD. Cuando no se puedan guardar los documentos en formato electrónico, se deben mantener y archivar de manera segura copias impresas durante por lo menos siete años para respaldar las transacciones registradas en Atlas.

  1. Certificar la precisión del registro de activos

El jefe de oficina es responsable de velar por la existencia de expedientes completos y precisos de los activos de su oficina en el módulo de activos de Atlas. Específicamente, debe certificar personalmente la carta de certificación de activos a mediados de año (es decir, a fines de junio) y anual (a fines de diciembre). Esta carta incluye la certificación de los activos utilizados y bajo el control del PNUD, entre ellos equipos y mobiliario, arriendo de locales, arriendo de equipos, propiedades y locales del PNUD y mejoras a locales en arriendo. El jefe de oficina debe designar a un individuo que sea responsable por la verificación física y la conciliación de los activos, el que no puede ser la misma persona que aquella que cumple la función de coordinador de activos o director de activos. El jefe de oficina también debe designar a un funcionario para que inicie las transacciones con activos y otro para autorizar las transacciones para su posterior registro en Atlas por parte del CMSC.

Al término del ejercicio de verificación de activos, el jefe de oficina firma personalmente el informe detallado de gestión de activos en servicio, el informe de adquisiciones, el informe de enajenación, el informe de ajuste y el informe resumido para certificar la precisión de todos ellos, indicar que los artículos que describen coinciden con el conteo físico de los artículos en los recintos de la oficina y que el informe sobre enajenación esté respaldado por actas del CAPC o del Comité Consultivo sobre Adquisiciones y aprobado por el jefe de oficina o el oficial jefe de adquisiciones, según corresponda. Los informes deben archivarse de manera segura como una prueba de haber sido revisados.

El jefe de oficina también vela porque: i) los artículos que no se puedan ubicar estén marcados como excepciones y que se documente cualquier discrepancia en el número de artículos de activos, la descripción, las ubicaciones y la conciliación de los activos realizada; ii) se tomen medidas para realizar un examen y se formulen recomendaciones para la anulación en libros con la justificación correspondiente a través del CAPC o del Comité Consultivo sobre Adquisiciones; iii) se apruebe la anulación en libros si está dentro de la potestad del jefe de oficina, o se garantiza que el oficial jefe de adquisiciones ha aprobado dicha anulación en libros; y iv) se comunique la anulación en libros aprobada al CMSC para su registro en Atlas.

  1. Enviar una solicitud de enajenación y anulación en libros

Enajenaciones. El oficial jefe de adquisiciones ha delegado en los representantes residentes, los representantes adjuntos (RD) y el jefe de la ASD la autoridad de enajenar y asignar responsabilidades personales por activos individuales y artículos en custodia por un valor de hasta US$2.500 —el precio más alto del valor neto contable (VNC) o el valor de mercado en el caso de propiedades, plantas y equipos (PP&E)— que se consideren robados, perdidos, obsoletos o irreparables, según las directrices de activos perdidos o robados.

Anulaciones en libro. El jefe de oficina debe enviar todas las demás solicitudes de anulación en libros de cualquier activo, y si es considerado inevitable y necesario, a través del CAPC, el Comité Consultivo sobre Adquisiciones, para las propiedades, plantas y equipos, y el jefe de cuentas de la OFRM, para todos los activos, incluidas las propiedades, plantas y equipos, al administrador asistente de la BOM. Luego de una investigación completa, el administrador asistente de la BOM puede autorizar la anulación en libros de pérdidas de efectivo, cuentas por cobrar y propiedades, plantas y equipos (el valor más alto o el VNC o el valor de mercado) y que se consideren irrecuperables, por un valor de hasta US$100.000. Las solicitudes de anulación en libros superiores a US$100.000 deben ser sometidas a la aprobación del administrador. En cada caso, una investigación asignará la responsabilidad de la pérdida, si la hubiera, a un oficial del PNUD. Es posible que se le exija a dicho oficial que reembolse la pérdida, ya sea en parte o completamente.

Cualquier pérdida o robo de un activo del PNUD que se encuentre bajo la custodia del representante residente o RC, del jefe de una oficina asignado fuera de la Sede o del jefe de una oficina de Sede, debe ser remitido siempre al Comité Consultivo sobre Adquisiciones, independientemente del valor del activo perdido.

Certificar la precisión del informe de control de inventario

El jefe de oficina es responsable de velar por la presencia de expedientes completos y precisos sobre las existencias en los diversos locales de almacenamiento que sean de propiedad y/o estén controlados por la oficina de país. Específicamente, el jefe de oficina debe certificar el informe de control de inventario preparado para cada trimestre del año sobre la base del conteo físico trimestral. Asimismo, debe designar a un individuo para que asuma la responsabilidad por el conteo físico del inventario. Esta persona no debe ser la misma que el coordinador de inventario.

Al término del conteo físico del inventario, el jefe de oficina firma el informe de control del inventario para certificar su precisión y exhaustividad y que los artículos listados en el informe coinciden con los resultados del conteo físico. El informe trimestral de control del inventario y las certificaciones deben enviarse al jefe de cuentas a través del sistema OFRM/División de Contaduría General SharePoint.

El jefe de oficina también debe velar porque: (i) los artículos que no se puedan ubicar se marquen como diferencias y que todas las discrepancias y conciliaciones queden documentadas en las tarjetas de inventario; (ii) se tomen medidas para que se examinen los resultados del conteo físico; y (iii) todos los ajustes a los balances de los expedientes de inventario sean aprobados por el director de inventario.

  1. Velar por la documentación de los procedimientos de control interno de la oficina

El jefe de oficina es responsable de velar por la documentación de los procedimientos de control interno de la oficina. En forma periódica y por lo menos una vez al año, el jefe de oficina debe actualizar y firmar los procedimientos de control interno documentados por la oficina y archivarlos para futuras referencias y auditorías. Este documento debe incluir un registro de las autoridades delegadas, las designaciones hechas y los perfiles de Atlas autorizados por el jefe de oficina, además de los motivos de cualquier incumplimiento de los requisitos y las prácticas óptimas indicadas en esta guía.

En el transcurso normal de las operaciones, los funcionarios pueden identificar las debilidades del Marco de Control Interno de la oficina o las áreas donde no se cumple bien. El jefe de oficina debe establecer procedimientos para facilitar la recepción de los informes del personal sobre debilidades o incumplimientos según la reglamentación financiera 102.02. Además, es responsable de tomar medidas correctivas si, en su buen juicio, el incumplimiento plantea un riesgo operacional para la oficina.



  1. Designar al custodio de la caja fuerte

Según se indica en la política de gestión de la caja fuerte del PNUD, el jefe de oficina es responsable de designar a uno o más custodios de la caja fuerte y su o sus reemplazantes, para vigilar las actividades de la caja fuerte de la oficina. Además, es responsable de velar por la recepción de un informe mensual sobre los contenidos de la caja fuerte de la oficina de parte de el o los custodios designados o sus reemplazantes, y de entregar un informe anual del saldo en efectivo de la caja fuerte de la oficina a la BOM/OFRM/Tesorería, como parte del procedimiento de cierre de fin de año.

  1. Enviar certificaciones de fin del período

El jefe de oficina debe validar todas las certificaciones de fin del período y enviarlas oportunamente a la BOM/OFRM/Jefe de cuentas sobre la base de las instrucciones de cierre. Esto incluiría lo siguiente:

  • Certificación de licencia

  • Certificado de datos sobre ausencias

  • Certificación de pagos por anticipado

  • Certificación del informe de devengo de recibo

  • Certificación de saldos pendientes por servicios comunes

  • Certificación de inventario

  • Listado de cuentas por cobrar para la para constitución de reservas para créditos de dudoso cobro y anulaciones en libro

  • Conteo de activos fijos y envío del informe de certificación de activos

  • Certificación de efectivo para gastos menores

  • Certificación bancaria

  • Lista de cuentas bancarias y grupo de signatarios de cuentas bancarias autorizados

  • Informe de inventario de la caja fuerte de la oficina

  • Inversiones en moneda local

  • Pasivos contingentes, incluidas garantías y letras de crédito

  • Contribuciones en especie, tales como contribuciones de los gobiernos para sufragar los gastos locales de las oficinas (GLOC) y otros

Directores de proyecto

El director de proyectos está a cargo de ejecutar el proyecto en forma diaria a nombre de la junta del proyecto y dentro de los requisitos que esta ha determinado. Además, es responsable de la gestión y toma de decisiones cotidiana. Su principal responsabilidad es asegurar que el proyecto produzca los resultados especificados en el documento del proyecto, conforme al estándar de calidad exigido y dentro de las restricciones presupuestarias y de tiempo especificadas. En términos generales, sus responsabilidades incluyen:

  • Preparar los presupuestos y planes de trabajo anuales para su aprobación por la administración de la oficina;

  • Lograr los productos descritos en el plan de trabajo;

  • Revisar presupuestos y planes de trabajo en forma mensual e informar cualquier propuesta de cambio a la administración superior;

  • Elaborar planes de adquisición y contratación para el proyecto y supervisar las actividades sobre la base de los planes desarrollados;

  • Vigilar las actividades de los proyectos e iniciar la designación de estos como cerrados operacionalmente y posteriormente, cerrados financieramente;

  • Enviar acuerdos de contribución firmados al personal de financiación designado para cargarlos en el sistema de gestión de documentos;

  • Revisar las cuentas por cobrar en Atlas y hacer seguimiento a los montos pendientes con los donantes;

  • Revisar regularmente los informes de proyectos en Atlas y velar por la exhaustividad y precisión de los ingresos, compromisos, gastos y desembolsos; detectar cualquier cargo erróneo o no autorizado;

  • Velar por la protección física de los activos del proyecto; y

  • Velar por la constitución adecuada de fondos para reserva con el fin de cubrir la totalidad de los gastos del personal.

a. Aprobar pedidos de compra en línea y solicitudes de pago sin orden de compra como primera autoridad

Como primera autoridad, los directores de proyectos son responsables de aprobar pedidos de compra en línea usando el catálogo de adquisiciones y el artículos correcto en Atlas (por ejemplo, para adquisiciones, contratos individuales, viajes, etc.) y solicitudes de pago sin orden de compra (por ejemplo, aprueban el formulario de solicitud de pago para un taller de capacitación por menos de US$2.500) y pagos por anticipado.

El concepto de primera autoridad se aplica solo a los compromisos y gastos8 administrados directamente por el PNUD, tales como compromisos y gastos para proyectos de gestión, proyectos implementados por el PNUD y proyectos implementados por instituciones nacionales cuando la oficina ofrece apoyo a dichas instancias.


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