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No se aplica a proyectos implementados por instituciones nacionales donde el rol del PNUD se limita a emitir avances y/o pagos directos

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No se aplica a proyectos implementados por instituciones nacionales donde el rol del PNUD se limita a emitir avances y/o pagos directos. Vea "Transacciones a solicitud de un asociado en la implementación (gobierno u ONG)" (página 51) para obtener más información sobre las responsabilidades de la oficina en el caso de proyectos implementados por instituciones nacionales.

Todas las actividades de adquisición deben comenzar con un pedido, excepto las transacciones no relacionadas con viajes por menos de US$2.500, las que no requieren una orden de compra. Por lo tanto, todas los pedidos para proyectos deben ser ingresados en el módulo de adquisiciones en línea de Atlas y ser aprobados por los directores de proyectos9.

Los directores de proyectos aprueban el pedido luego de confirmar que:

  • Las actividades a ser financiadas están dentro del mandato del PNUD;

  • El pedido es coherente con el plan de trabajo del proyecto;

  • Los pedidos están redactados correctamente;

  • El plan contable (COA) indicado en el pedido es correcto;

  • El pedido especifica los artículos que se comprarán (por ejemplo, incluyen especificaciones) y cómo se pagará.

Los directores de proyectos aprueban la solicitud de pago sin orden de compra luego de confirmar que:

  • Las actividades a ser financiadas están dentro del mandato del PNUD;

  • El pago cumple con las directrices de adquisición conforme a las POPP (es decir, inferior a US$2.500) u otras aplicables; y

  • Los bienes se recibieron, los servicios se realizaron y los hitos de las obras se lograron.

b. Verificar la recepción de bienes, servicios y obras, incluidos contratos individuales y contratos de servicio

Los directores de proyectos son responsables de verificar que los bienes, servicios y obras se recibieron satisfactoriamente y de manera oportuna. Su función incluye registrar la recepción precisa y oportuna e informar al auxiliar de programas o al oficial de finanzas que registra la recepción en Atlas como parte del proceso de "cotejo tripartita". La fecha de la recepción juega un papel crucial en cuanto a i) la activación del registro de gastos donde corresponda, ii) el registro de los activos fijos, iii) el título y el seguro, iv) la gestión y el control y v) todos los derechos asociados con el artículo en cuestión.

Dependiendo del tamaño y volumen del proyecto, los directores de proyectos pueden delegar esta función en otros funcionarios. Cuando se trate de volúmenes considerables, esta delegación debe hacerse por escrito y con copia al director de operaciones, de manera que la unidad de finanzas esté al tanto de ella. Las copias de dicha delegación deben ser archivadas de manera segura. Se pueden dar los siguientes escenarios:

  • El director de proyectos o su designado documenta la recepción en la factura y/o nota de recepción de bienes (GRN) y envía la factura y/o dicha nota a la unidad de finanzas para registrar la recepción de los bienes, servicios y las obras en Atlas junto con el comprobante de pago correspondiente.

  • El director de proyectos o su designando registra directamente la recepción de los bienes, servicios y obras en Atlas y sube todas las notas de recepción de estos al sistema de gestión de documentos según lo exigen las POPP.

  • En el caso de bienes adquiridos franco a bordo (FOB) según los términos comerciales internacionales (Incoterms), la recepción debe registrarse en Atlas cuando el riesgo se transfiere al PNUD, lo cual se produce antes de la entrega física. Estos casos requieren un paso adicional para confirmar dicha entrega física en Atlas. En el caso de activos, el reconocimiento de la recepción física (por ejemplo, la nota GRN) se debe enviar al coordinador de activos, quien entonces pasa el activo a "en servicio" en el módulo de gestión de Atlas, proceso que sirve para verificar la recepción física en Atlas. En el caso de transacciones de activos que se realizan en términos distintos a FOB, la recepción física debe confirmarse en la pantalla de recepción una vez que los bienes se han recibido en el lugar.

En muchas oficinas, el funcionario que recibe los bienes físicamente confirma la recepción y envía dicha confirmación al director de proyectos para su aprobación por escrito antes de registrar la recepción en Atlas. Recuerde: La recepción de bienes, servicios y obras no debe ser realizada por funcionarios con el perfil de compradores.

En el caso de órdenes de compra de contratos individuales, además de generar una recepción en Atlas, las oficinas deben documentar el desempeño satisfactorio de los servicios; dicha documentación puede ser una ficha de control y/o un entregable, tal como un informe, dependiendo de las circunstancias. Del mismo modo, en el caso de órdenes de compra de contratos de servicio, las oficinas deben velar por el llenado de las fichas de control. Esta documentación probatoria debe ser archivada de manera segura.

Nota: Aunque no se requiere la recepción en el caso de órdenes de compra de dietas (DSA), las oficinas de todas maneras deben velar por el archivamiento seguro de las solicitudes de reembolso de gastos de viaje.

c. Enviar los presupuestos de proyectos a control de compromisos

Antes de enviar el presupuesto a control de compromisos en Atlas, el director de proyectos debe asegurarse que:

  • Las actividades y los insumos han sido ingresados correctamente y son coherentes con el plan de trabajo anual; y

  • En el caso de actividades financiadas con recursos complementarios, velar porque se haya recibido la contribución. Si el proyecto debe comenzar de inmediato y se cuenta con suficientes recursos básicos para iniciar las actividades, la parte con financiación básica se puede enviar primero a control de compromisos. Cuando se reciban los aportes complementarios, se puede revisar el presupuesto y enviarlo a control de compromisos.

Además, los directores de proyectos son responsables de velar por el ingreso de los presupuestos del proyecto en Atlas sobre una base plurianual si los proyectos duran más de un año. En principio, el total de proyectos ingresados en Atlas no debe ser superior a la suma de los saldos de recursos iniciales del proyecto (es decir, el límite de gasto autorizado o el límite en efectivo), los aportes recibidos y aplicados, los ingresos por concepto de intereses, las transferencias, si las hubiera, y las cuentas por cobrar pendientes, a menos que el jefe de oficina instruya explícitamente lo contrario.

Nota: Atlas permite enviar las actividades financiadas con recursos complementarios a control de compromisos incluso cuando la contribución no ha sido recibida. Sin embargo, no permite que las oficinas asuman compromisos (es decir, aprueben órdenes de compra), a menos que ya la hayan recibido.

Nota: Aunque el director de proyectos es responsable de velar por lo anterior antes de enviar el presupuesto del proyecto a control de compromisos, el jefe de oficina puede decidir que los directores de proyectos deben documentar su aceptación del presupuesto del proyecto fuera de Atlas y luego solicitar al personal de finanzas que envíe los presupuestos a control de compromisos. El director de proyectos debe velar por la coincidencia entre el presupuesto del proyecto en Atlas y la copia impresa aprobada del presupuesto del proyecto.

  1. Abrir y cerrar proyectos

El director del proyecto es responsable de vigilar las actividades del proyecto e iniciar la designación de su cierre operacional y luego la del cierre financiero. La unidad de finanzas de cada oficina está a cargo de revisar los proyectos en curso y coordinarse con los directores de proyectos para iniciar el cierre financiero. El momento para que un proyecto esté "operacionalmente cerrado" debe ser la fecha de término del proyecto, según se indica en el acuerdo de participación en la financiación de los gastos firmado o en el documento del proyecto.

  1. Autorizar una solicitud con comprobante de pago por anticipado

El director de proyectos es responsable de solicitar pagos por anticipado y velar porque la solicitud respectiva esté correcta y sea precisa según los términos del contrato o acuerdo, conforme a la reglamentación financiera 125.11(a). Se debe llenar un formulario de solicitud de comprobante de pago por anticipado, el que tienen que incluir el nombre y la ID del proveedor, el número y monto de la orden de compra relacionada, el motivo del pago por anticipado e información sobre el plan contable. El director de proyectos debe aprobar la copia impresa de la solicitud de comprobante del pago por anticipado antes de enviarla a finanzas con la documentación probatoria, por ejemplo un contrato, acuerdo y/o términos de referencia (TdR), para que se genere el comprobante.

Compradores (cubre órdenes de compras de bienes, servicios, obras, contratos individuales, contratos de servicio y viajes)

a. Generar órdenes de compra

Por cada orden de compra se debe designar un comprador. El nombre del comprador se adjunta a la orden de compra en Atlas y sus responsabilidades incluyen:

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